‍

Chatbots zijn een snel groeiend communicatiekanaal voor organisaties, dankzij de praktische en kostenvoordelen. Maar hoe ervaren klanten dit? Zijn zij voorstander van geautomatiseerde webcare processen, of ontbreekt het ze toch aan menselijk contact? Coosto onderzocht de publieke opinie. 

‍

De realiteit: frustraties rondom geautomatiseerde webcare

Uit onderzoek met behulp van Coosto’s social listening module blijkt dat van de bijna 800 geanalyseerde berichten slechts 17% positief is over deze geautomatiseerde oplossingen, tegenover een ruime 27% die hier negatief over denkt. Dat duidt direct op een duidelijk gat tussen de behoeften van klanten en organisaties. Klanten geven aan dat empathie, flexibiliteit en écht persoonlijk contact ontbreekt in de geautomatiseerde oplossing.

‍

‍

Het risico: wat als bedrijven alleen op automatisering vertrouwen?

Vanuit commercieel oogpunt zijn de voordelen voor automatisering van webcare & klantenservice duidelijk: met chatbots maken zij een grote efficiëntieslag, doordat deze meerdere cases tegelijk afhandelt aan de hand van Conversational AI. Het is een schaalbare oplossing, die leidt tot consistente en snelle afhandeling van inkomende vragen en klachten. 

Maar er is een keerzijde van de medaille. Op social media circuleren steeds vaker klachten over chatbots die standaardantwoorden herhalen zonder het probleem echt op te lossen. Dit zorgt voor frustratie en negatieve online publiciteit. 

Met de volgende risico’s als gevolg:

• Negatieve impact op klanttevredenheid: klanten willen gehoord en begrepen worden, niet een standaardantwoord krijgen. Complexe vragen blijven onbeantwoord: als ze merken dat een Chatbot niet de gewenste oplossing biedt, wordt een ontevreden klant een boze klant.
• Schade aan klantrelaties: op lange termijn leiden ontevreden klanten voor verstoorde klantrelaties: klanten gaan op zoek naar alternatieven waar ze wel gehoord worden. Zo verlies je trouwe klanten en neemt je klantloyaliteit dus af. 
• Verminderde verkoop: klanten lopen weg, waardoor jouw conversiecijfers afnemen. 

De vraag die hieruit voortkomt, is: wegen bovengenoemde risico’s op tegen die efficiëntieslag?

‍

De oplossing: menselijk én efficiënt met slimme ondersteuning

Bovenstaande voorbeelden betekenen echter niet dat automatisering volledig uit den boze is. Zeker niet. Want de voordelen omtrent schaalbaarheid, consistentie en snelheid zijn ook voor klanten voordelig. Ze worden sneller geholpen, mits automatisering juist wordt ingezet. Kortom, de beste aanpak combineert persoonlijke webcare met de snelheid en efficiëntie van slimme automatisering.

Met Coosto’s webcare-oplossing reageer je sneller en efficiënter door:

• Realtime monitoring van klantvragen via social media en livechats
  Zo belanden alle klachten, vragen en opmerkingen direct in één overzichtelijke inbox, wat het een stuk efficiënter maakt om hier snel op te reageren. 
• Automatische routering van vragen naar de juiste medewerker
  Met automatische case assignment komt het bericht direct bij een beschikbare webcare agent terecht. Dat betekent nóg sneller antwoord op de vraag, en dus een tevreden klant. 
• Sentimentanalyse
  Zo prioriteer je automatisch welke berichten direct menselijke aandacht nodig hebben.

De gulden middenweg: klant snel naar tevredenheid geholpen, en voor organisaties resulteert dit in kortere reactietijden (waardoor hogere volumes van berichten verwerkt kunnen worden), hogere klanttevredenheid en sterkere klantrelaties.

‍

Slimme webcare is de toekomst

Onze conclusie: volledig geautomatiseerde webcare werkt niet – als je succesvol wilt zijn én blijven. Klanten willen een menselijke touch en blijven dat ook verwachten in de toekomst. Chatbots schieten tekort in empathie, maar ook bij het afhandelen van complexere vragen. Dat leidt tot ontevredenheid, wat grotere gevolgen kan hebben voor merkreputatie en de loyaliteit van klanten. 

Met de juiste tooling zoals Coosto automatiseer je processen om snelle afhandeling te garanderen, en houd je tegelijkertijd grip op klantinteracties en verbeter je de service-efficiëntie. Bovendien monitor je continu hoe jouw (potentiële klanten) online over je praten, waardoor je altijd een actueel en realistisch beeld hebt van het sentiment.

Wil jij jouw webcare naar een hoger niveau tillen met slimme automatisering en persoonlijke service? Ontdek wat Coosto voor jouw organisatie kan betekenen in een gratis demo.

1. Instagram is het belangrijkste platform van dit moment

Instagram is in Vlaanderen en Nederland een van de weinige platformen die een actief gebruikersbestand kan combineren met een jarenlange sterke groei. Inmiddels staat de teller op bijna 3 miljoen Vlaamse gebruikers en zo’n 6 miljoen Nederlandse gebruikers.
‍

Nieuwe mogelijkheden worden er massaal omarmd, en DM’s spelen een centrale rol in veel van die nieuwe functionaliteiten. Instagram heeft momentum, zowel voor gebruikers als voor organisaties die van het kanaal gebruik maken. Enkele veelzeggende statistieken:
‍

• 57% van de ondervraagde Instagram-gebruikers in Generatie Z, zou willen dat ze meer bedrijven konden DM’en. (UK, bron)
• 2 op de 3 mensen vindt dat Instagram interactie met merken mogelijk maakt. (bron)
• 75% van de consumenten communiceert liever privé dan publiek met een bedrijf. (bron)
• 90% van de Instagramgebruikers volgt ten minste één bedrijf. (bron)

2. Instagram DM’s zijn méér dan privéberichten

Het grote verschil tussen Instagram DM’s en privéberichten op andere social media kanalen, is dat Instagram DM veel meer behelst dan alleen de standaard privéberichten.
‍

Waar andere kanalen gebruikers een optie bieden om berichten één op één aan een organisatie te richten, is de Instagram inbox een verzamelbak van meerdere soorten berichten. Je vindt er niet alleen privéberichten, maar ook reacties op Stories en mentions in Stories.
‍

De veelzijdigheid van Instagram DM biedt daardoor veel meer kansen voor marketing- & communicatieprofessionals dan de meeste andere platformen.

Dit bericht bekijken op Instagram

3. Instagram DM is een perfect servicekanaal voor jonge doelgroepen

De reguliere Instagram DM’s zijn een uitgelezen mogelijkheid om service te verlenen. Ze zijn – zeker voor jonge doelgroepen – een laagdrempelige manier om contact met een organisatie op te nemen. Daarbij biedt Instagram in DM voldoende opties om meer context bij een servicevraag of -antwoord te schetsen. Zo kun je onder meer afbeeldingen, stickers en spraakberichten toevoegen.
‍

Als je van Instagram DM jouw voorkeurskanaal voor service / webcare wil maken, is het aan te raden om het gebruik van het kanaal zoveel mogelijk te bevorderen. Laat jouw klanten op je website, in mails en andere social media bijvoorbeeld weten dat ze het snelst geholpen worden via Instagram DM.
‍

Want snel, dat kan het kanaal zeker zijn. Zeker als je de efficiëntie en klantvriendelijkheid van Instagram DM vergelijkt met e-mail of telefoon, dan zijn zowel organisatie als klant beter af bij Instagram.

4. Instagram DM's zijn een ideale manier om te werken aan merkbetrokkenheid

De meerwaarde van privéberichten voor servicedoeleinden is niet uniek voor Instagram. Ook privéberichten op Twitter en Facebook worden dankbaar gebruikt voor webcare. Waar Instagram DM’s zich in onderscheiden, is de waarde voor community managers en social media managers.
‍

Alle reacties op jouw Stories en mentions in de Stories van anderen komen zoals gezegd ook binnen in je Instagram inbox. Deze reacties zijn zelden servicevragen, dus je zou ze in theorie onbeantwoord kunnen laten. Maar als je slim bent, grijp je deze kans juist aan om je merkbeleving te verbeteren en de connectie met je volgers te versterken.
‍

Wees daarom ontvankelijk voor deze reacties en laat zien dat je de interactie met je volgers of (potentiële) klanten waardeert. Stuur een reactie terug, vraag door, ga de interactie aan, geef je merk een gezicht. Zo verbeter je niet alleen jouw betrokkenheid als merk, maar geef je ook de merkvoorkeur en merkreputatie een boost! 

