1. Instagram is het belangrijkste platform van dit moment

Instagram is in Vlaanderen en Nederland een van de weinige platformen die een actief gebruikersbestand kan combineren met een jarenlange sterke groei. Inmiddels staat de teller op bijna 3 miljoen Vlaamse gebruikers en zo’n 6 miljoen Nederlandse gebruikers.

Nieuwe mogelijkheden worden er massaal omarmd, en DM’s spelen een centrale rol in veel van die nieuwe functionaliteiten. Instagram heeft momentum, zowel voor gebruikers als voor organisaties die van het kanaal gebruik maken. Enkele veelzeggende statistieken:

• 57% van de ondervraagde Instagram-gebruikers in Generatie Z, zou willen dat ze meer bedrijven konden DM’en. (UK, bron)
• 2 op de 3 mensen vindt dat Instagram interactie met merken mogelijk maakt. (bron)
• 75% van de consumenten communiceert liever privé dan publiek met een bedrijf. (bron)
• 90% van de Instagramgebruikers volgt ten minste één bedrijf. (bron)

2. Instagram DM’s zijn méér dan privéberichten

Het grote verschil tussen Instagram DM’s en privéberichten op andere social media kanalen, is dat Instagram DM veel meer behelst dan alleen de standaard privéberichten.

Waar andere kanalen gebruikers een optie bieden om berichten één op één aan een organisatie te richten, is de Instagram inbox een verzamelbak van meerdere soorten berichten. Je vindt er niet alleen privéberichten, maar ook reacties op Stories en mentions in Stories.

De veelzijdigheid van Instagram DM biedt daardoor veel meer kansen voor marketing- & communicatieprofessionals dan de meeste andere platformen.

Dit bericht bekijken op Instagram

Een bericht gedeeld door Instagram for Business (@instagramforbusiness)

3. Instagram DM is een perfect servicekanaal voor jonge doelgroepen

De reguliere Instagram DM’s zijn een uitgelezen mogelijkheid om service te verlenen. Ze zijn – zeker voor jonge doelgroepen – een laagdrempelige manier om contact met een organisatie op te nemen. Daarbij biedt Instagram in DM voldoende opties om meer context bij een servicevraag of -antwoord te schetsen. Zo kun je onder meer afbeeldingen, stickers en spraakberichten toevoegen.

Als je van Instagram DM jouw voorkeurskanaal voor service / webcare wil maken, is het aan te raden om het gebruik van het kanaal zoveel mogelijk te bevorderen. Laat jouw klanten op je website, in mails en andere social media bijvoorbeeld weten dat ze het snelst geholpen worden via Instagram DM.

Want snel, dat kan het kanaal zeker zijn. Zeker als je de efficiëntie en klantvriendelijkheid van Instagram DM vergelijkt met e-mail of telefoon, dan zijn zowel organisatie als klant beter af bij Instagram.

4. Instagram DM's zijn een ideale manier om te werken aan merkbetrokkenheid

De meerwaarde van privéberichten voor servicedoeleinden is niet uniek voor Instagram. Ook privéberichten op Twitter en Facebook worden dankbaar gebruikt voor webcare. Waar Instagram DM’s zich in onderscheiden, is de waarde voor community managers en social media managers.

Alle reacties op jouw Stories en mentions in de Stories van anderen komen zoals gezegd ook binnen in je Instagram inbox. Deze reacties zijn zelden servicevragen, dus je zou ze in theorie onbeantwoord kunnen laten. Maar als je slim bent, grijp je deze kans juist aan om je merkbeleving te verbeteren en de connectie met je volgers te versterken.

Wees daarom ontvankelijk voor deze reacties en laat zien dat je de interactie met je volgers of (potentiële) klanten waardeert. Stuur een reactie terug, vraag door, ga de interactie aan, geef je merk een gezicht. Zo verbeter je niet alleen jouw betrokkenheid als merk, maar geef je ook de merkvoorkeur en merkreputatie een boost!

Dit bericht bekijken op Instagram

Een bericht gedeeld door Instagram for Business (@instagramforbusiness)

5. Instagram DM is een upcoming saleskanaal

“Interesse? Stuur ons een DM voor meer info.” Tegenwoordig zie je het steeds vaker in Instagram-tijdlijnposts, Reels of Stories voorbijkomen: Instagram is een heus shopping-kanaal aan het worden.

Instagram faciliteert natuurlijk al een tijdje Instagram Shopping (een soort webshop op Instagram), maar veel merken vinden het – terecht – beter passen bij social media om hun producten op een persoonlijkere manier aan de man te krijgen.

We zien regelmatige video’s voorbijkomen waarin op een laagdrempelige manier een product wordt gepresenteerd, en organisaties hun doelgroep op een natuurlijke manier aan te moedigen om de DM’s in te sliden.

Het is dan aan jou om vervolgens snel met productinformatie te reageren, een link waar het product gekocht kan worden, of andere info die een koper op dat moment nodig heeft. Zo zorg je ervoor dat Instagram DM een waardevol ondersteunend kanaal in je salesproces wordt.

6. Instagram DM wordt ondersteund in Coosto

Voor veel marketeers was de onpraktische kant van Instagram DM – vooral bruikbaar op mobiele apparaten - altijd een reden om het kanaal links te laten liggen. Een smartphone-scherm is tenslotte onoverzichtelijk, klein en maakt werken op grotere schaal ontzettend onhandig.

Tools zoals Coosto maakten het gelukkig al mogelijk om Instagram content (Stories en tijdlijnposts) in te plannen en te publiceren, te reageren op comments en mentions, hashtags te analyseren en alle statistieken te bekijken.

Maar… ondersteuning voor Instagram DM ontbrak er altijd aan, door beperkingen in de API van Instagram.

Dat is verleden tijd. Coosto ondersteunt nu ook Instagram Direct Messaging, waardoor je alle publieke en privéberichten van je social media kanalen in één omgeving kunt afhandelen.

Er is geen enkel excuus meer om Instagram, en met name de DM-functionaliteit te negeren voor jouw service-, sales- of marketingdoelstellingen. Zorg er dus voor dat Instagram DM hoe dan ook terugkomt in jouw kanaalstrategie.

Wist je dat consumenten tot 49% meer geld uit geven bij organisaties die op reviews reageren? Dat blijkt uit onderzoek van Womply.com. Op het gebied van reageren op beoordeling is nog een enorme winst te boeken. 75% doet het namelijk op dit moment niet, terwijl het een kleine investering is om het wel te doen.

Laat niets lopen

Maar op welke reviews moet je dan wel of niet reageren? Het antwoord is simpel; je moet op alles reageren. We hebben eerder de neiging om te reageren op kritiek dan op positieve feedback, omdat we ons graag willen verdedigen.

Hoe belangrijk je intuïtie en gevoel ook is, bij het reageren op reviews is het soms beter om je trots even aan de kant te zetten. Is iemand in jouw ogen onterecht kritisch? Grote kans dat er stoom uit je oren komt en je hem eens flink wil aanpakken. Onze tip: loop even weg, tel rustig tot tien en keer dan pas terug naar je toetsenbord. Je reactie komt namelijk online te staan en iedereen kan het lezen. Woedende reacties zijn over het algemeen niet goed voor je reputatie.

Dus blijf rustig en bedank ook deze persoon netjes voor zijn of haar reactie en laat weten dat je het jammer vindt dat diegene niet tevreden is. Dat komt op potentiële klanten veel beter over dan dat je een scheldkanon loslaat. Met deze 5 tips kun je de perfecte reactie vormen op kritiek:

1. Blijf altijd rustig: het is misschien een open deur, maar het is zo belangrijk om rustig te blijven. Je eerste (logische) reactie op kritiek is dat je boos wordt en in de verdediging schiet. Koel eerst af en denk vervolgens rustig na over je reactie. Iedereen kan meelezen wanneer jij een reactie plaatst, reacties uit emotie zullen je merkreputatie niet ten goede komen.
2. Bedankt de persoon voor zijn/haar reactie: hoe stevig de kritiek ook is, bedank de persoon in kwestie voor zijn of haar review. Iemand heeft de moeite genomen om zijn mening te geven en dat is altijd waardevol.
3. Toon empathie en zeg sorry: ook al vind je zelf dat je gelijk hebt. De hele wereld leest mee, dus ga geen welles-nietes-spelletje spelen via een kanaal waarop iedereen mee kan lezen. Houd kritiek bij jezelf. Dus net: ‘Jammer dat je niet tevreden bent over onze service’, maar ‘Jammer dat we je niet naar tevredenheid hebben geholpen.’
4. Neem je verantwoordelijkheid: Kijk altijd naar jezelf. ‘Dit is niet hoe het zou moeten gaan’ of ‘Dit voldoet niet aan onze standaard’
5. Bied een opening: probeer het probleem op te lossen. Vraag of iemand contact kan opnemen met service, zodat je diegene weer tevreden kunt maken.

Af en toe een negatieve reviews is helemaal niet zo rampzalig als je misschien denkt. Ga maar eens na.. vertrouw jij bedrijven die allemaal maar positieve beoordelingen hebben en vijf sterren-reviews? Wij Nederlanders geloven niet in te mooi om waar te zijn. Er is altijd wel iemand ontevreden, om wat voor reden dan ook. Dat blijkt ook uit verschillende onderzoeken. Daarin komt namelijk naar voren dat een score tussen de 4.2 en 4.6 het beste is.

Erken je klant

Uiteraard krijg je meer energie van positieve en leuke reviews. Gebruik deze energie ook om te reageren op mensen die de tijd en moeite nemen een beoordeling achter te laten. Besef dat zij gratis meehelpen aan de reputatie van je merk. Dus zoek de interactie met je klant. Je zult zien dat diegene sneller en vaker bij je terugkeert en wellicht ook mensen in zijn of haar omgeving tipt om vooral bij jou een aankoop te doen.

Naast dat je aan een stukje klantenbinding doet, is reageren op positieve reviews ook belangrijk voor potentiële klanten. Bij het bekijken van de reviews van jouw organisatie zien zij namelijk dat jij je klanten serieus neemt en dat je ze de aandacht geeft die zij verdienen.

Effect op je Google-ranking

Je klanten zijn natuurlijk het belangrijkst, maar er zitten meer positieve effecten aan het reageren op reviews. Er zijn verschillende reviewsites, maar de meest bekende en meest gebruikte is Google-reviews. Wanneer jij netjes reageert op al je Google-reviews, dan ziet Google dat natuurlijk ook en reken maar van yes dat zij daar ook daadwerkelijk iets mee doen.

Het reageren op beoordelingen heeft namelijk een gunstig effect op jouw zichtbaarheid in Google. “Kom in contact met uw klanten door op hun reviews te reageren. Hiermee laat u zien dat u de feedback van uw klanten waardeert. Als er sprake is van betrokkenheid en positieve reviews van uw klanten, kan dit de zichtbaarheid van uw bedrijf verbeteren en de kans vergroten dat een potentiële klant uw locatie bezoekt”, zegt Google daar zelf over.

Geen tijd? Maak tijd!

We leven in een tijd waarin iedereen het druk heeft en duizend dingen op een dag wil doen. Reageren op reviews schiet er daarom vaak bij in. Maar wanneer je beseft dat het je daadwerkelijk meer omzet kan opleveren, heb je er dan nog steeds geen tijd voor? Neem het daarom serieus voor zowel jezelf als je klanten. Onze tip: gebruik social media management om alles overzichtelijk te hebben. In Coosto heb je bijvoorbeeld al je social media-kanalen onder één dak en kun je direct reageren op Google-reviews. Enthousiast na het lezen van dit artikel? Laat dan vooral een review na. We zullen zeker reageren, dat beloven we ;)

1. Online reviews verhogen je zichtbaarheid

Klantreviews kunnen je allereerst helpen om je online zichtbaarheid te vergroten. Dat heeft te maken met de berekeningen (algoritmes) die zoekmachines als Google en Bing gebruiken om hun resultaten weer te geven.

