Verder hebben we ook nog wat handige tips voor je zoektocht naar de perfecte social media tool...

Tip 1: goede voorbereiding is het halve werk

Steek de handen maar uit de mouwen: tijd om op zoek te gaan naar een lijst van social media management tools. Toch? Houd je nog héél even in. Een goede voorbereiding is namelijk het halve werk, en voorkomt dat je verdwaalt in een wereld van mogelijkheden en functionaliteiten. Breng daarom eerst je eigen behoeften in kaart door jezelf de volgende belangrijke vragen te stellen:

Heb ik eigenlijk wel een social media tool nodig?

Ik weet het: deze vraag is een enorm open deur. Toch is het voorhouden van zo’n spiegel belangrijk: soms dénk je namelijk iets nodig te hebben, terwijl je in werkelijkheid met iets heel anders geholpen zou zijn. Probeer niet direct in middelen te denken. In het algemeen kunnen we stellen: als je een marketeer bent die het lastig vindt om verschillende social media kanalen tegelijkertijd te beheren en posts wil plaatsen vanuit verschillende accounts, dan zou een tool weleens wat voor je kunnen zijn. Ben je een communicatieprofessional en wil je het online gesprek volgen? Of een webcaremanager die merkt dat het aantal online reacties en vragen structureel stijgt? Ook dan loont het om eens wat dieper te duiken in de wereld van social media management tools. Ga voor jezelf na of je dit soort ‘pijn’ in jouw organisatie ervaart en zet deze punten op papier. Het gaat je helpen in de volgende stappen.

Welke social media platformen zijn voor jou belangrijk?

Welke platformen gebruik je momenteel, of waar wordt veel over je merk gesproken? Facebook? LinkedIn? En misschien belangrijker nog: in welke richting verwacht je dat dit zich gaat ontwikkelen? Ga je misschien uitbreiden naar platformen zoals Twitter? Instagram? Of vermoed je dat je doelgroep verschuift naar fora? Breng dit voor jezelf in kaart, en houd een lijstje van platformen in je achterhoofd als je in een later stadium verschillende tools met elkaar gaat vergelijken. Niet elke tool geeft je namelijk toegang tot elk social media platform.

Hoeveel mensen gaan de tool gebruiken?
Denk alvast na hoeveel mensen uiteindelijk met je tool moeten gaan werken. De meeste tools baseren hun prijzen namelijk op het aantal unieke logins dat je nodig hebt. Je zou logins kunnen afnemen per afdeling, of – indien meerdere mensen tegelijkertijd de tool willen gebruiken – per individu.

Tip 2: achterhaal welke functionaliteiten voor jou belangrijk zijn

Social media tools voor bedrijven hebben vaak veel verschillende functionaliteiten. Welke voor jou belangrijk zijn, hangt natuurlijk helemaal af van de doelstellingen en behoeften die je in de vorige stap hebt bepaald. Toch zijn er een aantal functionaliteiten waarvan ik vind dat ze minstens aanwezig moeten zijn in een goede tool.

• Label management
• Als je bezig bent social media, zou je ook bezig moeten zijn met de effecten ervan. Je wil bijvoorbeeld weten hoe vaak er online over bepaalde onderwerpen wordt gesproken, of hoe goed je eigen social media posts presteren.  Tools die gebruik maken van zogenaamd label management geven je antwoord op je vragen. Met label management geef je elke social media post namelijk een label, op basis van het product, de vorm, de campagne, de afdeling etc. Je kunt vervolgens je social media effecten met die labels gaan analyseren, waardoor je nét even iets dieper je social media activiteit in kunt duiken.
   
• Integratie van API’s
• API’s, ook wel Application Programming Interface genoemd, is een functionaliteit die ervoor zorgt dat verschillende systemen aan de achterkant met elkaar kunnen praten. Bij de zoektocht naar een tool is het daarom belangrijk om te kijken of deze een open API heeft. Een open API zorgt ervoor dat de tool gemakkelijk geïntegreerd kan worden in bestaande bedrijfssystemen, bijvoorbeeld je CRM-systeem. Als je zo social media data als aanvulling op bestaande klantinformatie gebruikt, heb je een completer beeld waardoor je de klantervaring verder kan verbeteren. Een belangrijke functionaliteit om mee te nemen dus!
   