Dit bericht bekijken op Instagram 

5. Instagram DM is een upcoming saleskanaal

“Interesse? Stuur ons een DM voor meer info.” Tegenwoordig zie je het steeds vaker in Instagram-tijdlijnposts, Reels of Stories voorbijkomen: Instagram is een heus shopping-kanaal aan het worden.
‍

Instagram faciliteert natuurlijk al een tijdje Instagram Shopping (een soort webshop op Instagram), maar veel merken vinden het – terecht – beter passen bij social media om hun producten op een persoonlijkere manier aan de man te krijgen.
‍

We zien regelmatige video’s voorbijkomen waarin op een laagdrempelige manier een product wordt gepresenteerd, en organisaties hun doelgroep op een natuurlijke manier aan te moedigen om de DM’s in te sliden.
‍

Het is dan aan jou om vervolgens snel met productinformatie te reageren, een link waar het product gekocht kan worden, of andere info die een koper op dat moment nodig heeft. Zo zorg je ervoor dat Instagram DM een waardevol ondersteunend kanaal in je salesproces wordt.
‍

6. Instagram DM wordt ondersteund in Coosto

Voor veel marketeers was de onpraktische kant van Instagram DM – vooral bruikbaar op mobiele apparaten - altijd een reden om het kanaal links te laten liggen. Een smartphone-scherm is tenslotte onoverzichtelijk, klein en maakt werken op grotere schaal ontzettend onhandig.
‍

Tools zoals Coosto maakten het gelukkig al mogelijk om Instagram content (Stories en tijdlijnposts) in te plannen en te publiceren, te reageren op comments en mentions, hashtags te analyseren en alle statistieken te bekijken.
‍

Maar… ondersteuning voor Instagram DM ontbrak er altijd aan, door beperkingen in de API van Instagram.
‍

Dat is verleden tijd. Coosto ondersteunt nu ook Instagram Direct Messaging, waardoor je alle publieke en privéberichten van je social media kanalen in één omgeving kunt afhandelen.
‍

Er is geen enkel excuus meer om Instagram, en met name de DM-functionaliteit te negeren voor jouw service-, sales- of marketingdoelstellingen. Zorg er dus voor dat Instagram DM hoe dan ook terugkomt in jouw kanaalstrategie.

1. Online reviews verhogen je zichtbaarheid

Klantreviews kunnen je allereerst helpen om je online zichtbaarheid te vergroten. Dat heeft te maken met de berekeningen (algoritmes) die zoekmachines als Google en Bing gebruiken om hun resultaten weer te geven.

Reviews als signaal aan zoekmachines

Het is geen nieuws dat zoekmachines een breed scala aan signalen en factoren gebruiken om te bepalen welke webpagina bovenaan de resultaten komt te staan.

Het goede nieuws voor organisaties is dat een klantreview één van die signalen is. (Positieve) online reviews geven een sterk signaal aan zoekmachines af dat een bedrijf of pagina te vertrouwen is en expertise of autoriteit heeft. Zoekmachines waarderen deze pagina’s daardoor met een hogere positie in zoekresultaten.

Zeker in lokale zoekopdrachten worden reviews als signaalwaarde gebruikt om de meest geschikte bedrijven te tonen. Google bijvoorbeeld eens op ‘kledingreparatie’, en je gaat zien dat positief en veelvuldig beoordeelde kledingreparatiebedrijven bij jou in de buurt hoog in de resultaten staan.

Review snippets

Als je reviews uitvraagt op je eigen website, kun je nog profiteren van een ander zichtbaarheidsvoordeel: de bekende gele sterren bij zoekresultaten, onderdeel van Rich snippets. Deze sterren worden alleen weergegeven als je reviews uitvraagt per product of dienst. Google heeft dit in 2019 aangepast om de betrouwbaarheid van reviews te verhogen en de bezoeker een eerlijker beeld te geven.

Voorbeeld: Als verzekeraar vraag je geen feedback over jouw organisatie, maar over je aanbod (een autoverzekering, schadeverzekering of zorgverzekering). Het kan namelijk zijn dat je goed scoort op het afsluiten van een autoverzekering, maar klanten niet te spreken zijn over de prijzen van de zorgverzekering. Deze reviews worden daarom afzonderlijk weergegeven.

2. Online reviews vergroten je geloofwaardigheid

Wat een ander zegt, ben je zelf.

Je kan met reclame en eigen content van de daken schreeuwen dat je de beste bent, maar uiteindelijk zijn klantreviews de belangrijkste bron van vertrouwen en geloofwaardigheid. De mening van bestaande of vorige klanten wordt in dat opzicht ook wel sociaal bewijs genoemd: klopt het wat een organisatie over zichzelf verkondigt?

"When you say it, it's marketing. When your customer says it, it's social proof." - Andy Crestodina

Consumenten wantrouwen bedrijven met beoordelingen van minder dan vier sterren. Bedrijven met hogere gemiddelde beoordelingen hebben juist een significant grotere kans dat zoekresultaten worden omgezet naar meer websiteverkeer en verkoop.

De manier waarop klanten over je praten, is daarom minstens zo belangrijk als je zichtbaarheid. Heel zichtbaar zijn met negatieve reviews levert je immers niets op.

Jouw reactie telt ook

Hoe goed je dienstverlening ook is: ieder bedrijf krijgt vroeg of laat een negatieve review. Dat is geen ramp. Het gaat er vooral om dat je recensies actief oppakt. Sterker nog, een klacht geeft juist een opening om in contact te komen met een ontevreden klant. Dat is een stuk prettiger dan een klant die zó weinig vertrouwen in je heeft, dat hij met de noorderzon vertrekt.

Reageer daarom altijd op reviews. Zo kun je aan de buitenwereld (lees: de mensen die reviews lezen) laten zien dat je naar je klanten luistert. Bedank mensen voor leuke reviews en probeer klachten juist op te lossen.

Boos worden om een onterechte negatieve beoordeling is verleidelijk, maar werkt altijd averechts. Zie jouw reactie vooral als kans om aan anderen te laten zien hoe servicegericht en klantvriendelijk je bent. Want ja: niet alleen de recensie maar ook jouw reactie is zichtbaar voor potentiële klanten.

Perfectie wekt argwaan

Haalt een 1-sterren-review je perfecte 5-sterren-score omlaag? Vervelend, maar laat je troosten door deze wetenschap: mensen wantrouwen ‘te perfecte’ bedrijven. 5 sterren? Dat lijkt bijna te mooi om waar te zijn.

Consumenten weten heus wel dat elk bedrijf een keer een foutje maakt, en kijken in hun zoektocht vooral naar de manier waarop problemen worden opgelost. Het is daarom niet verwonderlijk dat positieve (maar niet perfecte!) reviews tussen 4,2 en 4,5 sterren de meest positieve invloed op aankopen hebben.

Blijf op de hoogte van nieuwe reviews

Snelheid is ook een belangrijk aspect. Je kunt een klacht niet wekenlang onbeantwoord laten. Om altijd en direct op de hoogte te blijven van wat er over je merk gezegd wordt, kun je gebruik maken van een social media management tool, zoals Coosto. Daarmee houd je een overzicht van de geplaatste reviews en kun je er sneller op reageren.

3. Online reviews zorgen voor reuring

Heel goede (óf slechte) recensies verspreiden zich snel. Er ontstaat een zeker domino-effect zodra je klanten aanmoedigt jouw organisatie te beoordelen. Goede beoordelingen lokken namelijk nieuwe klanten aan, die goede beoordelingen achterlaten, waardoor nog meer klanten worden aangetrokken, etc. (en vice versa).

Er kan zo een flow aan positiviteit of negativiteit rond je merk ontstaan. Je wordt veel besproken en geroemd om je goede service (bijvoorbeeld Coolblue) of verguisd om je gebrek daaraan (vul hier gerust een gruwelmerk uit je eigen ervaring in).

Wanneer mensen iets over je organisatie te zeggen hebben, is de kans bovendien groot dat ze hun beoordelingen op meerdere plaatsen delen, waaronder externe websites zoals TripAdvisor, TrustPilot en Google Reviews. Zo zie je dat de tevredenheid van een klant extra zwaar kan meewegen zodra hij of zij meerdere reviewsites weet te vinden.

Social proof op eigen site

Het is daarnaast verstandig om ook je eigen sitebezoekers wat social proof voor te schotelen, voor extra overtuigingskracht. Op je eigen site heb je er ook nog eens meer grip op dan op externe reviewplatformen.

Een tool als Insocial helpt je hiermee. Met Insocial stuur je surveys uit en geef je klanten de kans om op jouw eigen site een review achter te laten. Bevat een review ongepaste content of informatie? Dan kun je deze verbergen. Een review verwijderen of geheel niet mee laten tellen, is niet mogelijk. Je geeft daardoor altijd een eerlijk beeld, maar behoudt wel grip over de toon.

Transparante marketing

Klantreviews zijn eerlijk en transparant. Een bedrijf kan gelikte marketing- en sales-afdelingen hebben, maar als de dienstverlening of het product te wensen overlaat, ga je dat hoe dan ook terugzien in de reviews.

Dat is het mooie en waardevolle van reviews: ze verhullen niets en scheiden het kaf van het koren. Alleen de écht goede bedrijven komen door reviews bovendrijven.

Het is dus zeker aan te raden om in te zetten op online reviews in je marketingplan, maar bedenk wel dat goede bedrijfsvoering en tevreden klanten absolute voorwaarden zijn. Heb je die niet, dan kunnen die reviews behoorlijk in je nadeel werken…

Hoe onhandig is het om steeds op elk apart social media platform je content te plaatsen? En in kaart brengen wat er allemaal over je merk gezegd wordt buiten je eigen social media accounts is helemaal een gedoe. Zoeken op Twitter, Google, fora, Facebook. Dat moet toch gemakkelijker kunnen? Jazeker, je hebt gewoon een social media tool nodig. Maar welke dan precies? Er zijn ontelbaar veel (verschillende) tools beschikbaar. Welke past nou bij de uitdagingen en behoeftes die je hebt als organisatie? Coosto zou Coosto niet zijn als we je niet even een hand op weg zouden helpen. We hebben daarom een keuzehulp voor je gemaakt die je stap voor stap naar de tool leidt die het best bij jou past.