Reviews als signaal aan zoekmachines

Het is geen nieuws dat zoekmachines een breed scala aan signalen en factoren gebruiken om te bepalen welke webpagina bovenaan de resultaten komt te staan.

Het goede nieuws voor organisaties is dat een klantreview één van die signalen is. (Positieve) online reviews geven een sterk signaal aan zoekmachines af dat een bedrijf of pagina te vertrouwen is en expertise of autoriteit heeft. Zoekmachines waarderen deze pagina’s daardoor met een hogere positie in zoekresultaten.

Zeker in lokale zoekopdrachten worden reviews als signaalwaarde gebruikt om de meest geschikte bedrijven te tonen. Google bijvoorbeeld eens op ‘kledingreparatie’, en je gaat zien dat positief en veelvuldig beoordeelde kledingreparatiebedrijven bij jou in de buurt hoog in de resultaten staan.

Review snippets

Als je reviews uitvraagt op je eigen website, kun je nog profiteren van een ander zichtbaarheidsvoordeel: de bekende gele sterren bij zoekresultaten, onderdeel van Rich snippets. Deze sterren worden alleen weergegeven als je reviews uitvraagt per product of dienst. Google heeft dit in 2019 aangepast om de betrouwbaarheid van reviews te verhogen en de bezoeker een eerlijker beeld te geven.

Voorbeeld: Als verzekeraar vraag je geen feedback over jouw organisatie, maar over je aanbod (een autoverzekering, schadeverzekering of zorgverzekering). Het kan namelijk zijn dat je goed scoort op het afsluiten van een autoverzekering, maar klanten niet te spreken zijn over de prijzen van de zorgverzekering. Deze reviews worden daarom afzonderlijk weergegeven.

2. Online reviews vergroten je geloofwaardigheid

Wat een ander zegt, ben je zelf.

Je kan met reclame en eigen content van de daken schreeuwen dat je de beste bent, maar uiteindelijk zijn klantreviews de belangrijkste bron van vertrouwen en geloofwaardigheid. De mening van bestaande of vorige klanten wordt in dat opzicht ook wel sociaal bewijs genoemd: klopt het wat een organisatie over zichzelf verkondigt?

"When you say it, it's marketing. When your customer says it, it's social proof." - Andy Crestodina

Consumenten wantrouwen bedrijven met beoordelingen van minder dan vier sterren. Bedrijven met hogere gemiddelde beoordelingen hebben juist een significant grotere kans dat zoekresultaten worden omgezet naar meer websiteverkeer en verkoop.

De manier waarop klanten over je praten, is daarom minstens zo belangrijk als je zichtbaarheid. Heel zichtbaar zijn met negatieve reviews levert je immers niets op.

Jouw reactie telt ook

Hoe goed je dienstverlening ook is: ieder bedrijf krijgt vroeg of laat een negatieve review. Dat is geen ramp. Het gaat er vooral om dat je recensies actief oppakt. Sterker nog, een klacht geeft juist een opening om in contact te komen met een ontevreden klant. Dat is een stuk prettiger dan een klant die zó weinig vertrouwen in je heeft, dat hij met de noorderzon vertrekt.

Reageer daarom altijd op reviews. Zo kun je aan de buitenwereld (lees: de mensen die reviews lezen) laten zien dat je naar je klanten luistert. Bedank mensen voor leuke reviews en probeer klachten juist op te lossen.

Boos worden om een onterechte negatieve beoordeling is verleidelijk, maar werkt altijd averechts. Zie jouw reactie vooral als kans om aan anderen te laten zien hoe servicegericht en klantvriendelijk je bent. Want ja: niet alleen de recensie maar ook jouw reactie is zichtbaar voor potentiële klanten.

Perfectie wekt argwaan

Haalt een 1-sterren-review je perfecte 5-sterren-score omlaag? Vervelend, maar laat je troosten door deze wetenschap: mensen wantrouwen ‘te perfecte’ bedrijven. 5 sterren? Dat lijkt bijna te mooi om waar te zijn.

Consumenten weten heus wel dat elk bedrijf een keer een foutje maakt, en kijken in hun zoektocht vooral naar de manier waarop problemen worden opgelost. Het is daarom niet verwonderlijk dat positieve (maar niet perfecte!) reviews tussen 4,2 en 4,5 sterren de meest positieve invloed op aankopen hebben.

Blijf op de hoogte van nieuwe reviews

Snelheid is ook een belangrijk aspect. Je kunt een klacht niet wekenlang onbeantwoord laten. Om altijd en direct op de hoogte te blijven van wat er over je merk gezegd wordt, kun je gebruik maken van een social media management tool, zoals Coosto. Daarmee houd je een overzicht van de geplaatste reviews en kun je er sneller op reageren.

3. Online reviews zorgen voor reuring

Heel goede (óf slechte) recensies verspreiden zich snel. Er ontstaat een zeker domino-effect zodra je klanten aanmoedigt jouw organisatie te beoordelen. Goede beoordelingen lokken namelijk nieuwe klanten aan, die goede beoordelingen achterlaten, waardoor nog meer klanten worden aangetrokken, etc. (en vice versa).

Er kan zo een flow aan positiviteit of negativiteit rond je merk ontstaan. Je wordt veel besproken en geroemd om je goede service (bijvoorbeeld Coolblue) of verguisd om je gebrek daaraan (vul hier gerust een gruwelmerk uit je eigen ervaring in).

Wanneer mensen iets over je organisatie te zeggen hebben, is de kans bovendien groot dat ze hun beoordelingen op meerdere plaatsen delen, waaronder externe websites zoals TripAdvisor, TrustPilot en Google Reviews. Zo zie je dat de tevredenheid van een klant extra zwaar kan meewegen zodra hij of zij meerdere reviewsites weet te vinden.

Social proof op eigen site

Het is daarnaast verstandig om ook je eigen sitebezoekers wat social proof voor te schotelen, voor extra overtuigingskracht. Op je eigen site heb je er ook nog eens meer grip op dan op externe reviewplatformen.

Een tool als Insocial helpt je hiermee. Met Insocial stuur je surveys uit en geef je klanten de kans om op jouw eigen site een review achter te laten. Bevat een review ongepaste content of informatie? Dan kun je deze verbergen. Een review verwijderen of geheel niet mee laten tellen, is niet mogelijk. Je geeft daardoor altijd een eerlijk beeld, maar behoudt wel grip over de toon.

Transparante marketing

Klantreviews zijn eerlijk en transparant. Een bedrijf kan gelikte marketing- en sales-afdelingen hebben, maar als de dienstverlening of het product te wensen overlaat, ga je dat hoe dan ook terugzien in de reviews.

Dat is het mooie en waardevolle van reviews: ze verhullen niets en scheiden het kaf van het koren. Alleen de écht goede bedrijven komen door reviews bovendrijven.

Het is dus zeker aan te raden om in te zetten op online reviews in je marketingplan, maar bedenk wel dat goede bedrijfsvoering en tevreden klanten absolute voorwaarden zijn. Heb je die niet, dan kunnen die reviews behoorlijk in je nadeel werken…

Wat is webcare?

Webcare is simpel gezegd online klantenservice via social media, messenger apps en livechat. Door inkomende vragen, klachten en andere berichten te behandelen, helpen organisaties hun klanten. Dat kan gemakkelijk en positief zijn (“Bedankt voor de TOPservice”) of juist negatief en een fikse uitdaging (“Al de 10e keer dan mij bestelling fout gaat @$^#@&*@!”).

Bij online klantenservice denk je misschien al snel aan kanalen als Facebook, Instagram en Twitter, maar het kan méér zijn dan dat. Het gaat om alle online platformen waar gebruikers de mogelijkheid hebben om ongefilterd berichten te plaatsen, waar ook bepaalde nieuwssites, blogs, fora en in sommige gevallen jouw website toe behoren.

Webcare is dus het proces waarbij bedrijven reageren op dit soort openbare (social media) of privéberichten (messenger apps, livechat en DM’s) om hun klanten te helpen. Maar waar komt die vastberadenheid van bedrijven vandaan om daar social media voor te gebruiken? En waarom steken bedrijven hier zo’n belangrijk deel van hun tijd in?

Bron: Upstream, stand van webcare 2018

Waarom starten met webcare?

Simpel. Bedrijven willen – beter gezegd: moeten – dáár zijn waar de consument zich bevindt. Vragen en klachten zijn misschien niets nieuws, maar wel als ze ineens op het wereldwijde web worden geslingerd. En ook daar verwacht de consument oplossingen. Dus verschuiven e-mails en telefoontjes geleidelijk naar chats op Facebook of tweets.

Veel organisaties gaan daar maar wat graag in mee, vanwege de relatief lage kosten van webcare. Klantenservice via e-mail en telefoon duurt langer, is daardoor gemiddeld duurder en leidt tot een lagere tevredenheid (NPS) bij de klant dan social media.

Bovendien is de drempel voor een moderne klant vaak groter om telefonisch zijn beklag te doen dan via een ‘appje’. Bied je die laatste mogelijkheid niet, dan blijft de klant dus zitten met zijn probleem en heb je als bedrijf te maken met een ontevreden klant zonder dat je het weet.

En daar zit de belangrijkste reden voor bedrijven om te starten met webcare: klanttevredenheid. Een tevreden klant levert immers meer herhaalaankopen en verlengingen op, en dus meer omzet.

Verband klanttevredenheid en reputatiemanagement

Webcare is dus het behandelen van berichten via social media en messenger apps met als doel de klanttevredenheid te verhogen. Maar er zijn ook andere doelen die je indirect met webcare kunt behalen, zoals het beschermen of verbeteren van je reputatie.

Reputatiemanagement en webcare? Hoe zit dat? Dit heeft vooral te maken met het openbare karakter van social media. Een ontevreden klant die besluit niet bij jou terug te komen is natuurlijk vervelend voor je omzet, maar de impact wordt veel groter als hij zijn ongenoegen open en bloot deelt op internet.

Dan heb je niet meer te maken met één ontevreden klant, maar met een groot publiek dat ineens sceptisch en negatief naar jouw merk kijkt en er misschien zelf ook wel negatief over begint te praten. Een domino-effect ligt dan op de loer. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om openbare gesprekken op social media voort te zetten via privégesprekken.

Als je er echter in slaagt om klachten openbaar op te lossen, kan dat juist ten goede komen van je merkreputatie. Dat (grote) publiek kan namelijk meelezen met jouw goede oplossing en zal nu juist eerder geneigd zijn om klant bij je te worden.

Welke weg je ook kiest, het is belangrijk om online klachten op te pakken omdat reputatieschade anders op de loer ligt.

Verschil tussen webcare en community management

Er is een verschil tussen online reageren om klanten te helpen of online reageren om je merk te profileren en mensen aan je merk te verbinden. De eerste categorie is webcare, de tweede noemen we community management.

De actie is hetzelfde, het doel is compleet verschillend. De twee begrippen kunnen daarom ook niet onderling uitwisselbaar worden gebruikt. Dus stel je een vraag aan Coolblue omdat je bestelling nog niet is gearriveerd? Dan krijg je te maken met webcare.

Reageer je op een grappige tweet van Netflix en krijg je daar reactie van Netflix op terug? Dat is community management. Met behulp van community management vergroten bedrijven hun online interactie, bereik en aantal likes of fans. Dit is met name gunstig voor marketing, omdat ze hun merk zo beter en aan een groter publiek kunnen presenteren.

Natuurlijk kunnen beide in de praktijk door dezelfde afdeling worden opgepakt, maar meestal is marketing verantwoordelijk voor community management, en het support-/service-/klantcontactteam voor webcare.

Hoe pak je webcare aan?