• Het volledige gesprek
• We zien social media berichten en reacties nog te vaak als op zichzelf staande berichten. Een tweet of een reactie op Facebook maakt echter vaak deel uit van een heel gesprek. Misschien heeft je collega bijvoorbeeld al eerder contact gehad met een klant op Twitter. In dat geval is het wel zo handig dat het complete gesprek voor je in kaart wordt gebracht. Als je die hele conversatie inziet en begrijpt, ben je namelijk in staat om je antwoorden – en daarmee je webcare - te verbeteren. In een social media tool is het dus belangrijk dat complete gesprekken worden weergegeven, inclusief de gesprekshistorie.
   
• Opties voor mobiel
• Hoewel we als marketeers en communicatieprofessionals meestal werken vanaf een desktop, ziet onze doelgroep de content juist vaak op mobiel. Alleen al om die reden zou een social media tool op zijn minst een mobiele weergave van je social media posts moeten laten zien. Daarnaast weten we allemaal dat je doelgroep op social media niet alleen ‘leeft’ op kantoortijden. Het is dus een groot voordeel als tools ook een app hebben, zodat je ook buiten kantoortijden gemakkelijk en snel toegang hebt tot o.a. je contentkalender en alle binnenkomende vragen en reacties.
   
• Gebruiksvriendelijkheid
• Oké, misschien is gebruiksvriendelijkheid niet helemaal een functionaliteit. Toch zet ik het in dit rijtje, want je gaat gebruiksvriendelijkheid pas écht waarderen als je helemaal verdwaald raakt in een tool. Zodra je een tool opent, moet de interface dusdanig gemakkelijk zijn dat je binnen 1 à 2 clicks hebt gevonden wat je zocht. Features moeten niet verstopt zitten in een lastige menustructuur: alles moet voor zich spreken. Het zou zonde zijn dat je bij de implementatie van een tool onnodig veel tijd kwijt bent omdat bepaalde zaken gewoon onvindbaar lijken.

Tip 3: start je zoektocht

Ga hierna pas écht op zoek naar social media management tools: Google is your best friend! Begin met een inventarisatie en noteer alle tools die je tegenkomt. Zodra je geen nieuwe namen meer voorbij ziet komen, duik je wat dieper in de specifieke functionaliteiten en opties die een tool je te bieden heeft. Bezoek de bedrijfswebsite, neus een beetje rond en spiegel de features die je tegenkomt met de features die voor jou écht belangrijk zijn (de eerste stap, weet je nog?). Je gaat zien dat er bij zo’n eerste selectie al een heel aantal tools afvallen.

Zorg dat je eindigt met een top 3, en vraag bij elk van hen – als dat mogelijk is – een demonstratie aan of start een trial. Deze trials en demo’s zijn (als het goed is) altijd gratis, en vaak al gericht op jouw specifieke doelstellingen en uitdagingen. Het is meteen een perfecte gelegenheid om nog allerlei vragen te stellen. Niet alleen over de tool, maar ook over de service eromheen. Ga bijvoorbeeld na of er een klantenservice of helpdesk aanwezig is waar je naartoe kan met vragen en problemen tijdens het gebruik. En ben je na een demo er nog steeds niet uit? Vraag dan je (online) netwerk eens om raad. Zij hebben misschien al ervaring met één van de tools die jij ook wil gaan gebruiken.

Het kiezen van de juiste social media management tool is geen rocket science. Zorg voor een goede voorbereiding, stel voor jou belangrijke eisen en besteed de nodige tijd aan de uiteindelijke zoektocht. Ja, die zoektocht kost tijd en energie. Maar dat is het waard als je daardoor bij de juiste tool uitkomt. Want heel eerlijk: ook het werken met een tool kost tijd en energie.