‍

‍

Wat is webcare?

Webcare is simpel gezegd online klantenservice via social media, messenger apps en livechat. Door inkomende vragen, klachten en andere berichten te behandelen, helpen organisaties hun klanten. Dat kan gemakkelijk en positief zijn (“Bedankt voor de TOPservice”) of juist negatief en een fikse uitdaging (“Al de 10e keer dan mij bestelling fout gaat @$^#@&*@!”).

Bij online klantenservice denk je misschien al snel aan kanalen als Facebook, Instagram en Twitter, maar het kan méér zijn dan dat. Het gaat om alle online platformen waar gebruikers de mogelijkheid hebben om ongefilterd berichten te plaatsen, waar ook bepaalde nieuwssites, blogs, fora en in sommige gevallen jouw website toe behoren.

Webcare is dus het proces waarbij bedrijven reageren op dit soort openbare (social media) of privéberichten (messenger apps, livechat en DM’s) om hun klanten te helpen. Maar waar komt die vastberadenheid van bedrijven vandaan om daar social media voor te gebruiken? En waarom steken bedrijven hier zo’n belangrijk deel van hun tijd in?

Bron: Upstream, stand van webcare 2018

Waarom starten met webcare?

Simpel. Bedrijven willen – beter gezegd: moeten – dáár zijn waar de consument zich bevindt. Vragen en klachten zijn misschien niets nieuws, maar wel als ze ineens op het wereldwijde web worden geslingerd. En ook daar verwacht de consument oplossingen. Dus verschuiven e-mails en telefoontjes geleidelijk naar chats op Facebook of tweets.

Veel organisaties gaan daar maar wat graag in mee, vanwege de relatief lage kosten van webcare. Klantenservice via e-mail en telefoon duurt langer, is daardoor gemiddeld duurder en leidt tot een lagere tevredenheid (NPS) bij de klant dan social media.

Bovendien is de drempel voor een moderne klant vaak groter om telefonisch zijn beklag te doen dan via een ‘appje’. Bied je die laatste mogelijkheid niet, dan blijft de klant dus zitten met zijn probleem en heb je als bedrijf te maken met een ontevreden klant zonder dat je het weet.

En daar zit de belangrijkste reden voor bedrijven om te starten met webcare: klanttevredenheid. Een tevreden klant levert immers meer herhaalaankopen en verlengingen op, en dus meer omzet.

Verband klanttevredenheid en reputatiemanagement

Webcare is dus het behandelen van berichten via social media en messenger apps met als doel de klanttevredenheid te verhogen. Maar er zijn ook andere doelen die je indirect met webcare kunt behalen, zoals het beschermen of verbeteren van je reputatie.

Reputatiemanagement en webcare? Hoe zit dat? Dit heeft vooral te maken met het openbare karakter van social media. Een ontevreden klant die besluit niet bij jou terug te komen is natuurlijk vervelend voor je omzet, maar de impact wordt veel groter als hij zijn ongenoegen open en bloot deelt op internet.

Dan heb je niet meer te maken met één ontevreden klant, maar met een groot publiek dat ineens sceptisch en negatief naar jouw merk kijkt en er misschien zelf ook wel negatief over begint te praten. Een domino-effect ligt dan op de loer. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om openbare gesprekken op social media voort te zetten via privégesprekken.

Als je er echter in slaagt om klachten openbaar op te lossen, kan dat juist ten goede komen van je merkreputatie. Dat (grote) publiek kan namelijk meelezen met jouw goede oplossing en zal nu juist eerder geneigd zijn om klant bij je te worden.

Welke weg je ook kiest, het is belangrijk om online klachten op te pakken omdat reputatieschade anders op de loer ligt.

Verschil tussen webcare en community management

Er is een verschil tussen online reageren om klanten te helpen of online reageren om je merk te profileren en mensen aan je merk te verbinden. De eerste categorie is webcare, de tweede noemen we community management.

De actie is hetzelfde, het doel is compleet verschillend. De twee begrippen kunnen daarom ook niet onderling uitwisselbaar worden gebruikt. Dus stel je een vraag aan Coolblue omdat je bestelling nog niet is gearriveerd? Dan krijg je te maken met webcare.

Reageer je op een grappige tweet van Netflix en krijg je daar reactie van Netflix op terug? Dat is community management. Met behulp van community management vergroten bedrijven hun online interactie, bereik en aantal likes of fans. Dit is met name gunstig voor marketing, omdat ze hun merk zo beter en aan een groter publiek kunnen presenteren.

Natuurlijk kunnen beide in de praktijk door dezelfde afdeling worden opgepakt, maar meestal is marketing verantwoordelijk voor community management, en het support-/service-/klantcontactteam voor webcare.

Hoe pak je webcare aan?

Goed, terug naar webcare nu. Hopelijk ben je overtuigd van het nut (of de noodzaak) van webcare en wil je direct aan de slag. Hoe pak je dat aan? Wij adviseren om stapsgewijs te starten. Begin klein en maak het eventueel groter als dat nodig blijkt te zijn. Er zijn drie fases waarin je webcare kunt oppakken.

Fase 1: Reageren op vragen en klachten vanuit één kanaal

In fase 1 ga je experimenteren met webcare. Hoe is het om te reageren op vragen en klachten via social media? Welk type vragen krijg je? Je kiest hiervoor één kanaal om het overzichtelijk en behapbaar te houden.

Je zet hier nog geen toegewijd team voor in, maar maakt het voorlopig onderdeel van de werkzaamheden van een bestaand team of bestaande rol. In deze fase is het waarschijnlijk nog best behapbaar om berichten gewoon via het platform zelf af te handelen.

In het whitepaper ‘Persoonlijke webcare in iedere organisatie’ laten we zien over welke stappen je nog meer zou moeten nadenken zodra je start met webcare.

Fase 2: Gestructureerde webcare met meerdere kanalen

Als je merkt dat fase 1 vlot verloopt, kun je webcare gaan uitbreiden. Je kunt dan mondjesmaat ook service gaan bieden via andere platformen. Maak dit expliciet duidelijk aan je klanten op bijvoorbeeld je website, zodat ze ook weten dat ze je via die nieuwe kanalen kunnen benaderen met vragen en klachten.

In deze fase ga je webcare een vaste plek in je organisatie geven. Je neemt het op in het takenpakket van bepaalde functies of je start een webcareteam. De verschillende kanalen kun je gaan managen met een webcaretool.

Fase 3: Volwassen webcare geïntegreerd in de organisatie

In de derde fase gaat webcare echt volwassen worden. Je breidt de online klantenservice verder uit, en gaat klantcontact bijvoorbeeld opslaan in een CRM-systeem voor een gedetailleerder beeld van de klant, om zo gepersonaliseerde reacties te kunnen geven.

Je kunt gaan overwegen om webcare ook proactief aan te bieden. Dat wil zeggen dat je ook gaat reageren op vragen en klachten die niet rechtstreeks aan je worden gericht. Dit kun je instellen in je webcaretool.

In deze fase kun je ook gericht gaan sturen op data. Stem je bezetting bijvoorbeeld af op de verwachte drukte. Kaart intern de klachten aan die het vaakst worden aangekaart, om ze te gaan oplossen en het aantal klachten te gaan verminderen. Analyseer in je webcareprogramma welke medewerkers snel en kundig gesprekken afhandelen en voor wie er nog aanvullende training nodig is.

Je kunt ook gaan overwegen om webcare binnen de hele organisatie te integreren, zodat iedere vraag op de juiste plek terechtkomt voor een gespecialiseerd antwoord. Vervolgens zou de implementatie van chatbots een logische stap zijn om veelgestelde standaardvragen af te vangen en je webcareteam te ontlasten.

Neem deel aan het gesprek

Is webcare verplichte kost voor iedere organisatie? Nee. Maar er wordt hoe dan ook over je bedrijf of product gesproken. Je kan dus maar beter onderdeel worden van het gesprek, zodat je invloed krijgt op je klanttevredenheid.

Lees hier hoe Coosto kan bijdragen aan een hogere klanttevredenheid. Wil je weten hoe dat voor jouw organisatie werkt? Vraag een demo aan, en we laten je graag zien hoe je webcare professioneel kunt aanpakken in je organisatie.

Open kanalen kenmerkten de opkomst van webcare. Dat was natuurlijk te danken aan het feit dat mensen juist op social media in alle openbaarheid een organisatie konden benaderen. De consument voelde zich sterker nu hij niet alleen met de klantenservicemedewerkster aan de telefoon of e-mail te maken had. Bedrijven kwamen steeds vaker achter het belang van klantenservice op social media, deden het er niet ‘even bij’ en dat verdiende een term: ‘webcare’ werd serious business en draaide vooral om die openbaarheid. Zowel positieve als negatieve reacties konden viral gaan en zo werd dus ook reputatiebewaking belangrijker. Toch bleef vooral klanttevredenheid het grootste belang.