Goed, terug naar webcare nu. Hopelijk ben je overtuigd van het nut (of de noodzaak) van webcare en wil je direct aan de slag. Hoe pak je dat aan? Wij adviseren om stapsgewijs te starten. Begin klein en maak het eventueel groter als dat nodig blijkt te zijn. Er zijn drie fases waarin je webcare kunt oppakken.

Fase 1: Reageren op vragen en klachten vanuit één kanaal

In fase 1 ga je experimenteren met webcare. Hoe is het om te reageren op vragen en klachten via social media? Welk type vragen krijg je? Je kiest hiervoor één kanaal om het overzichtelijk en behapbaar te houden.

Je zet hier nog geen toegewijd team voor in, maar maakt het voorlopig onderdeel van de werkzaamheden van een bestaand team of bestaande rol. In deze fase is het waarschijnlijk nog best behapbaar om berichten gewoon via het platform zelf af te handelen.

In het whitepaper ‘Persoonlijke webcare in iedere organisatie’ laten we zien over welke stappen je nog meer zou moeten nadenken zodra je start met webcare.

Fase 2: Gestructureerde webcare met meerdere kanalen

Als je merkt dat fase 1 vlot verloopt, kun je webcare gaan uitbreiden. Je kunt dan mondjesmaat ook service gaan bieden via andere platformen. Maak dit expliciet duidelijk aan je klanten op bijvoorbeeld je website, zodat ze ook weten dat ze je via die nieuwe kanalen kunnen benaderen met vragen en klachten.

In deze fase ga je webcare een vaste plek in je organisatie geven. Je neemt het op in het takenpakket van bepaalde functies of je start een webcareteam. De verschillende kanalen kun je gaan managen met een webcaretool.

Fase 3: Volwassen webcare geïntegreerd in de organisatie

In de derde fase gaat webcare echt volwassen worden. Je breidt de online klantenservice verder uit, en gaat klantcontact bijvoorbeeld opslaan in een CRM-systeem voor een gedetailleerder beeld van de klant, om zo gepersonaliseerde reacties te kunnen geven.

Je kunt gaan overwegen om webcare ook proactief aan te bieden. Dat wil zeggen dat je ook gaat reageren op vragen en klachten die niet rechtstreeks aan je worden gericht. Dit kun je instellen in je webcaretool.

In deze fase kun je ook gericht gaan sturen op data. Stem je bezetting bijvoorbeeld af op de verwachte drukte. Kaart intern de klachten aan die het vaakst worden aangekaart, om ze te gaan oplossen en het aantal klachten te gaan verminderen. Analyseer in je webcareprogramma welke medewerkers snel en kundig gesprekken afhandelen en voor wie er nog aanvullende training nodig is.

Je kunt ook gaan overwegen om webcare binnen de hele organisatie te integreren, zodat iedere vraag op de juiste plek terechtkomt voor een gespecialiseerd antwoord. Vervolgens zou de implementatie van chatbots een logische stap zijn om veelgestelde standaardvragen af te vangen en je webcareteam te ontlasten.

Neem deel aan het gesprek

Is webcare verplichte kost voor iedere organisatie? Nee. Maar er wordt hoe dan ook over je bedrijf of product gesproken. Je kan dus maar beter onderdeel worden van het gesprek, zodat je invloed krijgt op je klanttevredenheid.

Lees hier hoe Coosto kan bijdragen aan een hogere klanttevredenheid. Wil je weten hoe dat voor jouw organisatie werkt? Vraag een demo aan, en we laten je graag zien hoe je webcare professioneel kunt aanpakken in je organisatie.

Verder hebben we ook nog wat handige tips voor je zoektocht naar de perfecte social media tool...

Tip 1: goede voorbereiding is het halve werk

Steek de handen maar uit de mouwen: tijd om op zoek te gaan naar een lijst van social media management tools. Toch? Houd je nog héél even in. Een goede voorbereiding is namelijk het halve werk, en voorkomt dat je verdwaalt in een wereld van mogelijkheden en functionaliteiten. Breng daarom eerst je eigen behoeften in kaart door jezelf de volgende belangrijke vragen te stellen:

Heb ik eigenlijk wel een social media tool nodig?

Ik weet het: deze vraag is een enorm open deur. Toch is het voorhouden van zo’n spiegel belangrijk: soms dénk je namelijk iets nodig te hebben, terwijl je in werkelijkheid met iets heel anders geholpen zou zijn. Probeer niet direct in middelen te denken. In het algemeen kunnen we stellen: als je een marketeer bent die het lastig vindt om verschillende social media kanalen tegelijkertijd te beheren en posts wil plaatsen vanuit verschillende accounts, dan zou een tool weleens wat voor je kunnen zijn. Ben je een communicatieprofessional en wil je het online gesprek volgen? Of een webcaremanager die merkt dat het aantal online reacties en vragen structureel stijgt? Ook dan loont het om eens wat dieper te duiken in de wereld van social media management tools. Ga voor jezelf na of je dit soort ‘pijn’ in jouw organisatie ervaart en zet deze punten op papier. Het gaat je helpen in de volgende stappen.

Welke social media platformen zijn voor jou belangrijk?

Welke platformen gebruik je momenteel, of waar wordt veel over je merk gesproken? Facebook? LinkedIn? En misschien belangrijker nog: in welke richting verwacht je dat dit zich gaat ontwikkelen? Ga je misschien uitbreiden naar platformen zoals Twitter? Instagram? Of vermoed je dat je doelgroep verschuift naar fora? Breng dit voor jezelf in kaart, en houd een lijstje van platformen in je achterhoofd als je in een later stadium verschillende tools met elkaar gaat vergelijken. Niet elke tool geeft je namelijk toegang tot elk social media platform.

Hoeveel mensen gaan de tool gebruiken?
Denk alvast na hoeveel mensen uiteindelijk met je tool moeten gaan werken. De meeste tools baseren hun prijzen namelijk op het aantal unieke logins dat je nodig hebt. Je zou logins kunnen afnemen per afdeling, of – indien meerdere mensen tegelijkertijd de tool willen gebruiken – per individu.

Tip 2: achterhaal welke functionaliteiten voor jou belangrijk zijn

Social media tools voor bedrijven hebben vaak veel verschillende functionaliteiten. Welke voor jou belangrijk zijn, hangt natuurlijk helemaal af van de doelstellingen en behoeften die je in de vorige stap hebt bepaald. Toch zijn er een aantal functionaliteiten waarvan ik vind dat ze minstens aanwezig moeten zijn in een goede tool.

• Label management
• Als je bezig bent social media, zou je ook bezig moeten zijn met de effecten ervan. Je wil bijvoorbeeld weten hoe vaak er online over bepaalde onderwerpen wordt gesproken, of hoe goed je eigen social media posts presteren.  Tools die gebruik maken van zogenaamd label management geven je antwoord op je vragen. Met label management geef je elke social media post namelijk een label, op basis van het product, de vorm, de campagne, de afdeling etc. Je kunt vervolgens je social media effecten met die labels gaan analyseren, waardoor je nét even iets dieper je social media activiteit in kunt duiken.
   
• Integratie van API’s
• API’s, ook wel Application Programming Interface genoemd, is een functionaliteit die ervoor zorgt dat verschillende systemen aan de achterkant met elkaar kunnen praten. Bij de zoektocht naar een tool is het daarom belangrijk om te kijken of deze een open API heeft. Een open API zorgt ervoor dat de tool gemakkelijk geïntegreerd kan worden in bestaande bedrijfssystemen, bijvoorbeeld je CRM-systeem. Als je zo social media data als aanvulling op bestaande klantinformatie gebruikt, heb je een completer beeld waardoor je de klantervaring verder kan verbeteren. Een belangrijke functionaliteit om mee te nemen dus!
   
• Het volledige gesprek
• We zien social media berichten en reacties nog te vaak als op zichzelf staande berichten. Een tweet of een reactie op Facebook maakt echter vaak deel uit van een heel gesprek. Misschien heeft je collega bijvoorbeeld al eerder contact gehad met een klant op Twitter. In dat geval is het wel zo handig dat het complete gesprek voor je in kaart wordt gebracht. Als je die hele conversatie inziet en begrijpt, ben je namelijk in staat om je antwoorden – en daarmee je webcare - te verbeteren. In een social media tool is het dus belangrijk dat complete gesprekken worden weergegeven, inclusief de gesprekshistorie.
   
• Opties voor mobiel
• Hoewel we als marketeers en communicatieprofessionals meestal werken vanaf een desktop, ziet onze doelgroep de content juist vaak op mobiel. Alleen al om die reden zou een social media tool op zijn minst een mobiele weergave van je social media posts moeten laten zien. Daarnaast weten we allemaal dat je doelgroep op social media niet alleen ‘leeft’ op kantoortijden. Het is dus een groot voordeel als tools ook een app hebben, zodat je ook buiten kantoortijden gemakkelijk en snel toegang hebt tot o.a. je contentkalender en alle binnenkomende vragen en reacties.
   
• Gebruiksvriendelijkheid
• Oké, misschien is gebruiksvriendelijkheid niet helemaal een functionaliteit. Toch zet ik het in dit rijtje, want je gaat gebruiksvriendelijkheid pas écht waarderen als je helemaal verdwaald raakt in een tool. Zodra je een tool opent, moet de interface dusdanig gemakkelijk zijn dat je binnen 1 à 2 clicks hebt gevonden wat je zocht. Features moeten niet verstopt zitten in een lastige menustructuur: alles moet voor zich spreken. Het zou zonde zijn dat je bij de implementatie van een tool onnodig veel tijd kwijt bent omdat bepaalde zaken gewoon onvindbaar lijken.

Tip 3: start je zoektocht

Ga hierna pas écht op zoek naar social media management tools: Google is your best friend! Begin met een inventarisatie en noteer alle tools die je tegenkomt. Zodra je geen nieuwe namen meer voorbij ziet komen, duik je wat dieper in de specifieke functionaliteiten en opties die een tool je te bieden heeft. Bezoek de bedrijfswebsite, neus een beetje rond en spiegel de features die je tegenkomt met de features die voor jou écht belangrijk zijn (de eerste stap, weet je nog?). Je gaat zien dat er bij zo’n eerste selectie al een heel aantal tools afvallen.

Zorg dat je eindigt met een top 3, en vraag bij elk van hen – als dat mogelijk is – een demonstratie aan of start een trial. Deze trials en demo’s zijn (als het goed is) altijd gratis, en vaak al gericht op jouw specifieke doelstellingen en uitdagingen. Het is meteen een perfecte gelegenheid om nog allerlei vragen te stellen. Niet alleen over de tool, maar ook over de service eromheen. Ga bijvoorbeeld na of er een klantenservice of helpdesk aanwezig is waar je naartoe kan met vragen en problemen tijdens het gebruik. En ben je na een demo er nog steeds niet uit? Vraag dan je (online) netwerk eens om raad. Zij hebben misschien al ervaring met één van de tools die jij ook wil gaan gebruiken.

Het kiezen van de juiste social media management tool is geen rocket science. Zorg voor een goede voorbereiding, stel voor jou belangrijke eisen en besteed de nodige tijd aan de uiteindelijke zoektocht. Ja, die zoektocht kost tijd en energie. Maar dat is het waard als je daardoor bij de juiste tool uitkomt. Want heel eerlijk: ook het werken met een tool kost tijd en energie.

Wat is webcare?

Webcare is nu een vanzelfsprekendheid bij iedere organisatie die klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan. De term webcare lijkt echter geen vaste betekenis te hebben en wordt te pas en te onpas gebruikt. Sommige mensen vinden elke reactie op online berichten al onder webcare vallen, anderen zweren bij de term, zodat ze ’het gevat reageren op social media comments’ een naam kunnen geven.