Persoonlijk, snel en laagdrempelig contact

Mensen kijken allang niet meer naar openingstijden en die ontwikkeling zet de komende jaren door. We zien  het spitsuur verschuiven, dat onderzochten we in ons Kwantitatief Webcare Onderzoek-rapport, van 16.00 uur in 2013 naar 17.00 uur in 2016. Mensen willen dus ook buiten kantoortijden en vooral snel antwoord, op een persoonlijke en laagdrempelige manier. Het liefst nog vinden ze zelfstandig het antwoord, voordat ze contact op moeten nemen. Hoe? Dat gebeurt eigenlijk allemaal via onze mobiele telefoon, die we de hele dag bij ons hebben. Met de opkomst van de conversational interface gaan we eigenlijk gaan we steeds vaker terug naar de traditionele manier van communicatie: één-op-één contact. Met onze privécontacten, maar ook met organisaties. Bij gevoelige zaken  - denk bijvoorbeeld aan een lening aanvragen - zoeken we toch liever een gesloten socialmediakanaal op. In Nederland denk je dan aan chatapps zoals Facebook Messenger en WhatsApp.

Chatapps, they’re huge!

Maar hoeveel mensen gebruiken chatapps nu daadwerkelijk? Over gebruikersaantallen kunnen we Trumpiaans kort zijn: they’re huge! Facebook Messenger had in juli 2016 wereldwijd meer dan 1 miljard gebruikers. Een vergelijking: Instagram heeft 600 miljoen en twitter maandelijks 315 miljoen actieve gebruikers. En WhatsApp in Nederland alleen heeft al meer dan 11 miljoen actieve gebruikers. Dat betekent dat WhatsApp geïnstalleerd is op 92 procent van de smartphones in ons land. Wereldwijd komen de cijfers van WhatsApp overeen met het aantal gebruikers van Facebook Messenger: namelijk ook 1 miljard. Snapchat is er inmiddels niet meer alleen voor de jeugd en gaat ook een enorme ontwikkeling door. Daarnaast zijn er tal van chatapps die zich bijvoorbeeld richten op privacygevoeligheid (Signal) en het uitbouwen van slimme functies, zoals reacties voorkauwen (Google’s Allo) en het toevoegen van bots (bijvoorbeeld het ontvangen van weerberichten in Telegram). We zien dat de ontwikkelingen erg snel gaan, dat het vooral afwachten is waar platformen zelf mee gaan komen.

WeChat: waar men de mosterd vandaan haalt

Dat er nog veel meer mogelijkheden zijn, bewijst de Chinese chatapp WeChat. Hij begon als rip-off van WhatsApp, maar inmiddels zijn de rollen omgedraaid en halen de Westerse concullega’s hun mosterd ervandaan. De chat heeft betalings- en spaarmogelijkheden en zet de deur wagenwijd open voor bedrijven: ze kunnen producten en service aanbieden en ook communiceren met de consumentengebruikers. En daar houdt het niet op. Er wordt niet alleen gechat, maar je kunt een website openen in de app, of een eigen app. Zo kun je via een taxiapp je taxi bestellen en betalen en die betalingsprocessen zijn geautomatiseerd. Eigenlijk vergelijk je WeChat het beste met een sociale variant van een CRM-systeem: bedrijven kunnen promoties sturen, die jij opent in WeChat. De app heeft al jouw gegevens al in het bezit: gebruikersinformatie, gedrag en betaalgegevens. Zo kunnen bedrijven nog beter inspelen op de klant.

In Nederland minder snelle adaptatie

WhatsApp wordt al steeds vaker zakelijk ingezet als webcarekanaal. Maar wordt het WhatsAppgebruik naar een next level getild, net als WeChat? We zien verschillende signalen dat bepaalde toepassingen in één platform worden geïntegreerd  en dat wordt met mondjesmaat ook gedaan, denk bijvoorbeeld aan de Tikkie-app. Het grote verschil met WeChat is wel: bij Tikkie wordt je doorverwezen naar iDeal en op WeChat zet je met je creditcard geld in je eigen wallet in de app. Dat is ook precies een verschil dat laat zien waarom we in Nederland minder snel WeChat-achtige taferelen zullen krijgen, omdat we hier over het algemeen van verschillende systemen gebruikmaken en het vooral afwachten is met welke ontwikkelingen apps komen om die te kunnen integreren of laten samensmelten. Ook marketingblogger Danny Oosterveer ziet niet gelijk een 1-op-1-adaptie in Nederland, daarvoor zouden Nederlandse bedrijven hun eigen IT-systemen en CRM overboord moeten gooien en hij twijfelt of de Nederlandse markt daar klaar voor is. Sommige WeChat-functies worden wel al opgepakt door WhatsApp. In hun visiestuk van afgelopen augustus kijkt WhatsApp naar hoe je – in het kader van klanttevredenheid – je klant nog beter kunt bedienen door die als bank bijvoorbeeld proactief te waarschuwen voor fraude, maar ook door als luchtvaartmaatschappij je klant alvast te attenderen op een vertraagde vlucht.

Is het een app? Is het een mens? Nee, het is een chatbot 

Een mooi voorbeeld van conversational interface: KLM biedt via Facebook Messenger sinds een jaar boardingpasses, boekingsbevestigingen en reisupdates aan. We verwachten dat dit soort ontwikkelingen een vlucht gaan nemen, maar weten nog niet wanneer. Onder andere trendwatcher Jarno Duursma stelt in hetzelfde artikel over KLM dat mede hierdoor ook de chatbots groter worden, omdat er veel meer klantgesprekken kunnen plaatsvinden. Bij enorm grote aantallen is het qua capaciteit of uit efficiëntieoverweging dan niet meer mogelijk om iedere aanvraag ‘menselijk’ te laten beantwoorden. In dat geval is een virtuele assistent die je verder helpt op de app een goed initiatief.  Maar volgens Ted Livingstone draait de innovatie juist niet zozeer de toegevoegde waarde van een menselijke naar een virtuele assistent. Hij ziet vooral dat chatbots een brug gaan slaan tussen de fysieke wereld en de online wereld en niet zozeer banen gaan overnemen. Voorbeeld: nu heb je nog een aparte app om dit te realiseren (denk aan Uber), maar straks kun je de vraag stellen aan de bot in de chatapp die je al op je telefoon hebt staan.

Bereid je voor op 2020: 3 tips

Het is nog niet meteen 2020, maar beter stap je voorzichtig aan boord dan dat je volledig de boot mist. En ondanks dat het afwachten is wanneer er echt een grote chatapp- of chatbotrevolutie komt, kun je wel al wat kleine aanpassingen doen die zorgen dat je op dat moment bent voorbereid.

1. Zorg dat je alle kanalen aanbiedt, zoals gezegd willen mensen graag zelf het medium kiezen waarop ze met je praten. Integreer bijvoorbeeld WhatsApp en Facebook Messenger in je webcareomgeving, als je dat nog niet gedaan hebt.
2. De consument zoekt steeds meer zelf op, maar verlangt ook persoonlijke service. Zorg ervoor dat je je klant zoveel mogelijk tijd bespaart door alles zo gebruiksvriendelijk mogelijk neer te zetten op je website. Verzorg bijvoorbeeld een uitgebreide FAQ-sectie, houd webinars om kennis op te doen en deel videotutorials. En maak jouw klanten het zo makkelijk mogelijk, door - wanneer mogelijk – nog meer service te verlenen via je webcarekanalen, denk aan KLM die extra service biedt op chatapps in de vorm van boardingpasses. 
3. Laat het verschil zien van een medewerker met een chatbot: maak je communicatie persoonlijker en voeg emotie toe. Empathie is waardoor de klant zeker weet nu met een persoon te praten in plaats van met een bot. 

Het is inmiddels moeilijk voor te stellen, maar zo’n 20 jaar geleden werkten de meeste klantenservices met postbussen. Had je een klacht? Dan stuurde je maar een brief. Een organisatie die zo met klanten omgaat, zou nu niet meer kunnen bestaan. Er is ongelofelijk veel veranderd in het domein van de klantenservice. Webcare is hierin het sleutelwoord en zal dat voorlopig nog wel even blijven. In dit blog lees je er alles over, van definities tot trends, toepassingen en tools.

Wat is webcare?

Webcare is nu een vanzelfsprekendheid bij iedere organisatie die klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan. De term webcare lijkt echter geen vaste betekenis te hebben en wordt te pas en te onpas gebruikt. Sommige mensen vinden elke reactie op online berichten al onder webcare vallen, anderen zweren bij de term, zodat ze ’het gevat reageren op social media comments’ een naam kunnen geven.

Maar deze definities zijn nogal technisch, terwijl webcare vooral draait om het doel; (potentiële) klanten online helpen om hun problemen, vragen, klachten of opmerkingen op te lossen. In de kern is dat webcare: online klantenservice. Omdat klanten zich online voor het overgrote deel via social media kanalen laten horen over merken, zou je in plaats van online klantenservice ook social media klantenservice kunnen zeggen.

Wat is webcareniet?

Webcare is dus niets meer en niets minder dan online klantenservice. Waar mensen webcare zeggen bedoelen ze echter vaak iets anders. We leggen deze begrippen voor de duidelijkheid nog even uit.

Community management:

Eén van de vakgebieden die zeer regelmatig wordt aangezien voor webcare. Maar het doel van community management is niet direct om klanten te helpen, maar volgers of publiek te betrekken, te vermaken of nieuw publiek te vinden. De handeling – reageren op social media posts of reacties – is hetzelfde, hoewel je als community manager vooral reageert op comments onder eigen posts.

Voorbeelden hiervan zijn er genoeg:

‍

Maar als je het fout aanpakt…

? pic.twitter.com/smT27q9ZC2

— Alexander *BITCOIN ADS ZIJN NEP* Klöpping (@AlexanderNL) 13 mei 2019

Oké, een tone-of-voice zou de weerspiegeling van de identiteit van een organisatie moeten zijn, maar is dat in de praktijk vaak duidelijk niet. Dan gaat het dus pijnlijk mis, zoals in het voorbeeld hierboven. Volgens mij ligt de oorzaak daarvan in de illusie dat een tone-of-voice iets zou zijn wat je vrij kunt kiezen. Een handig masker dat je opzet om jezelf anders voor te doen dan je in werkelijkheid bent. Wie zich ook maar een beetje heeft ingelezen in thema’s zoals identiteit en imago, weet dat het zo niet werkt.

Een tone-of-voice moet je merk zitten als gegoten. Alleen dan kan het een manier zijn om je uniciteit te laten zien, en een duidelijk herkenbaar geluid te laten horen. Alleen dan geef je jezelf de kans om een merk te worden dat opvalt, waar mensen bewust voor kiezen.

Maar in de praktijk blijkt het nog niet zo gemakkelijk om de juiste toon te vinden. Daarom hebben we een tone-of-voice generator ontwikkeld, die jou op basis van een paar eenvoudige vragen van schrijf- en stijltips op maat voorziet. Liever helemaal zelf aan de slag? Hierbij 5 korte stappen waarmee je een consequente tone-of-voice vindt die past bij jouw merk.

1. Definieer je merkwaarden

Allereerst onderzoek en definieer je jouw merkwaarden. De meeste organisaties hebben een handjevol kernwaarden zwart-op-wit staan, maar wat betekenen die nu voor de organisatie? Worden ze gevoeld in de organisatie, of bieden ze een papieren werkelijkheid? Je gaat kritisch ontleden waar je als organisatie nu écht voor staat. Er zijn verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om die merkwaarden te doorgronden:

Brand personality: lukt het niet goed om te omschrijven wie je merk is? Probeer dan te omschrijven hoe het zich zou gedragen. Wat voor type persoon zou je merk zijn? Als je associaties als arrogant, vriendelijk, ambitieus of attent hebt opgeschreven, ben je al heel dichtbij je merkwaarden gekomen. Het kan ook handig zijn om hobby’s, werk en leeftijd van een merk te bedenken. Dat voelt misschien banaal, maar het helpt je om meer gevoel te krijgen bij de kern van je merk.

Brand story: omschrijf je merk wederom als persoon, maar leg de nadruk op hoe die persoon zich heeft ontwikkeld tot waar hij/zij nu staat. Welke gebeurtenissen hebben elkaar opgevolgd die voor de huidige situatie hebben gezorgd?

2. Bepaal de communicatieve consequenties

Zie de merkwaarden uit stap 1 als vaststaand gegeven en ga na wat de communicatieve gevolgen zijn. Bijvoorbeeld: wat betekent het voor je communicatie, webcare en marketing dat je ‘samenwerking’ en ‘betrouwbaarheid’ hoog in het vaandel hebt staan? Hierbij een aantal praktijkvoorbeelden van onze trainers en consultants, om je wat inspiratie te geven:

Onbevooroordeeld – Neutraal blijven in discussies, maatschappelijk verantwoord zijn.

Deskundig – Professioneel blijven, ervaring uitstralen, geen twijfeltaal of verkleinwoorden.

Vriendelijk – Altijd begroeten en afsluiten, waardering uitspreken.

3. Kies vastigheden

De communicatieve gevolgen hierboven zijn al een handig eerste hulpmiddel om je tone-of-voice vast te stellen, maar ze blijven nog wat vaag en abstract. Wat is professioneel blijven precies? Wat is nu maatschappelijk verantwoord zijn? Daarom zou je deze communicatieve pijlers tastbaarder moeten maken met concrete regels en vastigheden. Voor webcare zou dat het volgende kunnen betekenen:

Onbevooroordeeld – mensen niet aanspreken met hun gender.

Deskundig -  geen slang, geen emoji.

Vriendelijk - tutoyeren, mensen aanspreken met voornaam.

4. Leer van anderen

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je jouw regels eenmaal hebt bepaald op basis van je eigen kernwaarden, kun je gerust ervaringen van andere merken gebruiken om aanvullende do’s en don’ts op te stellen. Onze trainers en consultants komen vanzelfsprekend ontzettend veel verschillende situaties tegen, en hebben daardoor een waslijst aan tips. Een kleine opsomming van webcare-tips:

Do: noem de spelregels bij ongewenst taalgebruik, richt je op feiten, wees inhoudelijk.

Don’t: in de verdediging schieten, je mening geven, meerdere keren per gesprek verontschuldigen.

5. Maak een checklist

Leuk, zo’n stappenplan waarmee je een tone-of-voice hebt vastgesteld. Maar er zijn ongetwijfeld veel communicatielijnen in je organisatie, en vrijwel iedere medewerker krijgt met die nieuwe tone-of-voice te maken. Dan is het printen en verplicht doornemen van zo’n tone-of-voice-document voor elke brief die verstuurd wordt, niet heel efficiënt. Je zal kopietjes van je tone-of-voice steeds vaker in prullenbakken terugvinden, en de implementatie loopt dan uit op een mislukking.

Verwerk je tone-of-voice daarom in een behapbare, gemakkelijke checklist voor medewerkers. Een goede graadmeter voor een checklist is de 1-minuut-regel. Als medewerkers hun reactie, social media post, e-mail of blog binnen één minuut kunnen controleren op de tone-of-voice met behulp van je checklist, dan voldoet hij. Wederom een (flink ingekort) voorbeeld in webcare:

a. Heb je je beperkt tot de feiten in je reactie?

b. Heb je de reactie voorgelegd aan de inhoudelijk deskundige in de organisatie?

c. Zou jij als klant zelf tevreden zijn met deze reactie?

Controleer vervolgens steekproefsgewijs of medewerkers zich houden aan de tone-of-voice. Niet om ze terecht te kunnen wijzen, maar om in te schatten welke afdeling of medewerker wat extra coaching of training kan gebruiken.

Workshop tone-of-voice

Over training gesproken… we merken dat de meeste marketeers, communicatieprofessionals en webcare-managers maar wát graag met hun tone-of-voice aan de slag willen gaan. Maar ja, hoe pak je dat nu precies aan? En waar vind je de tijd? Geen nood. Onze trainers en consultants hebben speciaal voor Coosto-klanten een interactieve workshop Tone-of-voice samengesteld. Daarin maak je onder begeleiding van een Coosto-trainer in één dag een tone-of-voice, en ontvang je nadien alle keuzes in een handig eindrapport.

Ben je hierin geïnteresseerd? Neem contact met ons op.

Want het probleem van een gedachte als ‘Content moet snackable zijn’ is de redenering die erachter schuilt. Feit is natuurlijk dat de tijd van mensen schaars is. Maar de oplossing die we daarvoor lange tijd hanteerden als marketeers, was om content dan maar zo snel en kort mogelijk te laten zijn. Dan zou de doelgroep namelijk veel meer verschillende content in die beperkte tijd kunnen proppen. Maar hoeveel nut heeft het eigenlijk als je 1 van de tientallen of misschien wel honderden merken bent die een 10 seconden aandacht krijgt? Hoeveel impact kun je dan echt maken?

We moeten stoppen genoegen te nemen met die 10 seconden aandacht, want het levert te weinig op en het maakt ons lui. Natuurlijk, er zijn heel veel merken die vissen in dezelfde vijver, maar wij marketeers moeten onze concurrentie helemaal niet als een beperking zien.

Als de productie van je content, de relevantie voor je doelgroep en de distributie van zeer hoog niveau zijn, dan is er wel degelijk uitgebreide aandacht. Mensen trekken er rustig 10 minuten voor uit om een artikel te lezen, een kwartier om een video te bekijken of een uur om een podcast te luisteren. En ja, dat kan een heftige strijd om aandacht worden, die je vast en zeker af en toe gaat verliezen. Je gaat soms merken dat je video minder bekeken wordt dan je had gehoopt, dat je longread minder goed gelezen wordt dan verwacht. Dan heb je twee opties: óf je gaat terug naar je snelle snippets, óf je zet de schouders eronder en gaat voor content met een nóg hogere kwaliteit. Want alleen dan maak je echte, blijvende impact.

Boven: de snelle snippets die we nu nog vaak zien. Onder: de manier waarop je blijvende impact kan gaan maken. 

En er zijn inmiddels voldoende merken die bewijzen dat het kan. Mensen luisteren podcasts van merken, kijken merkdocumentaires en lezen uitgebreide interviews in tijdschriften. Soms wel uren achter elkaar. Maar dat doen ze alléén als het de concentratie waard is. Voor de marketingafdeling – en contentmakers in het bijzonder - ligt er daarom een grote uitdaging de komende jaren: de denkwijze over content moet veranderen. Hoge productie van snelle artikelen, video’s of audiofragmenten – om op die manier zo vaak mogelijk aandacht te krijgen – moeten we achter ons laten. In plaats daarvan moet de focus liggen op kwaliteit, op het toevoegen van waarde. Plaats content op de voorgrond, en laat zien dat je er vooral bent om mensen te helpen in plaats van snel te willen scoren op likes, views en andere conversies.

Gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar daar is het ook een uitdaging voor. Deze denkwijze gaat er in 2019 voor zorgen dat je niet om aandacht schreeuwt, maar deze aandacht eindelijk terecht gaat verdienen.