Maar deze definities zijn nogal technisch, terwijl webcare vooral draait om het doel; (potentiële) klanten online helpen om hun problemen, vragen, klachten of opmerkingen op te lossen. In de kern is dat webcare: online klantenservice. Omdat klanten zich online voor het overgrote deel via social media kanalen laten horen over merken, zou je in plaats van online klantenservice ook social media klantenservice kunnen zeggen.

Wat is webcare niet?

Webcare is dus niets meer en niets minder dan online klantenservice. Waar mensen webcare zeggen bedoelen ze echter vaak iets anders. We leggen deze begrippen voor de duidelijkheid nog even uit.

Community management: 

Eén van de vakgebieden die zeer regelmatig wordt aangezien voor webcare. Maar het doel van community management is niet direct om klanten te helpen, maar volgers of publiek te betrekken, te vermaken of nieuw publiek te vinden. De handeling – reageren op social media posts of reacties – is hetzelfde, hoewel je als community manager vooral reageert op comments onder eigen posts.

Voorbeelden hiervan zijn er genoeg:

Wij zijn er altijd voor je <3

— Netflix NL (@NetflixNL) 9 juli 2019

Reputatiemanagement: 

Deze vorm van reageren op social media wordt ook nog weleens verward met webcare. En net als bij community management zit het voornaamste verschil hier in het doel dat je er als merk mee hebt. Bij reputatiemanagement gaat het niet om het helpen van klanten, maar om het ingrijpen bij klachten of vragen die uit de hand lopen om je reputatie te beschermen. Webcare is meestal ondergebracht bij klantenservice, terwijl reputatiemanagement gewoonlijk belegd is bij communicatie-afdelingen.   

Vormen en toepassingen van webcare

Er zijn verschillende manieren waarop je webcare in de praktijk kunt aanpakken. De belangrijkste verschillen worden gemaakt over twee assen; webcare kan proactief of reactief zijn, en open of gesloten.   

Reactieve webcare

Reactieve webcare is de basis-variant van online klantenservice, waar veel organisaties mee starten bij hun eerste stappen in webcare-land. Reactieve webcare beslaat het behandelen van klachten die expliciet aan een organisatie gericht worden. Een bericht op jouw Facebook-pagina, een @-mention op Twitter of een DM op Instagram zijn hier de meest logische voorbeelden van.

Het spijt me dat je hierdoor bent "overvallen". Via de volgende link lees je alles over werkzaamheden in de toekomst: https://t.co/3Ffkpr973k. Ik hoop dat hiermee verrassingen worden voorkomen. ^GV

— NS online (@NS_online) 11 juli 2019

Proactieve webcare

Als jouw webcare-tool het zoeken naar keywords ondersteunt, kun je de volgende stap zetten met proactieve webcare. Dit komt ook neer op het behandelen van klachten, vragen en opmerkingen – het blijft immers webcare – maar je reageert hierbij ook als het bericht niet expliciet aan jou gericht is.

Het gaat dan bijvoorbeeld om Facebook-berichten op andere pagina’s of tweets zonder @-mention aan jou. Het grote voordeel van proactieve webcare is het verrassingseffect. Mensen hebben niet automatisch de verwachting dat ze na deze berichten geholpen worden. Als jij dat dan toch doet, zijn ze extra tevreden.

Bedankt voor je proactieve reactie. Op zich kan ik nu prima verder maar eigenaardig is het wel. Hier is een screenshot, daarin zie je ook dat de menu's gewoon in het Engels zijn. pic.twitter.com/pknLrtZ7h6

— Tony? (@caselongo) 2 mei 2019

Open webcare

Open webcare is de webcare die je op het openbare deel van een social media platform uitvoert. Het gaat om berichten die iedereen kan zien, zoals tweets, Facebook-comments en posts en dergelijke. Dit zijn de berichten die, als je ze niet tijdig behandelt, uit de hand kunnen lopen en in het domein van reputatiemanagement kunnen komen. Om escalatie te voorkomen en privacy te waarborgen, vragen veel organisaties na een eerste publiekelijke reactie om het gesprek ‘gesloten’ voort te zetten.

Een belangrijk voordeel van het feit dat iedereen kan meekijken, is echter dat je mogelijk meerdere mensen met een zelfde vraag tegelijk kunt helpen. In de praktijk komt dit zelden voor.

Gesloten webcare

Gesloten webcare is een soort online één-op-één gesprek. Alleen jij als organisatie en je klant kunnen het gesprek bekijken. Het grote voordeel hiervan is dat je eventueel wat persoonlijkere gegevens, zoals klantnummer, adres en telefoonnummer kunt vragen om de klant beter te helpen. Zoals gezegd begint een gesprek vaak open, om het vervolgens gesloten verder te behandelen. Voorbeelden van gesloten berichten zijn DM’s op Twitter, Facebook en Instagram.

Dat is niet zo mooi! Als je emailadres verhuisd is dan moet je opnieuw kunnen inloggen. Heb je het wachtwoord al bijgewerkt via Mijn Ziggo? Stuur je klantnummer en postcode met huisnummer maar via een DM als je er niet uit komt.

— Ziggo Webcare (@ZiggoWebcare) 11 juli 2019

Trends in webcare

Klantenservice is dus al tientallen jaren in beweging, en zal dat de komende jaren nog zeker blijven. Webcare blijft centraal staan, maar er ontstaan wel verschillende nieuwe trends waar het vak mee te maken krijgt, die vooral ingegeven worden door technologische vooruitgang en steeds hogere eisen van de consument.

1. Customer experience

Webcare wordt tegenwoordig niet meer als losstaand vak beschouwd, maar als onderdeel van een breder domein dat zich focust op klantbeleving: customer experience (ook wel CX genoemd). Hier gaat het om de volledige ervaring die een klant heeft in contact met een organisatie. Van het kopje koffie in de showroom tot de verpakking van een opgestuurd pakketje en – jawel – de online klantenservice.

Als je dit soort zaken in één domein onderbrengt, geeft dat je de kans om de verschillende dienstverlenende aspecten op elkaar af te stemmen. Ook interne samenwerking wordt een stuk eenvoudiger en soepeler. Een zeer positieve trend, want een klant is niet geholpen met een piekfijn online antwoord als de offline behandeling vervolgens te wensen overlaat. Lees hier waarom deze afstemming één van de belangrijkste eigenschappen van de ideale webcare-medewerker is. 

2. 360-graden klantbeeld

Als je die volledige klantervaring samenbrengt, kun je ook veel meer klantdata met elkaar gaan koppelen. Door gegevens uit je webcare-systeem bijvoorbeeld te koppelen aan je CRM-systeem, ontstaat er een zogenaamd 360-graden klantbeeld. Wanneer heeft een klant bijvoorbeeld jouw product aangeschaft? Heeft hij eerder al contact gehad met de telefonische klantenservice? En wat was zijn klacht via webcare? Zo krijg je een beter idee van waar je klant mee zit en kun je hem gerichter helpen.

3. Chatbots/AI

Je kunt tegenwoordig geen webcare meer zeggen of iemand roept er ‘chatbots’ of ‘artificial intelligence’ achteraan. Doordat de technologie zich in rap tempo ontwikkelt binnen dit domein, zijn de mogelijkheden de afgelopen jaren sterk uitgebreid. Chatbots die vragen van klanten beantwoorden in plaats van webcare-agents zorgen voor efficiëntie en verdelen de werkdruk beter over medewerkers. Maar er kleven ook nadelen aan. In dit chatbot-blog schreven we er een uitgebreid verhaal over.

4. Persoonlijke webcare 2.0

De tegenhanger van de trend waarin technologie en automatisering een alsmaar belangrijkere rol krijgt, is de trend waarin webcare juist steeds persoonlijker wordt. Door een 360-graden klantbeeld is het immers mogelijk om steeds meer over je klant te weten te komen. Daardoor kun je hem ook beter helpen, verrassen of zelfs aan je merk binden. Veel experts betogen dat dit dé manier is waarop de menselijke maat zich in service nog kan onderscheiden van steeds slimmer wordende machines.

Hier hebben we 3 tips geschreven voor het creëren van een unieke klantbeleving.

Webcare tools

Eén van de meest gestelde vragen die we te horen krijgen als we het hebben over de enorme voordelen van webcare voor je organisatie, is: hoe? Webcare is, zoals gezegd, interessant voor iedere organisatie die geeft om zijn klanten. Veel merken denken echter ten onrechte dat de tools daarvoor te hoog gegrepen zijn.

Dat hoeft absoluut niet het geval te zijn. Je kunt webcare desnoods stapsgewijs aanpakken, met tools die steeds geavanceerder worden.

1. Social media platformen

Je zou kunnen beginnen met webcare via social media platformen zelf. Wanneer je nog niet veel berichten te verwerken krijgt, en begint bij één platform dan werkt dat prima. Start bijvoorbeeld met Facebook en stel je app zo in dat je meldingen krijgt voor elk bericht dat er op je pagina wordt geplaatst. Wordt de stroom berichten te groot om te behandelen, dan kun je denken aan een single-platform tool.

2. Single-platform tools (bijv. Tweetdeck)

Een single-platform tool als Tweetdeck stelt je in staat om berichten te ordenen en organiseren voor één platform (in dit geval Twitter). Daardoor komen berichten gestructureerd binnen en blijft het ook met een grotere hoeveelheid behapbaar om klanten van een reactie te voorzien.

3. Webcare-tools (bijv. Coosto)

Wil je webcare verlenen op meerdere platformen of accounts, of wil je een betere workflow (zoals werken met een team, resultaat en voortgang meten), dan is een volledige webcare-tool als Coosto onmisbaar. Alle berichten van alle platformen kun je laten binnenkomen in één grote inbox die je georganiseerd kunt behandelen.

Wanneer jouw webcare-tool ook een social media monitoring module bevat (bijvoorbeeld Listen in Coosto), dan kun je bovendien proactieve webcare verlenen.

Maar als je het fout aanpakt…

? pic.twitter.com/smT27q9ZC2

— Alexander *BITCOIN ADS ZIJN NEP* Klöpping (@AlexanderNL) 13 mei 2019

Oké, een tone-of-voice zou de weerspiegeling van de identiteit van een organisatie moeten zijn, maar is dat in de praktijk vaak duidelijk niet. Dan gaat het dus pijnlijk mis, zoals in het voorbeeld hierboven. Volgens mij ligt de oorzaak daarvan in de illusie dat een tone-of-voice iets zou zijn wat je vrij kunt kiezen. Een handig masker dat je opzet om jezelf anders voor te doen dan je in werkelijkheid bent. Wie zich ook maar een beetje heeft ingelezen in thema’s zoals identiteit en imago, weet dat het zo niet werkt.

Een tone-of-voice moet je merk zitten als gegoten. Alleen dan kan het een manier zijn om je uniciteit te laten zien, en een duidelijk herkenbaar geluid te laten horen. Alleen dan geef je jezelf de kans om een merk te worden dat opvalt, waar mensen bewust voor kiezen.

Maar in de praktijk blijkt het nog niet zo gemakkelijk om de juiste toon te vinden. Daarom hebben we een tone-of-voice generator ontwikkeld, die jou op basis van een paar eenvoudige vragen van schrijf- en stijltips op maat voorziet. Liever helemaal zelf aan de slag? Hierbij 5 korte stappen waarmee je een consequente tone-of-voice vindt die past bij jouw merk.

1. Definieer je merkwaarden

Allereerst onderzoek en definieer je jouw merkwaarden. De meeste organisaties hebben een handjevol kernwaarden zwart-op-wit staan, maar wat betekenen die nu voor de organisatie? Worden ze gevoeld in de organisatie, of bieden ze een papieren werkelijkheid? Je gaat kritisch ontleden waar je als organisatie nu écht voor staat. Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om die merkwaarden te doorgronden:

Brand personality: lukt het niet goed om te omschrijven wie je merk is? Probeer dan te omschrijven hoe het zich zou gedragen. Wat voor type persoon zou je merk zijn? Als je associaties als arrogant, vriendelijk, ambitieus of attent hebt opgeschreven, ben je al heel dichtbij je merkwaarden gekomen. Het kan ook handig zijn om hobby’s, werk en leeftijd van een merk te bedenken. Dat voelt misschien banaal, maar het helpt je om meer gevoel te krijgen bij de kern van je merk.