Communicatie: het begin van medewerkers als merk

Er zijn tal van ontwikkelingen die deze marketing- en communicatietrend hebben ingeluid. Zo is er al jaren het besef dat mensen liever communiceren met mensen dan met bedrijven. Niet voor niks dat het succes van influencer marketing aantoont dat we ons gemakkelijker laten overtuigen door mensen dan door bedrijven. Nu social media platformen hebben aangekondigd dat ze hun platformen vooral weer ‘social’ maken en minder bedrijfsposts gaan tonen, is de optelsom gemakkelijk gemaakt: jouw medewerkers zijn - ook als het gaat om marketing - je meest waardevolle bezit.

Nu social media een stabiele factor zijn in ons medialandschap, is vrijwel iedere communicatieafdeling ervan doordrongen dat de oude manier van communiceren (centraal geregisseerd, alles verloopt via de communicatieafdeling) niet meer houdbaar is. Je collega’s zijn allemaal een potentiële woordvoerder van de organisatie. Maar dat wordt vooral als iets reactiefs gezien, waaruit een duidelijke angst spreekt om de controle te verliezen. ‘Besef wat voor gevaren dit met zich meebrengt, dus maak je collega’s mediawijs’, horen we dan vaak. Het is voor veel marketeers en communicatieprofessionals nog een stap te ver om al die monden ook proactief te gaan benutten. Om hen het verhaal van de organisatie te laten zijn. Maar die terughoudendheid kun je je in 2019 niet meer veroorloven. 

Hoe breng je ‘social’ terug in social media? @SLAM: “Merkaccounts verliezen impact, en medewerkers klakkeloos berichten laten delen is niet authentiek. Start met gemotiveerde collega’s en help hen om zélf content te creëren en het gesprek aan te gaan.” #SSC18 pic.twitter.com/HGjB5CI9G7

— Coosto Nederland (@CoostoNL) 29 november 2018

Berichten van merken worden namelijk 24 keer meer gedeeld als ze via een medewerker komen, medewerkers genereren 2x zoveel clicks dan een bedrijfspost op LinkedIn, en als een medewerker content deelt, dan krijgt die post 8x zoveel engagement als wanneer een bedrijf die content deelt. Zomaar drie feitjes uit een presentatie van digital specialist Stéphan Lam, over precies dit onderwerp. Het bewijs dat het loont om via medewerkers aan je merk te werken, stapelt zich op. Sterker nog, het lijkt de enige manier te worden om nog een organisch bereik te behouden. Ga dus aan de slag met programma’s en projecten om collega’s te faciliteren zodat ze zélf content kunnen gaan maken, cureren en delen. De grootste uitdaging daarbij? Het voorbereiden van de interne organisatie.

Dat onderschrijft ook inbound marketeer Edwin Vlems: “Als parttime zelfstandige krijg ik de kans om bij andere bedrijven een kijkje in de keuken te nemen. Daar kom ik opvallend genoeg nog veel weerstanden tegen.” De interne organisatie heeft echt nog veel aandacht nodig. Daarvoor moet je overigens klein beginnen: richt je op mensen die positief en gemotiveerd zijn. Benut de kennis en expertise van je medewerkers en train ze om hun kennis te delen met de rest van de wereld. Als marketing- of communicatieprofessional sta je op de achtergrond en geef je de juiste handvatten en begeleiding. Je collega’s als woordvoerder dus. Het wordt cruciaal om dat als een kans in plaats van een bedreiging te zien.

Webcare: terug naar de kern

Uit de Stand van Webcare kunnen we traditioneel veel lessen halen voor het volgende webcare-jaar. Zo lag de nadruk van het onderzoek dit jaar - met de opkomst van chatbots en AI in het achterhoofd - op hoe persoonlijk digitaal klantcontact nog is. Doen webcareteams nog wel waar ze ooit voor zijn opgericht: de klant op een persoonlijke en prettige manier helpen? Er zijn zo ontzettend veel razendsnelle ontwikkelingen geweest op het gebied van webcare, zowel technologisch als organisatorisch, dat we zien dat dat soms niet meer helemaal het geval is.

Webcare wordt steeds vaker als een soort contentkanaal geclaimd door de marketingafdeling, om met bombastische acties viral te gaan en zo te werken aan branding. Is het niet dat, dan wordt de webcare-afdeling weer door management gezien als een gemakkelijk ‘slachtoffer’ om verder te automatiseren via kunstmatige intelligentie. Is dat per se iets slechts? Verre van. Maar toffe virals en slimme chatbots zouden vooral uitbreiding van webcare moeten zijn, in plaats van een vervanging van. Nu zie je af en toe mediagenieke en tijdsintensieve acties die één klant als een kind zo blij maken, maar ondertussen een wachtende klant gedesillusioneerd achterlaten. Webcareteams worden soms afgeleid van hun kerntaak en van dat waar ze goed in zijn: mensen op een persoonlijke manier helpen met hun problemen. En dat is wél een slechte zaak, die we in 2019 moeten gaan oplossen. Terug naar de kern dus, om vanuit daar te bekijken hoe we verder kunnen werken aan allerlei leuke extraatjes, waarvan ook andere afdelingen profiteren.

Met Coosto behandelde @NS_online tijdens een januaristorm de drukste webcare-dag ooit zonder problemen. Sterker nog, ze startten de hashtag #StormPoolen en in samenwerking met de reizigers zorgden ze ervoor dat iedereen veilig thuis kwam. #SSC18 #ServiceDoeJeSamen pic.twitter.com/ltSJ3izkJr

— Coosto Nederland (@CoostoNL) 29 november 2018

De toonaangevende organisaties op het gebied van webcare zijn ook in deze terug-naar-de-kern-trend leidend. Zo vertelde een webcare-agent van NS in augustus in de Volkskrant: “Viral gaan is geen doel op zich (…) Ik krijg meer een kick wanneer iemand een tas met dierbare foto’s verliest, we direct de conducteur inschakelen en de tas vinden.” En min of meer hetzelfde geldt voor T-Mobile, waarvan webcare-manager Willem Evers ons op het Social Service Congres toevertrouwde dat het zijn missie is om met T-Mobile eerst het probleem oplossen, en pas daarna eventueel een lolletje te maken. En als die missie door het hele bedrijf doorleefd wordt, hoeft deze trend niet eens meer te zijn dan dat ene zinnetje. Eerst de klant helpen, pas daarna - als de situatie het toelaat - een lolletje.

1. Reputatie wint van imago

Nog niet zo gek lang geleden was imago een sleutelwoord in communicatie. Ik weet nog dat 6 jaar geleden 80% van mijn studiegenoten afstudeerde met een imago-onderzoek. Maar tijden zijn veranderd. Imago is als communicatietrend van het toneel verdwenen. Reputatiemanagement neemt die leeggekomen plek in toenemende mate over en die trend gaat in 2018 doorzetten. Hoewel het onderscheid tussen imago en reputatie op het eerste oog lijkt op een gevalletje what’s in a name, zijn er wel degelijk inhoudelijke verschillen.

Het woord imago heeft een matig imago. Reputatie klinkt stoerder. Er is wel een verschil maar in #communicatie gaat het ook om verleiden en verkopen dus reputatie pakt de plaats van imago.

— Wil Michels (@Wilmichels) 8 december 2017

Volgens onze definitie zit er in reputatie bijvoorbeeld altijd een oordeel verscholen (een reputatie is goed, slecht, uitstekend, belabberd…), terwijl dat bij imago niet per se zo hoeft te zijn. Wij zien imago daarom als beeldvorming en reputatie als oordeelvorming. We voorzien in het komende jaar een sterkere nadruk op reputatie.

Deze verschuiving van imago naar reputatie heeft gevolgen voor de manier waarop je social media in 2018 moet gaan monitoren en meten. In dit geval: niet alleen de inhoudelijke kwalificaties en associaties in kaart brengen, maar ook het oordeel van consumenten over je merk. Meet en rapporteer daarom welke betekenissen en waarden men koppelt aan je merk (imago), maar betrek in 2018 ook vooral het sentiment en het oordeel van je publiek (reputatie) in je analyses.

"Ons merk staat bekend om zijn duurzaamheid en goede arbeidsomstandigheden voor kledingmakers (imago). 53% van de mensen die over ons praat, is positief over ons merk, maar slechts 8% is uitgesproken positief over de kwaliteit van onze kleding (reputatie)."

2. Het algoritme grijpt de macht

In de tijd dat de meeste organisaties hun eerste stappen in social media zetten, zat men met een belangrijk dilemma. Gaan we onze eigen fora bouwen en proberen we mensen te verleiden om ze te gebruiken, of gaan we naar de mensen toe, naar de platformen die mensen al gebruiken? Vrijwel iedere organisatie koos uit kostenoverwegingen voor de tweede optie, en Facebook, X en LinkedIn stroomden in rap tempo vol met bedrijfspagina’s. Dat had lange tijd grote voordelen: lage beheerskosten, geen ontwikkelingskosten en een groot bereik dat zo goed als gratis was.

Het nadeel daarvan komt meer en meer bovendrijven, en zal in 2018 definitief aan het oppervlak zichtbaar worden: organisaties zijn de macht over hun bereik kwijtgeraakt. In alles zijn ze afhankelijk geworden van de algoritmes van de grote social media platformen. Je kunt nog zoveel tijd hebben gestoken in het ontwikkelen van een grote groep Facebook-fans, als datzelfde Facebook besluit haar algoritme in jouw nadeel te veranderen, daalt je organisch bereik alsnog drastisch.

De tijd van veredelde reclame is voorbij

Veel bedrijven hebben social media lange tijd gebruikt als eenvoudige ‘zendkanalen’, waarop ze veredelde reclame deelden die niet aansloot bij de wensen en interesses van het publiek. Social media bedrijven zijn er echter bij gebaat dat de aangeboden content zo relevant mogelijk is voor de gebruiker. Daarom worden bedrijven die daar niet aan voldoen nu via het algoritme ‘gestraft’.

Dat heeft twee grote gevolgen voor jouw social media aanpak. Allereerst wordt de kwaliteit van je content in 2018 de allerbelangrijkste factor in het al dan niet bereiken van je doelgroep. Het wordt essentieel om in je content nauw aan te sluiten bij de beleving van je publiek, en te experimenteren met verschillende vormen content. Dat experimenteren leert ons bijvoorbeeld dat video op dit moment op de meeste social media een hoger organisch bereik behaalt.
Daarnaast zal de strijd om het publiek meer en meer op het advertentievlak uitgevochten worden. Wie weet op een slimme manier met zo min mogelijk budget een zo groot mogelijke groep te vinden? Deze ontwikkeling gaat in 2018 steeds meer kennis van social media advertising vergen van organisaties. Belangrijke trends op dat gebied zijn bijvoorbeeld de advertising via messengers of zelfs directe verkoop op social media.

3. Micro-influencers en brand advocacy

Influencer marketing is één van de belangrijkste marketingtrends van de afgelopen jaren. Het idee achter influencer marketing is gestoeld op de intuïtieve redenering dat een invloedrijk persoon die een product aanprijst meer invloed heeft op onze koopintenties dan een reclame van het bedrijf zelf.

De praktijk heeft laten zien dat deze tactiek werkte als een trein. Bedrijven doken massaal op de Instagrammers en YouTubers met het grootste bereik om hun product aan de man te krijgen. Influencer marketing werd gezien als ideale manier om in korte tijd flink te cashen.

Goedkoper, minder ruis en meer invloed

Ik voorspel dat die mega-influencer-trein volgend jaar iets gaat afremmen. In al ons enthousiasme zijn we namelijk voorbijgegaan aan een belangrijk gegeven. Hoewel we natuurlijk veel aannemen van onze idolen, zijn de mensen die het dichtst bij ons staan nog altijd de grootste ‘influencers’ in ons leven. Een advies van een vriend, zakenrelatie of bekende nemen we eerder over dan dat van onze favoriete voetballer of filmster. Dat verklaart de opkomst van micro-influencers: mensen die geen miljoenenbereik hebben, maar des te meer interactie en invloed op hun specifieke niche. Ben je al met influencer marketing bezig? Overweeg dan om micro-influencers in 2018 in je strategie op te nemen. Stukken goedkoper om te benaderen, je hebt minder ‘ruis’ in je bereik en je krijgt er relatief gezien veel meer invloed voor terug.

Influencer marketing zal in 2018 bovendien flink op de schop moeten om als volwassen industrie te kunnen voortbestaan. Het zogenaamde smash & grab is op korte termijn misschien financieel interessant, maar je kunt er geen strategie op bouwen en het is op termijn onhoudbaar. Als je een beroemdheid voor de 3^e keer een ander frisdrankje ziet aanprijzen, is het immers onvermijdelijk dat hij zijn geloofwaardigheid en daarmee zijn invloed verliest. Niet alleen bedrijven, maar ook social media platformen en influencers zelf worden daardoor kritischer op de producten die gepromoot worden. Zo hebben YouTube en Instagram codes in het leven geroepen die moeten zorgen voor meer transparantie in reclameboodschappen. En we merken dat influencers niet meer zomaar ieder product of dienst promoten, omdat het hen immers ook op reputatieschade kan komen te staan.

Duurzame relaties
Wil je op een duurzame manier invloedrijke mensen aan je merk binden? Je merk laden met de waarden die mensen koppelen aan deze influencers? Dan zal je in 2018 de kant moeten kiezen van brand advocacy: oprechte relaties tussen merken en influencers. Door een goede band met relevante influencers op te bouwen en ze te enthousiasmeren over je product, merk of organisatie, creëer je merkambassadeurs die op den duur niet meer grof betaald hoeven te worden om jouw product aan te prijzen. Ze doen het graag, gratis en met overtuiging.

Op deze manier komt influencer marketing een stuk dichter bij de eigenlijke definitie, zoals Forbes die hanteert: "A nonpromotional approach to marketing in which brands focus their efforts on opinion leaders, as opposed to direct target market touchpoints."

4. Inflatie van snelheid in webcare

In 2001 wilde iedereen op mijn middelbare school ineens een mobiele telefoon van Nokia. Nokia was het eerste merk dat het voor elkaar kreeg om een kleurenscherm in een mobiele telefoon te bouwen, en onderscheidde zich daarmee van de concurrentie. Wát een innovatie: een kleurenscherm in een klein apparaatje. Mensen moesten en zouden een Nokia hebben. Niet veel later lukte het ook andere fabrikanten en moest Nokia aan de slag met nieuwe manieren om zich in de kijker te spelen.

Ik zie paralellen met webcare. Bepaalde factoren waarmee een bedrijf zich kortgeleden nog kon onderscheiden, zijn inmiddels gemeengoed geworden. In de beginjaren van webcare werden bedrijven bijvoorbeeld bedolven onder complimenten als ze een klant snel te woord stonden via social media. ‘Wat een verademing om zo vriendelijk geholpen te worden via X!’. Tegenwoordig is het veel minder bijzonder – sterker nog: haast vanzelfsprekend – als iemand binnen een uur netjes antwoord krijgt.

Zoek nieuwe onderscheidende punten

Het wordt in 2018 daarom belangrijk om andere punten dan snelheid te vinden als je je écht wilt onderscheiden met webcare. Je moet sowieso snel blijven reageren. Maar kijk daarnaast bijvoorbeeld eens naar verdergaande personalisatie in je berichtenafhandeling. Door bijvoorbeeld een koppeling te maken tussen je CRM en je webcare-tool, wordt het gemakkelijker om de juiste aanknopingspunten te vinden. Zie je bijvoorbeeld dat het al de tweede keer is dat iemand een probleem meldt? Of weet je dat de vraagsteller een trouwe klant is? Maak er gebruik van in je antwoorden, en verras mensen positief met je klantvriendelijkheid en kennis van zaken.

Tijdens het Social Service Congres in november werd in verschillende presentaties ook al uitgebreid ingegaan op een nieuwe stap in personalisatie van klantcontact.

5. Focus op vooruitgang

De economische crisis ligt achter ons, de werkgelegenheid stijgt en de blik van organisaties gaat weer op de toekomst. Toch blijven we in deze tijd van voorspoed heel conservatief in onze webcare-doelstellingen. Ik zie in 2017 nog steeds veel bedrijven die webcare gebruiken met als voornaamste doel ‘het voorkomen van een crisis’. En waarom dan precies webcare? ‘Omdat onze klanten nu eenmaal online zijn en van ons verwachten dat we daar reageren op vragen’.

Natuurlijk is het voorkomen van een reputatiecrisis een legitiem doel. Natuurlijk is het goed om daar te zijn waar je klant is. Maar het is zo gericht op het behouden van de status quo, het heeft zo weinig met durf en vooruitgang te maken. Terwijl dit een uitgelezen periode is om juist aan de slag te gaan met een verbeteringsslag.

Deze economische focus op vooruitgang zou zich daarom in 2018 moeten vertalen in jouw webcare-doelstellingen. Kijk dus verder dan het voorkomen van een crisis, en stel jezelf juist een betere reputatie als doel. Mik niet op het stabiliseren van het aantal klachten, maar ga juist voor meer complimenten, een hogere NPS en meer tevreden klanten. Mijn collega Marieke schreef eerder ‘Reputatiemanagement is meer dan damage control’ en ze maakt daar een uitstekend punt.

Veel succes in 2018

Samenvattend een jaar dat volgens mij in het teken gaat staan van oprechte relaties, relevante content en een groeiende vraag naar aantoonbare resultaten. Verre van een complete lijst, maar wel vijf trends waar je mee vooruit zou moeten kunnen. Gebruik ze om bepaalde accenten in je strategie te verleggen, te experimenteren met nieuwe disciplines of gewoon om in het achterhoofd te houden. Veel succes in 2018!

1. Customer service hoeft niet beter en sneller

Service verlenen via social media is inmiddels niet meer weg te denken bij de meeste bedrijven. En dat is zowel een vloek als een zegen. Dat vindt Polle de Maagt, digital strateeg: “Het wordt steeds moeilijker om je te onderscheiden van de rest. Wij consumenten verwachten namelijk steeds meer van service.” En de cijfers laten zien dat het overgrote deel van de bedrijven nog niet aan die verwachtingen kan voldoen. In 2016 werd slechts 5% van de verwachtingen van consumenten overtroffen. Ernst-Jan Kruize van gemeente Utrecht beaamt deze ontwikkeling. Social media maken de klant dominant, waardoor de lat in de toekomst nog veel hoger zal liggen. De klant bepaalt namelijk zélf wanneer hij in contact treedt met een bedrijf, terwijl het andersom veel lastiger wordt om als bedrijf in contact te komen met de klant.
 