Brand story: omschrijf je merk wederom als persoon, maar leg de nadruk op hoe die persoon zich heeft ontwikkeld tot waar hij/zij nu staat. Welke gebeurtenissen hebben elkaar opgevolgd die voor de huidige situatie hebben gezorgd?

2. Bepaal de communicatieve consequenties

Zie de merkwaarden uit stap 1 als vaststaand gegeven en ga na wat de communicatieve gevolgen zijn. Bijvoorbeeld: wat betekent het voor je communicatie, webcare en marketing dat je ‘samenwerking’ en ‘betrouwbaarheid’ hoog in het vaandel hebt staan? Hierbij een aantal praktijkvoorbeelden van onze trainers en consultants, om je wat inspiratie te geven:

Onbevooroordeeld – Neutraal blijven in discussies, maatschappelijk verantwoord zijn.

Deskundig – Professioneel blijven, ervaring uitstralen, geen twijfeltaal of verkleinwoorden.

Vriendelijk – Altijd begroeten en afsluiten, waardering uitspreken.

3. Kies vastigheden

De communicatieve gevolgen hierboven zijn al een handig eerste hulpmiddel om je tone-of-voice vast te stellen, maar ze blijven nog wat vaag en abstract. Wat is professioneel blijven precies? Wat is nu maatschappelijk verantwoord zijn? Daarom zou je deze communicatieve pijlers tastbaarder moeten maken met concrete regels en vastigheden. Voor webcare zou dat het volgende kunnen betekenen:

Onbevooroordeeld – mensen niet aanspreken met hun gender.

Deskundig -  geen slang, geen emoji.

Vriendelijk - tutoyeren, mensen aanspreken met voornaam.

4. Leer van anderen

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je jouw regels eenmaal hebt bepaald op basis van je eigen kernwaarden, kun je gerust ervaringen van andere merken gebruiken om aanvullende do’s en don’ts op te stellen. Onze trainers en consultants komen vanzelfsprekend ontzettend veel verschillende situaties tegen, en hebben daardoor een waslijst aan tips. Een kleine opsomming van webcare-tips:

Do: noem de spelregels bij ongewenst taalgebruik, richt je op feiten, wees inhoudelijk.

Don’t: in de verdediging schieten, je mening geven, meerdere keren per gesprek verontschuldigen.

5. Maak een checklist

Leuk, zo’n stappenplan waarmee je een tone-of-voice hebt vastgesteld. Maar er zijn ongetwijfeld veel communicatielijnen in je organisatie, en vrijwel iedere medewerker krijgt met die nieuwe tone-of-voice te maken. Dan is het printen en verplicht doornemen van zo’n tone-of-voice-document voor elke brief die verstuurd wordt, niet heel efficiënt. Je zal kopietjes van je tone-of-voice steeds vaker in prullenbakken terugvinden, en de implementatie loopt dan uit op een mislukking.

Verwerk je tone-of-voice daarom in een behapbare, gemakkelijke checklist voor medewerkers. Een goede graadmeter voor een checklist is de 1-minuut-regel. Als medewerkers hun reactie, social media post, e-mail of blog binnen één minuut kunnen controleren op de tone-of-voice met behulp van je checklist, dan voldoet hij. Wederom een (flink ingekort) voorbeeld in webcare:

a. Heb je je beperkt tot de feiten in je reactie?

b. Heb je de reactie voorgelegd aan de inhoudelijk deskundige in de organisatie?

c. Zou jij als klant zelf tevreden zijn met deze reactie?

Controleer vervolgens steekproefsgewijs of medewerkers zich houden aan de tone-of-voice. Niet om ze terecht te kunnen wijzen, maar om in te schatten welke afdeling of medewerker wat extra coaching of training kan gebruiken.

Workshop tone-of-voice

Over training gesproken… we merken dat de meeste marketeers, communicatieprofessionals en webcare-managers maar wát graag met hun tone-of-voice aan de slag willen gaan. Maar ja, hoe pak je dat nu precies aan? En waar vind je de tijd? Geen nood. Onze trainers en consultants hebben speciaal voor Coosto-klanten een interactieve workshop Tone-of-voice samengesteld. Daarin maak je onder begeleiding van een Coosto-trainer in één dag een tone-of-voice, en ontvang je nadien alle keuzes in een handig eindrapport.

Ben je hierin geïnteresseerd? Neem contact met ons op.

Want het probleem van een gedachte als ‘Content moet snackable zijn’ is de redenering die erachter schuilt. Feit is natuurlijk dat de tijd van mensen schaars is. Maar de oplossing die we daarvoor lange tijd hanteerden als marketeers, was om content dan maar zo snel en kort mogelijk te laten zijn. Dan zou de doelgroep namelijk veel meer verschillende content in die beperkte tijd kunnen proppen. Maar hoeveel nut heeft het eigenlijk als je 1 van de tientallen of misschien wel honderden merken bent die een 10 seconden aandacht krijgt? Hoeveel impact kun je dan echt maken?

We moeten stoppen genoegen te nemen met die 10 seconden aandacht, want het levert te weinig op en het maakt ons lui. Natuurlijk, er zijn heel veel merken die vissen in dezelfde vijver, maar wij marketeers moeten onze concurrentie helemaal niet als een beperking zien.

Als de productie van je content, de relevantie voor je doelgroep en de distributie van zeer hoog niveau zijn, dan is er wel degelijk uitgebreide aandacht. Mensen trekken er rustig 10 minuten voor uit om een artikel te lezen, een kwartier om een video te bekijken of een uur om een podcast te luisteren. En ja, dat kan een heftige strijd om aandacht worden, die je vast en zeker af en toe gaat verliezen. Je gaat soms merken dat je video minder bekeken wordt dan je had gehoopt, dat je longread minder goed gelezen wordt dan verwacht. Dan heb je twee opties: óf je gaat terug naar je snelle snippets, óf je zet de schouders eronder en gaat voor content met een nóg hogere kwaliteit. Want alleen dan maak je echte, blijvende impact.

Boven: de snelle snippets die we nu nog vaak zien. Onder: de manier waarop je blijvende impact kan gaan maken. 

En er zijn inmiddels voldoende merken die bewijzen dat het kan. Mensen luisteren podcasts van merken, kijken merkdocumentaires en lezen uitgebreide interviews in tijdschriften. Soms wel uren achter elkaar. Maar dat doen ze alléén als het de concentratie waard is. Voor de marketingafdeling – en contentmakers in het bijzonder - ligt er daarom een grote uitdaging de komende jaren: de denkwijze over content moet veranderen. Hoge productie van snelle artikelen, video’s of audiofragmenten – om op die manier zo vaak mogelijk aandacht te krijgen – moeten we achter ons laten. In plaats daarvan moet de focus liggen op kwaliteit, op het toevoegen van waarde. Plaats content op de voorgrond, en laat zien dat je er vooral bent om mensen te helpen in plaats van snel te willen scoren op likes, views en andere conversies.

Gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar daar is het ook een uitdaging voor. Deze denkwijze gaat er in 2019 voor zorgen dat je niet om aandacht schreeuwt, maar deze aandacht eindelijk terecht gaat verdienen.

Communicatie: het begin van medewerkers als merk

Er zijn tal van ontwikkelingen die deze marketing- en communicatietrend hebben ingeluid. Zo is er al jaren het besef dat mensen liever communiceren met mensen dan met bedrijven. Niet voor niks dat het succes van influencer marketing aantoont dat we ons gemakkelijker laten overtuigen door mensen dan door bedrijven. Nu social media platformen hebben aangekondigd dat ze hun platformen vooral weer ‘social’ maken en minder bedrijfsposts gaan tonen, is de optelsom gemakkelijk gemaakt: jouw medewerkers zijn - ook als het gaat om marketing - je meest waardevolle bezit.

Nu social media een stabiele factor zijn in ons medialandschap, is vrijwel iedere communicatieafdeling ervan doordrongen dat de oude manier van communiceren (centraal geregisseerd, alles verloopt via de communicatieafdeling) niet meer houdbaar is. Je collega’s zijn allemaal een potentiële woordvoerder van de organisatie. Maar dat wordt vooral als iets reactiefs gezien, waaruit een duidelijke angst spreekt om de controle te verliezen. ‘Besef wat voor gevaren dit met zich meebrengt, dus maak je collega’s mediawijs’, horen we dan vaak. Het is voor veel marketeers en communicatieprofessionals nog een stap te ver om al die monden ook proactief te gaan benutten. Om hen het verhaal van de organisatie te laten zijn. Maar die terughoudendheid kun je je in 2019 niet meer veroorloven. 

Hoe breng je ‘social’ terug in social media? @SLAM: “Merkaccounts verliezen impact, en medewerkers klakkeloos berichten laten delen is niet authentiek. Start met gemotiveerde collega’s en help hen om zélf content te creëren en het gesprek aan te gaan.” #SSC18 pic.twitter.com/HGjB5CI9G7

— Coosto Nederland (@CoostoNL) 29 november 2018

Berichten van merken worden namelijk 24 keer meer gedeeld als ze via een medewerker komen, medewerkers genereren 2x zoveel clicks dan een bedrijfspost op LinkedIn, en als een medewerker content deelt, dan krijgt die post 8x zoveel engagement als wanneer een bedrijf die content deelt. Zomaar drie feitjes uit een presentatie van digital specialist Stéphan Lam, over precies dit onderwerp. Het bewijs dat het loont om via medewerkers aan je merk te werken, stapelt zich op. Sterker nog, het lijkt de enige manier te worden om nog een organisch bereik te behouden. Ga dus aan de slag met programma’s en projecten om collega’s te faciliteren zodat ze zélf content kunnen gaan maken, cureren en delen. De grootste uitdaging daarbij? Het voorbereiden van de interne organisatie.

Dat onderschrijft ook inbound marketeer Edwin Vlems: “Als parttime zelfstandige krijg ik de kans om bij andere bedrijven een kijkje in de keuken te nemen. Daar kom ik opvallend genoeg nog veel weerstanden tegen.” De interne organisatie heeft echt nog veel aandacht nodig. Daarvoor moet je overigens klein beginnen: richt je op mensen die positief en gemotiveerd zijn. Benut de kennis en expertise van je medewerkers en train ze om hun kennis te delen met de rest van de wereld. Als marketing- of communicatieprofessional sta je op de achtergrond en geef je de juiste handvatten en begeleiding. Je collega’s als woordvoerder dus. Het wordt cruciaal om dat als een kans in plaats van een bedreiging te zien.

Webcare: terug naar de kern

Uit de Stand van Webcare kunnen we traditioneel veel lessen halen voor het volgende webcare-jaar. Zo lag de nadruk van het onderzoek dit jaar - met de opkomst van chatbots en AI in het achterhoofd - op hoe persoonlijk digitaal klantcontact nog is. Doen webcareteams nog wel waar ze ooit voor zijn opgericht: de klant op een persoonlijke en prettige manier helpen? Er zijn zo ontzettend veel razendsnelle ontwikkelingen geweest op het gebied van webcare, zowel technologisch als organisatorisch, dat we zien dat dat soms niet meer helemaal het geval is.

Webcare wordt steeds vaker als een soort contentkanaal geclaimd door de marketingafdeling, om met bombastische acties viral te gaan en zo te werken aan branding. Is het niet dat, dan wordt de webcare-afdeling weer door management gezien als een gemakkelijk ‘slachtoffer’ om verder te automatiseren via kunstmatige intelligentie. Is dat per se iets slechts? Verre van. Maar toffe virals en slimme chatbots zouden vooral uitbreiding van webcare moeten zijn, in plaats van een vervanging van. Nu zie je af en toe mediagenieke en tijdsintensieve acties die één klant als een kind zo blij maken, maar ondertussen een wachtende klant gedesillusioneerd achterlaten. Webcareteams worden soms afgeleid van hun kerntaak en van dat waar ze goed in zijn: mensen op een persoonlijke manier helpen met hun problemen. En dat is wél een slechte zaak, die we in 2019 moeten gaan oplossen. Terug naar de kern dus, om vanuit daar te bekijken hoe we verder kunnen werken aan allerlei leuke extraatjes, waarvan ook andere afdelingen profiteren.

Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr

— Coosto Nederland (@CoostoNL) 29 november 2018

De toonaangevende organisaties op het gebied van webcare zijn ook in deze terug-naar-de-kern-trend leidend. Zo vertelde een webcare-agent van NS in augustus in de Volkskrant: “Viral gaan is geen doel op zich (…) Ik krijg meer een kick wanneer iemand een tas met dierbare foto’s verliest, we direct de conducteur inschakelen en de tas vinden.” En min of meer hetzelfde geldt voor T-Mobile, waarvan webcare-manager Willem Evers ons op het Social Service Congres toevertrouwde dat het zijn missie is om met T-Mobile eerst het probleem oplossen, en pas daarna eventueel een lolletje te maken. En als die missie door het hele bedrijf doorleefd wordt, hoeft deze trend niet eens meer te zijn dan dat ene zinnetje. Eerst de klant helpen, pas daarna - als de situatie het toelaat - een lolletje.

‍

‘De klant staat bij ons centraal’. Een veelbelovende zin, waar vaak te weinig daden achter schuil gaan. Natuurlijk zegt elk bedrijf dat de klant op de eerste plek staat. Maar wordt die belofte ook waargemaakt in de praktijk? Wat merkt de klant er zelf van? En is de uitwerking van die belofte ook onderscheidend ten opzichte van concurrentie? Je voelt aan alles dat dit een retorische vraag is: het antwoord is bijna altijd nee. Klantvriendelijk zijn is namelijk niet langer de sleutel tot succes. Waar ga je dan wél nog het verschil mee maken als bedrijf?

‍

Klantvriendelijkheid als vanzelfsprekendheid

Als je 10 jaar geleden een slechte ervaring zou hebben bij een restaurant, dan zou niemand daar écht van op de hoogte worden gesteld. Hoogstens je partner, of de uitbater. Vandaag de dag zou je echter geen moment verspillen om direct een negatieve recensie achter te laten op iens.nl. Klantgedrag dat tekenend is voor de tijd waarin we leven. Bedrijven en organisaties komen niet meer weg met slechte service of dienstverlening zonder daarvoor online keihard afgestraft te worden. Gevolg: we zetten ‘de klant centraal’. We beantwoorden netjes vragen die binnenkomen via X, handelen klachten af via een DM en reageren dankbaar op negatieve reviews.

Klantvriendelijkheid, wordt dat ook wel genoemd.

In de praktijk vind ik het eerder een vanzelfsprekendheid. Een bedrijf ontvangt van mij geen staande ovatie als de webcare-afdeling mijn vragen oppakt en afhandelt. Het ligt namelijk in de lijn der verwachting dat ik antwoord krijg op vragen die ik stel over producten of diensten. Die instelling is typerend voor het klantgedrag anno 2018. Dat beaamt auteur Egbert Jan van Bel in zijn boek ‘Klote Klanten 3.0’.

Van merkentrouw naar kanalentrouw

Van Bel benadrukt dat klanten uiteindelijk ‘gewoon’ mensen zijn. We maken beslissingen op basis van intuïtie en emotie, niet op basis van ratio. Daarbij kopen we tegenwoordig veel minder uit gewoontes, maar steeds meer omdat anderen ons product X of dienst Y aanraden. Ook verkoopkanalen spelen daarin een grote rol. We kijken tegenwoordig steeds meer naar de kanalen die op dat moment passen bij onze behoeften. Heel herkenbaar. Als ik zo snel mogelijk een nieuwe oplader nodig heb, dan bestel ik een oplader bij een leverancier die dezelfde dag nog levert. Ongeacht of ik daar al een keer eerder heb besteld.

Dit veranderde klantgedrag is een flinke uitdaging voor bedrijven. Daar waar Jumbo zich een aantal jaar geleden zich bijvoorbeeld nog kon onderscheiden met haar 7 zekerheden, zijn diezelfde zekerheden nu een vanzelfsprekendheid. Klantvriendelijkheid is een hygiëne-factor geworden, een trein die je niet meer mág missen. Wat je dan wel moet doen om het verschil te maken voor je klanten?

Een unieke klantbeleving creëren.

Unieke klantbeleving zit in kleine dingen

Ga eens bij jezelf na: wanneer was de laatste keer dat je écht positief verrast werd door een bedrijf? Dat er oprecht aandacht werd besteed aan jou als klant? Er een extra stap werd gezet? Ik kan het me zelf niet eens herinneren. Terwijl het verrassen van een klant echt niet moeilijk hoeft te zijn. Sterker nog, vaak zit het ‘m in heel kleine dingen. Houd de volgende 3 tips eens in het achterhoofd als je het gaat hebben over customer journeys en customer experiences.

1. Filter je kennisGrote kans dat er binnen jouw bedrijf zich ergens een grote hoop met data bevindt. Data over de klant, afkomstig uit CRM-systemen, klantapplicaties en social media. Het in kaart brengen van alle data is natuurlijk een belangrijke eerste stap, maar alleen het verzamelen ervan is niet genoeg. Ga kritisch na welke brokken data je wilt en kunt gebruiken en welke ook vooral níet.Welke combinatie van informatie is relevant? Welke conclusies kun je trekken op basis van deze data? En welke inzichten levert dat op over je klanten? Als een klant bijvoorbeeld een klacht heeft en al contact heeft opgenomen met de klantenservice, dan kan die input heel waardevol zijn voor een webcare-agent. Indien de klant besluit zich negatief uit te laten online, dan is de webcare-agent al op de hoogte van de aard van het probleem. Dit soort klantkennis is essentieel, want alleen als je snapt wat de klant beweegt en bezighoudt, ben je in staat om een unieke klantbeleving te creëren.
   ‍
2. Oprechte betrokkenheid tonen
   ‍
   Het liefst digitaliseren we alles. Dat werkt efficiënter, sneller, bespaart tijd en dus geld. Hoewel dat zeker waar is, gaan we met deze digitaliseringsslag massaal voorbij aan de relatie met de klant. Waar zit hij op te wachten? Wat houdt hem bezig? Wat zijn de behoeftes, en kun je daar als bedrijf in tegemoet komen? Die oprechte betrokkenheid – écht luisteren naar de klant – zorgt ervoor dat je klanten in een later stadium kan verrassen. Coolblue opende een aantal jaar geleden niet voor niks een offline winkel (en daarna volgden er meerdere). De klant had daar duidelijk behoefte aan.
   ‍
   Degenen die het dichtst bij de klant staan – medewerkers die dagelijks contact hebben met de klant – weten vaak het beste wat nodig is om een unieke klantbeleving te creëren. Bedrijven die veel verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan deze medewerkers geven, scoren daarom heel hoog op klantbeleving. Die unieke klantbeleving zit hem in kleine dingen. Denk aan een handgeschreven kaartje bij je bestelling, of het opsturen van een taart nadat een klacht is opgelost. Geen rocket science, maar het is wel de kunst om naast alle protocollen ook buiten de gebaande paden te denken. Alleen zo geef je jezelf en medewerkers de ruimte om te ontdekken hoe je voor die positieve verrassing kunt zorgen.

1. 'Chatbots zijn een compleet nutteloze, overschatte hype'

Dit is de meest gehoorde fabel uit de mond van chatbot-critici. ‘Ja, de technische mogelijkheden zijn er, maar dat wil nog niet zeggen dat het gebruik van chatbots ook praktisch nut heeft’. Waarschijnlijk denken ze nog aan MSN Chatman uit 2005, maar de huidige chatbots zijn in geen enkel opzicht nog te vergelijken met de bot van Hi-KPN destijds. 

We zien niet voor niets dat chatbots pas recentelijk een enorme vlucht hebben genomen. Er zijn 3 ontwikkelingen die maken dat chatbots vanaf 2018 wel degelijk nuttig en rendabel zijn in webcare-strategieën: 

• Technologische vooruitgang: met de sterke opmars van AI en big-data-analyse in de afgelopen jaren, worden chatbots alsmaar slimmer (al dan niet zelflerend). Daardoor kunnen chatbots steeds accurater antwoord geven op ingewikkelde vragen van klanten. Waar je een paar jaar geleden nog veel half werk zag, hebben chatbots inmiddels het stadium van volwassenheid bereikt. 
• Platform-verschuivingen: de laatste jaren zien we een verschuiving van webcare op openbare kanalen (X en Facebook) naar gesloten kanalen (X DM, Facebook Messenger, WhatsApp). Klanten versturen hun vragen, klachten en opmerkingen steeds meer privé, en dat opent deuren voor chatbots, die vooral werken in één-op-één contact.
• Webcare-volume: doordat klantenservice via social media anno 2018 zo vanzelfsprekend is, zien we bij veel bedrijven het aantal telefonische klachten afnemen. Door het groeiende volume van vragen via social media, wordt een investering in een chatbot die een deel van deze vragen – of juist het eerste deel van alle vragen – kan afhandelen steeds rendabeler.

2. 'Chatbots kunnen je klantenservice volledig overnemen'

Dan de grootste fabel aan de andere kant van het chatbot-spectrum: de fans. Zij schetsen af en toe beelden (al dan niet in de nabije toekomst) van chatbots die in een oogwenk je volledige klantenservice overnemen. Toekomstmuziek, als je het ons vraagt. 
Wat ons betreft zijn chatbots geen wondermiddel, maar wel een prima manier om webcare-teams enigszins te ontlasten. Niet het één of het ander: juist de samenwerking tussen mens en machine leidt tot synergie.

Een vlekkeloze overdracht van chatbot naar webcare-agent is essentieel.

Zorg ervoor dat je passende rollen inricht: stel chatbots zo in dat ze de meest voorkomende standaardvragen feitelijk kunnen beantwoorden, en laat je webcare agents de complexe vragen die om menselijke emotie vragen oppikken of overnemen. Om dit proces in een soepele workflow te kunnen vormgeven, kan een chatbot niet zonder webcare-software. Daarmee zorg je voor webcare-medewerkers die doen waar ze goed in zijn, en hun tijd niet verdoen met ‘automatische-piloot-werk’.

Álle chatbots zijn bijvoorbeeld haarfijn te integreren in Coosto, waardoor je als webcare-medewerker naadloos chatbot-conversaties kunt overnemen. (Lees hier meer over de mogelijkheden van chatbots in combinatie met Coosto). 

3. 'Chatbots zijn alleen voordelig voor organisaties, niet voor de klant'

Chatbots worden soms gezien als ordinaire saneringsmaatregel van bedrijven die hun webcare-afdeling meer lean & mean willen inrichten. Dat is echt veel te kort door de bocht. De vele voordelen van chatbots voor de klant/consument worden daarmee volledig genegeerd. Denk alleen al aan de enorm toegenomen snelheid waarmee ze geholpen kunnen worden. 

Is je strategie erop gericht om klantvragen alsnog door personen af te laten handelen? Ook dan blijft de meerwaarde van een chatbot aanwezig. Al is het maar in de vorm van een eerste begroeting of informatie over eventuele wachttijd.

Bovendien kunnen maar weinig bedrijven het zich permitteren om 24/7 webcare aan te bieden. Mensen die midden in de nacht of in de weekenden vragen stellen, moeten bij veel organisaties tot de volgende dag wachten om antwoord te krijgen op hun vragen. Chatbots daarentegen staan altijd aan. Als de vraag eenvoudig te beantwoorden is, kan de chatbot de vraag direct afhandelen. Zo niet, dan kan de klant in elk geval informatie krijgen over wanneer hij/zij antwoord mag verwachten. En dat ga je ongetwijfeld merken in je klanttevredenheid.

4. 'Upsell door chatbots is onmogelijk'

Veel mensen zien het nut van chatbots in voor het behandelen van vragen, klachten en opmerkingen, maar worden sceptischer bij ‘conversational commerce’. “Waarom zou iemand iets kopen van een robot?”, horen we dan vaak.

Hoewel het een toepassing is die wat minder vaak voorkomt, is het zeker niet onmogelijk om chatbots te gebruiken voor leadgeneratie of upsell. Zo worden chatbots op websites weleens gebruikt om persoonlijke aanbiedingen te doen, en zijn er verschillende bedrijven die al indrukwekkende cijfers kunnen overleggen. Emirates Vacations verhoogde haar advertentie-engagement bijvoorbeeld met 87% door haar ad niet in een display te tonen, maar via een chatbot aan te bieden. Vodafone gebruikt haar chatbot vooral voor abonnement-gerelateerde zaken, en weet daardoor haar conversie te verhogen. 

5. 'Een chatbot is een kwestie van één keer implementeren, en je kunt achteroverleunen'

Sommige experts geven deze wel héél simplistische weergave van de werkelijkheid, als het aankomt op chatbot-implementatie. Natuurlijk kan een chatbot veel dagelijkse kleine klusjes uit handen nemen, maar het is niet zo dat je niets meer te doen hebt als je chatbot eenmaal live is. Nee, beter is juist om klein te beginnen. Kies bijvoorbeeld één specifieke use-case waar je je chatbot voor inzet. Vragen over betalingen, bezorginformatie of databundels zijn geschikte, veelvoorkomende en te standaardiseren vragen die een chatbot uit handen kan nemen. 

Naarmate je chatbot slimmer wordt en je klanten hem weten te vinden, kun je uitbreiden naar meerdere onderwerpen. Maar de stelregel met chatbots blijft: beter uitblinken in één onderdeel, dan over de hele linie half werk afleveren. Een niche-bot krijgt daarom vooralsnog onze voorkeur boven een generieke chatbot.

6. 'Chatbots staan gelijk aan onpersoonlijke gesprekken' 

Fabel nummer 6. Het is niet omdat je chatbot een ‘pratende robot’ is, dat je chatbot moet praten als een robot. Vergeet niet dat de gesprekken die chatbots kunnen voeren in eerste instantie worden ontwikkeld door mensen. Je kunt er dus wel degelijk persoonlijke antwoorden in verwerken. Zet er simpelweg een goede copywriter op, zorg voor natuurlijk taalgebruik, grapjes, human interest-praatjes en empathie. 

Kleed je chatbot verder aan met een naam en avatar. Je zult versteld staan hoeveel dat al scheelt in de gebruikerservaring van je chatbot.
Conclusie? We horen in ons vak heel wat blabla (niet eens afkomstig van Chatman) over chatbots. Feit is dat chatbots – zoals elk middel in marketingcommunicatie – geen wondermiddel zijn, maar wél heel bruikbaar voor organisaties die veel klantcontact hebben of veel vergelijkbare vragen afhandelen. 

Chatbots in Coosto
Door een chatbot te beheren in webcare-software houd je al je klantconversaties op één plek. Til je klantenservice naar het volgende niveau en combineer Coosto met één of meerdere chatbots. Of je nu Coosto-gebruiker bent en een chatbot zoekt of juist andersom: Coosto heeft de oplossing voor je. De software van Coosto:

• Ondersteunt elke chatbot, en kan dus elke chatbot integreren. 
• Kan gebruikt worden om chatbot-conversaties vanaf web of mobiele apps over te nemen.
• Zorgt voor een optimale workflow en naadloze samenwerking tussen webcare agents en chatbots. 

Lees hier meer over alle mogelijkheden.

1. Praten in algemeenheden

De publieke sector heeft er een handje van om onderwerpen te verpakken in wollige, abstracte kreten. De groeiende waardering voor partijen die ‘zeggen waar het op staat’, bewijst dat dit soort onbegrijpelijke uiteenzettingen hun beste tijd gehad hebben. Pakkende one-liners met inhoud hebben de toekomst. Die blijven plakken. Zorg er daarom voor dat mensen iets van je campagne letterlijk onthouden (al is het maar één zinnetje). Liever dat, dan dat ze met moeite een brei aan woorden zonder enige samenhang uitbrengen, als ze jouw standpunten proberen uit te leggen. 

De consequenties van dat laatste heeft de PvdA gemerkt tijdens de Tweede Kamerverkiezingen van 2017. De partij zat natuurlijk al in een lastig parket na de impopulaire samenwerking met de VVD, en gaf daarna ook toe een tegenvallende campagne te hebben doorgemaakt. We zetten ter illustratie van die campagne alle tweets van het partij-account in de aanloop naar de verkiezingen in één word cloud. Dat levert met termen als ‘Nederland’, ‘twijfel’, ‘plannen’, en ‘mensen’ nu niet bepaald een goede indruk op van de inhoud van het PvdA-verkiezingsprogramma destijds. De partij ging vervolgens hard onderuit in de verkiezingen.

Conclusie: wees zo concreet mogelijk, en benoem zowel problemen als oplossingen. 

2. Alleen maar zenden

De lijst persberichten op X-accounts is bijna overal verdwenen: politieke partijen zoeken massaal de interactie. GroenLinks trekt het zelfs zo ver door, dat ze zich soms geen partij noemen, maar een ‘brede linkse beweging’. Jesse Klaver trekt al tijden hele zalen met enthousiaste, veelal jonge mensen die benieuwd zijn naar het verhaal van GroenLinks. De partij heeft het betrekken en enthousiasmeren van mensen perfect doorgetrokken naar social media, laat ook de word cloud van het partij-account op X goed zien: 

Want: Ej? Mt? Wat is dat allemaal? Het is geen toeval dat er zoveel woorden voorbijkomen die uit slechts twee letters bestaan. Het zijn de initialen van de mensen die het GroenLinks X-account in de verkiezingen bemensten. Deze webcare-agents beantwoordden vragen steevast met een ^, gevolgd door hun initialen. Het feit dat ‘ej’, ‘kv’, ‘lo’ en ‘mt’ zo centraal staan, wil dus zeggen dat GroenLinks niet alleen haar eigen boodschap heeft gezonden op social media, maar vooral de interactie is aangegaan. 

Het is natuurlijk de vraag of er een causaal verband bestaat tussen interactie en zetelwinst, maar het succes van de GroenLinks-campagne is duidelijk: de partij won maar liefst 10 zetels.  

3. Vooral praten over anderen

De PvdA verloor in de vorige verkiezingen maar liefst 29 zetels, dus was er volop ruimte voor andere linkse partijen als SP om dat gat te vullen. Toch lukte het de SP niet. De partij verloor zelfs een zetel en kwam aan het eind van de rit uit op 14 stuks. Hoe dat kwam? Vanzelfsprekend is de volledige verklaring een gecompliceerd verhaal. Maar ik ben ervan overtuigd dat de manier waarop de SP zich op social media profileerde, er deel van heeft uitgemaakt. 

De Socialistische Partij had het namelijk niet zozeer over haar eigen plannen, maar zette zich in berichten vooral af tegen de VVD, Rutte, Wilders en Asscher. Het gevolg? Vooral aandacht voor deze lijsttrekkers en partijen. 

De partij heeft gelukkig wel geleerd van vorig jaar. Als we voor de gemeenteraadscampagne van de SP nú een word cloud zouden uitdraaien, staan ‘SP’ en ‘Voor Elkaar’ fier bovenaan. 

4. No matter what positief zijn

Als PR- of communicatieadviseur ben je van nature geneigd om nieuws zoveel mogelijk te spinnen naar het optimistische. Om vooral positieve zaken te belichten. Maar soms kan het juist heel goed zijn om op een negatieve manier stelling in te nemen, als je daarmee je standpunten voor het voetlicht krijgt. Natuurlijk komt dat geloofwaardiger over als je (hard) oppositie voert, dan wanneer je zelf 4 jaar aan het roer hebt gestaan. In feite is dat waar het hele politieke spel om draait, dus we zijn niet verbaasd dat de meeste partijen dat trucje prima onder de knie hebben.

Let bijvoorbeeld op het huidige verschil in berichtsentiment van een harde oppositiepartij als Forum voor Democratie aan de ene kant, en een landelijke coalitiepartij als CDA aan de andere kant:

FVD: 9% positief - 18% negatief
CDA: 62% positief - 6% negatief

Natuurlijk is de toon van je berichten helemaal afhankelijk van waar je voor staat, wie je publiek is en wat je vindt van het huidige beleid. Feit is wel dat Forum voor Democratie volgens de laatste peiling zo’n 12 Tweede Kamerzetels zou winnen, dus hun kritische benadering legt hen bepaald geen windeieren. 

Meer statistieken en feitjes over de huidige gemeenteraadscampagne? Bekijk hoe de campagne er per partij voor staat in ons dashboard, of check alle stats in ons overzichtsblog. Doe dan meteen onze politieke zelftest, om te checken of jij genoeg weet van de campagne om op 21 maart je stem uit te brengen.  

1. Customer service hoeft niet beter en sneller

Service verlenen via social media is inmiddels niet meer weg te denken bij de meeste bedrijven. En dat is zowel een vloek als een zegen. Dat vindt Polle de Maagt, digital strateeg: “Het wordt steeds moeilijker om je te onderscheiden van de rest. Wij consumenten verwachten namelijk steeds meer van service.” En de cijfers laten zien dat het overgrote deel van de bedrijven nog niet aan die verwachtingen kan voldoen. In 2016 werd slechts 5% van de verwachtingen van consumenten overtroffen. Ernst-Jan Kruize van gemeente Utrecht beaamt deze ontwikkeling. Social media maken de klant dominant, waardoor de lat in de toekomst nog veel hoger zal liggen. De klant bepaalt namelijk zélf wanneer hij in contact treedt met een bedrijf, terwijl het andersom veel lastiger wordt om als bedrijf in contact te komen met de klant.
 

“De omgekeerde wereld wordt werkelijkheid: bedrijven komen in de wachtrij te staan bij de klant.”

Toekomstvisie van Erik-Jan Kruize. #SSC17 pic.twitter.com/YpiYcae1op

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

Een belangrijke manier om daarop in te spelen, is om consumenten persoonlijk te benaderen. Customer servive kán in de toekomst namelijk niet sneller, beter of groter opgezet te worden. Ook meer kennis gaat niet het verschil maken voor jou als bedrijf. De menselijke connectie daarentegen wél. De data die we op basis van customer service verzamelen, moeten we gaan inzetten in real life. In de échte wereld mensen blij gaan maken. Niet social first, maar human & solution first.

“Niet social first, maar human first en solution first”, @Polledemaagt. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

2. Zonder een stevige basis, geen resultaat

Een andere, belangrijke takeaway van dit congres: zorg dat je basis op orde is. Je kunt de meest strakke social campagnes bedenken en de vetste visuals delen, maar als klantvragen niet worden beantwoord, dan betekent dat één ding: afbreuk van je merk. Alleen al daarom is het belangrijk om de basis van customer service goed neer te zetten in je organisatie.

Zorg vervolgens dat je er bent voor je klanten, op de plekken waar zij ook zijn. Een belangrijk punt daarbij: bepaal van tevoren hoe je brand persona eruit ziet. Dus niet hoe je klanten eruit zien, maar hoe jij eruit ziet als bedrijf. Wie ben je? Wat wil je uitstralen? Hoe ga je consumenten aanspreken online? En ben je daarbij nieuwsgierig? Voer je graag gesprekken online? Of volstaat een enkel antwoord? Belangrijke vragen, al helemaal als je webcareteam uit meerdere mensen bestaat. Zo kan namelijk iedere webcareagent zich identificeren met je organisatie, wat leidt tot consistente communicatie. Resultaat? Een sterker merk.

“Webcare agents zijn het gezicht van je organisatie”, aldus @MarlousHeiser van Adidas. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

3. Customer service als input voor content marketing en productontwikkeling

Via social worden er veel vragen en problemen afgehandeld, maar de customer service afdeling is inmiddels al lang niet meer het afvoerputje van het bedrijf. Deze levert namelijk ook veel waardevolle haakjes op om content mee te creëren. Zo zet Allerhande elke maand een klantvraag centraal in het magazine (“Is wild écht wild?”) en beantwoordt KLM veelgestelde, opvallende vragen uitgebreid in een blog. Daarnaast is customer service een uitgelezen manier om je product te optimaliseren. Zet de brand ambassadors bij elkaar in een community en vraag hen niet alleen proactief om feedback, maar laat ze ook meedenken over een nieuw product of feature. Zo bind je klanten en creëer je samen een product dat beter aansluit bij de wensen en behoeften van je doelgroep.
 

“Merken worden tegenwoordig gedefinieerd door wat ze doen, niet wat ze zeggen”, aldus @Polledemaagt. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

4. Mensen verzamelen ervaringen, geen producten

Naar mijn mening de belangrijkste takeaway van de dag: mensen verzamelen ervaringen, geen producten. Raymond Klompsma van srprs.me vertelde hoe ze daar bij srprs.me op inspelen: door reizigers te behandelen alsof het hun vrienden zijn. Dat resulteert in een hele persoonlijke aanpak, die voelbaar is vanaf het begin dat je een reis boekt totdat je weer thuis bent.  Zo is elke boeking persoonlijk dankzij een srprs.me consultant, worden reizgers regelmatig getrakteerd tijdens de vakantie (“het 1^e biertje is van ons!”) en sturen ze een ‘welkom thuis!’- kaartje zodra de reis is afgelopen. En die persoonlijke aanpak werkt. Inmiddels hebben ze een community met 25.000 reizigers. Stuk voor stuk brand ambassadors. En dat blije klanten de motor zijn achter groei, blijkt ook: maar liefst 60% van de nieuwe reizigers komt binnen door middel van Word of Mouth. Ook srprs.me zegt: reiziger first, technology second.
 

“Behandel je klanten alsof het je vrienden zijn.”

De belangrijkste les van @raymondklompsma van @srprsme. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

5. Geen toekomst voor customer service zoals we het nu kennen

Daar waar customer service nu vooral wordt gebruikt om vragen en problemen af te vangen, gaat dat er in de toekomst heel anders uitzien. Ja. Vragen en problemen zullen nog altijd gesteld worden via social media, maar veel minder. We produceren namelijk steeds duurzamere producten: waar vroeger een lamp na 500 branduren stuk ging (want: verkoopkans), richten we ons steeds meer op duurzame producties. Dat is immers ook wat de klant tegenwoordig verwacht. Om die reden is het belangrijk om veel eerder in de klantrelatie aanwezig te zijn. Potentiële klanten kunnen – gezien de keuzestress – wel wat ondersteuning gebruiken bij het maken van keuzes. Een rol die vooral voor customer service is weggelegd. Daarbij zien we de ontwikkeling dat consumenten tegenwoordig alleen willen betalen voor dat wat ze daadwerkelijk gebruiken. Om die reden wordt gebruiksoptimalisatie steeds belangrijker, waarbij customer service de helpende hand is. Zij kunnen een klant adviseren hoe ze een product of dienst beter kunnen gebruiken door actief mee te denken. Zo kan een klant álles uit een product halen.

6. Chatbots, chatbots, chatbots

Het leek even de rode draad te worden op het Social Service Congres: ‘chatbots’. Van VGZ tot aan Allerhande en Adidas: allemaal experimenteren ze met chatbots als verlengstuk van hun online dienstverlening. De belangrijkste les die we daaruit kunnen trekken? ‘Standaard’ vragen kunnen prima door een chatbot worden afgevangen. Denk bijvoorbeeld aan ‘Waar is mijn order?’ en ‘Wordt mijn bril vergoed?’. Complexe vragen zijn én blijven weggelegd voor webcareagents. Stefan Visser van VGZ benadrukt daarbij dat je de klant in een chatgesprek vooral niet de indruk moet geven dat hij/zij met een persoon praat. “Wees eerlijk en laat de klant weten dat deze een bot tegenover zich heeft. Erg belangrijk in het kader van verwachtingen managen: een chatbot is nou eenmaal stukken minder persoonlijk.” Marlous Heiser van Adidas geeft daarbij aan dat een chatbot echt niet meteen de nieuwe Siri hoeft te zijn. Begin klein, kijk of het werkt: al doende leert men. Daar heb je veel meer aan dan eindeloos blijven doorontwikkelen zónder ook maar enige klantfeedback te ontvangen.
 

“Een bot hoeft niet meteen alles te kunnen. Don’t try to invent the new Siri!”, @MarlousHeiser #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

Al met al een leerzame dag, waarbij één ding duidelijk is: customer service gaat én moet persoonlijker worden in de toekomst. En die persoonlijkheid zou nog weleens hetgeen kunnen zijn wat jou gaat onderscheiden van je concurrentie. Of je daarin mee moet? Dat laat ik nog altijd in jouw handen.

Doe er in ieder geval je voordeel mee. 

‍

‘De klant staat bij ons centraal’. Een veelbelovende zin, waar vaak te weinig daden achter schuil gaan. Natuurlijk zegt elk bedrijf dat de klant op de eerste plek staat. Maar wordt die belofte ook waargemaakt in de praktijk? Wat merkt de klant er zelf van? En is de uitwerking van die belofte ook onderscheidend ten opzichte van concurrentie? Je voelt aan alles dat dit een retorische vraag is: het antwoord is bijna altijd nee. Klantvriendelijk zijn is namelijk niet langer de sleutel tot succes. Waar ga je dan wél nog het verschil mee maken als bedrijf?

‍

Klantvriendelijkheid als vanzelfsprekendheid

Als je 10 jaar geleden een slechte ervaring zou hebben bij een restaurant, dan zou niemand daar écht van op de hoogte worden gesteld. Hoogstens je partner, of de uitbater. Vandaag de dag zou je echter geen moment verspillen om direct een negatieve recensie achter te laten op iens.nl. Klantgedrag dat tekenend is voor de tijd waarin we leven. Bedrijven en organisaties komen niet meer weg met slechte service of dienstverlening zonder daarvoor online keihard afgestraft te worden. Gevolg: we zetten ‘de klant centraal’. We beantwoorden netjes vragen die binnenkomen via X, handelen klachten af via een DM en reageren dankbaar op negatieve reviews.

Klantvriendelijkheid, wordt dat ook wel genoemd.

In de praktijk vind ik het eerder een vanzelfsprekendheid. Een bedrijf ontvangt van mij geen staande ovatie als de webcare-afdeling mijn vragen oppakt en afhandelt. Het ligt namelijk in de lijn der verwachting dat ik antwoord krijg op vragen die ik stel over producten of diensten. Die instelling is typerend voor het klantgedrag anno 2018. Dat beaamt auteur Egbert Jan van Bel in zijn boek ‘Klote Klanten 3.0’.

Van merkentrouw naar kanalentrouw

Van Bel benadrukt dat klanten uiteindelijk ‘gewoon’ mensen zijn. We maken beslissingen op basis van intuïtie en emotie, niet op basis van ratio. Daarbij kopen we tegenwoordig veel minder uit gewoontes, maar steeds meer omdat anderen ons product X of dienst Y aanraden. Ook verkoopkanalen spelen daarin een grote rol. We kijken tegenwoordig steeds meer naar de kanalen die op dat moment passen bij onze behoeften. Heel herkenbaar. Als ik zo snel mogelijk een nieuwe oplader nodig heb, dan bestel ik een oplader bij een leverancier die dezelfde dag nog levert. Ongeacht of ik daar al een keer eerder heb besteld.

Dit veranderde klantgedrag is een flinke uitdaging voor bedrijven. Daar waar Jumbo zich een aantal jaar geleden zich bijvoorbeeld nog kon onderscheiden met haar 7 zekerheden, zijn diezelfde zekerheden nu een vanzelfsprekendheid. Klantvriendelijkheid is een hygiëne-factor geworden, een trein die je niet meer mág missen. Wat je dan wel moet doen om het verschil te maken voor je klanten?

Een unieke klantbeleving creëren.

Unieke klantbeleving zit in kleine dingen

Ga eens bij jezelf na: wanneer was de laatste keer dat je écht positief verrast werd door een bedrijf? Dat er oprecht aandacht werd besteed aan jou als klant? Er een extra stap werd gezet? Ik kan het me zelf niet eens herinneren. Terwijl het verrassen van een klant echt niet moeilijk hoeft te zijn. Sterker nog, vaak zit het ‘m in heel kleine dingen. Houd de volgende 3 tips eens in het achterhoofd als je het gaat hebben over customer journeys en customer experiences.

1. Filter je kennisGrote kans dat er binnen jouw bedrijf zich ergens een grote hoop met data bevindt. Data over de klant, afkomstig uit CRM-systemen, klantapplicaties en social media. Het in kaart brengen van alle data is natuurlijk een belangrijke eerste stap, maar alleen het verzamelen ervan is niet genoeg. Ga kritisch na welke brokken data je wilt en kunt gebruiken en welke ook vooral níet.Welke combinatie van informatie is relevant? Welke conclusies kun je trekken op basis van deze data? En welke inzichten levert dat op over je klanten? Als een klant bijvoorbeeld een klacht heeft en al contact heeft opgenomen met de klantenservice, dan kan die input heel waardevol zijn voor een webcare-agent. Indien de klant besluit zich negatief uit te laten online, dan is de webcare-agent al op de hoogte van de aard van het probleem. Dit soort klantkennis is essentieel, want alleen als je snapt wat de klant beweegt en bezighoudt, ben je in staat om een unieke klantbeleving te creëren.
   ‍
2. Oprechte betrokkenheid tonen
   ‍
   Het liefst digitaliseren we alles. Dat werkt efficiënter, sneller, bespaart tijd en dus geld. Hoewel dat zeker waar is, gaan we met deze digitaliseringsslag massaal voorbij aan de relatie met de klant. Waar zit hij op te wachten? Wat houdt hem bezig? Wat zijn de behoeftes, en kun je daar als bedrijf in tegemoet komen? Die oprechte betrokkenheid – écht luisteren naar de klant – zorgt ervoor dat je klanten in een later stadium kan verrassen. Coolblue opende een aantal jaar geleden niet voor niks een offline winkel (en daarna volgden er meerdere). De klant had daar duidelijk behoefte aan.
   ‍
   Degenen die het dichtst bij de klant staan – medewerkers die dagelijks contact hebben met de klant – weten vaak het beste wat nodig is om een unieke klantbeleving te creëren. Bedrijven die veel verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan deze medewerkers geven, scoren daarom heel hoog op klantbeleving. Die unieke klantbeleving zit hem in kleine dingen. Denk aan een handgeschreven kaartje bij je bestelling, of het opsturen van een taart nadat een klacht is opgelost. Geen rocket science, maar het is wel de kunst om naast alle protocollen ook buiten de gebaande paden te denken. Alleen zo geef je jezelf en medewerkers de ruimte om te ontdekken hoe je voor die positieve verrassing kunt zorgen.