“De omgekeerde wereld wordt werkelijkheid: bedrijven komen in de wachtrij te staan bij de klant.”

Toekomstvisie van Erik-Jan Kruize. #SSC17 pic.twitter.com/YpiYcae1op

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

Een belangrijke manier om daarop in te spelen, is om consumenten persoonlijk te benaderen. Customer servive kán in de toekomst namelijk niet sneller, beter of groter opgezet te worden. Ook meer kennis gaat niet het verschil maken voor jou als bedrijf. De menselijke connectie daarentegen wél. De data die we op basis van customer service verzamelen, moeten we gaan inzetten in real life. In de échte wereld mensen blij gaan maken. Niet social first, maar human & solution first.

“Niet social first, maar human first en solution first”, @Polledemaagt. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

2. Zonder een stevige basis, geen resultaat

Een andere, belangrijke takeaway van dit congres: zorg dat je basis op orde is. Je kunt de meest strakke social campagnes bedenken en de vetste visuals delen, maar als klantvragen niet worden beantwoord, dan betekent dat één ding: afbreuk van je merk. Alleen al daarom is het belangrijk om de basis van customer service goed neer te zetten in je organisatie.

Zorg vervolgens dat je er bent voor je klanten, op de plekken waar zij ook zijn. Een belangrijk punt daarbij: bepaal van tevoren hoe je brand persona eruit ziet. Dus niet hoe je klanten eruit zien, maar hoe jij eruit ziet als bedrijf. Wie ben je? Wat wil je uitstralen? Hoe ga je consumenten aanspreken online? En ben je daarbij nieuwsgierig? Voer je graag gesprekken online? Of volstaat een enkel antwoord? Belangrijke vragen, al helemaal als je webcareteam uit meerdere mensen bestaat. Zo kan namelijk iedere webcareagent zich identificeren met je organisatie, wat leidt tot consistente communicatie. Resultaat? Een sterker merk.

“Webcare agents zijn het gezicht van je organisatie”, aldus @MarlousHeiser van Adidas. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

3. Customer service als input voor content marketing en productontwikkeling

Via social worden er veel vragen en problemen afgehandeld, maar de customer service afdeling is inmiddels al lang niet meer het afvoerputje van het bedrijf. Deze levert namelijk ook veel waardevolle haakjes op om content mee te creëren. Zo zet Allerhande elke maand een klantvraag centraal in het magazine (“Is wild écht wild?”) en beantwoordt KLM veelgestelde, opvallende vragen uitgebreid in een blog. Daarnaast is customer service een uitgelezen manier om je product te optimaliseren. Zet de brand ambassadors bij elkaar in een community en vraag hen niet alleen proactief om feedback, maar laat ze ook meedenken over een nieuw product of feature. Zo bind je klanten en creëer je samen een product dat beter aansluit bij de wensen en behoeften van je doelgroep.
 

“Merken worden tegenwoordig gedefinieerd door wat ze doen, niet wat ze zeggen”, aldus @Polledemaagt. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

4. Mensen verzamelen ervaringen, geen producten

Naar mijn mening de belangrijkste takeaway van de dag: mensen verzamelen ervaringen, geen producten. Raymond Klompsma van srprs.me vertelde hoe ze daar bij srprs.me op inspelen: door reizigers te behandelen alsof het hun vrienden zijn. Dat resulteert in een hele persoonlijke aanpak, die voelbaar is vanaf het begin dat je een reis boekt totdat je weer thuis bent.  Zo is elke boeking persoonlijk dankzij een srprs.me consultant, worden reizgers regelmatig getrakteerd tijdens de vakantie (“het 1^e biertje is van ons!”) en sturen ze een ‘welkom thuis!’- kaartje zodra de reis is afgelopen. En die persoonlijke aanpak werkt. Inmiddels hebben ze een community met 25.000 reizigers. Stuk voor stuk brand ambassadors. En dat blije klanten de motor zijn achter groei, blijkt ook: maar liefst 60% van de nieuwe reizigers komt binnen door middel van Word of Mouth. Ook srprs.me zegt: reiziger first, technology second.
 

“Behandel je klanten alsof het je vrienden zijn.”

De belangrijkste les van @raymondklompsma van @srprsme. #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

5. Geen toekomst voor customer service zoals we het nu kennen

Daar waar customer service nu vooral wordt gebruikt om vragen en problemen af te vangen, gaat dat er in de toekomst heel anders uitzien. Ja. Vragen en problemen zullen nog altijd gesteld worden via social media, maar veel minder. We produceren namelijk steeds duurzamere producten: waar vroeger een lamp na 500 branduren stuk ging (want: verkoopkans), richten we ons steeds meer op duurzame producties. Dat is immers ook wat de klant tegenwoordig verwacht. Om die reden is het belangrijk om veel eerder in de klantrelatie aanwezig te zijn. Potentiële klanten kunnen – gezien de keuzestress – wel wat ondersteuning gebruiken bij het maken van keuzes. Een rol die vooral voor customer service is weggelegd. Daarbij zien we de ontwikkeling dat consumenten tegenwoordig alleen willen betalen voor dat wat ze daadwerkelijk gebruiken. Om die reden wordt gebruiksoptimalisatie steeds belangrijker, waarbij customer service de helpende hand is. Zij kunnen een klant adviseren hoe ze een product of dienst beter kunnen gebruiken door actief mee te denken. Zo kan een klant álles uit een product halen.

6. Chatbots, chatbots, chatbots

Het leek even de rode draad te worden op het Social Service Congres: ‘chatbots’. Van VGZ tot aan Allerhande en Adidas: allemaal experimenteren ze met chatbots als verlengstuk van hun online dienstverlening. De belangrijkste les die we daaruit kunnen trekken? ‘Standaard’ vragen kunnen prima door een chatbot worden afgevangen. Denk bijvoorbeeld aan ‘Waar is mijn order?’ en ‘Wordt mijn bril vergoed?’. Complexe vragen zijn én blijven weggelegd voor webcareagents. Stefan Visser van VGZ benadrukt daarbij dat je de klant in een chatgesprek vooral niet de indruk moet geven dat hij/zij met een persoon praat. “Wees eerlijk en laat de klant weten dat deze een bot tegenover zich heeft. Erg belangrijk in het kader van verwachtingen managen: een chatbot is nou eenmaal stukken minder persoonlijk.” Marlous Heiser van Adidas geeft daarbij aan dat een chatbot echt niet meteen de nieuwe Siri hoeft te zijn. Begin klein, kijk of het werkt: al doende leert men. Daar heb je veel meer aan dan eindeloos blijven doorontwikkelen zónder ook maar enige klantfeedback te ontvangen.
 

“Een bot hoeft niet meteen alles te kunnen. Don’t try to invent the new Siri!”, @MarlousHeiser #SSC17

— Coosto Nederland (@CoostoNL) November 30, 2017

Al met al een leerzame dag, waarbij één ding duidelijk is: customer service gaat én moet persoonlijker worden in de toekomst. En die persoonlijkheid zou nog weleens hetgeen kunnen zijn wat jou gaat onderscheiden van je concurrentie. Of je daarin mee moet? Dat laat ik nog altijd in jouw handen.

Doe er in ieder geval je voordeel mee. 

1. Messaging service voor webcare wordt nog belangrijker
Uit het ‘Whats Happening Online’-onderzoek van Ruigrok NetPanel blijkt dat Facebook nog steeds de meeste gebruikers heeft. Samen met WhatsApp domineert Facebook het socialmedia-landschap. Maar liefst 93% van alle ondervraagden uit het onderzoek geeft aan WhatsApp actief te gebruiken. X valt binnen alle leeftijdsgroepen buiten de top 5 meest gebruikte socialmedia-kanalen en het aantal actieve gebruikers neemt al jaren af. Vooral X wordt door veel bedrijven gebruikt als hét kanaal voor webcare, terwijl hiermee niet de volledige doelgroep wordt bereikt.
 

Conclusie is dat bedrijven die gebruikmaken van webcare in 2017 niet meer om WhatsApp heen kunnen als extra kanaal voor webcare. Webcare verschuift steeds meer naar Appcare en hiernaast biedt WhatsApp alsook Facebook Messenger meerdere voordelen ten opzichte van traditionele social media. Uit een case van Omoda blijkt dat de NPS via het kanaal WhatsApp een score oplevert van 77 en dat is bijzonder hoog. De gemiddelde NPS binnen de branche bedraagt 33. Volgens klanten is WhatsApp laagdrempelig en kost het weinig moeite om een vraag beantwoord te krijgen.

2. Beslissingen gebaseerd op dialogen worden leidend
 

Veel bedrijven monitoren enkel nog losse berichten. In 2017 wordt het belangrijk dat we ons hier niet op blindstaren. Bedrijven beschikken meestal wel over tools, maar ze gebruiken die vaak om middels een bepaald zoekwoord na te gaan welke berichten er werden gepubliceerd over hun merk. Uit onderzoek uitgevoerd door Coosto blijkt dat maar liefst 40% van alle berichten reacties zijn op een bepaalde publicatie en daarin wordt de zoekterm niet per definitie genoemd. Deze reacties werden eerst dan ook niet meegenomen in de resultaten. Het monitoren van zogenoemde ‘gerelateerde reacties’ heeft enorm impact op activiteit- en sentimentscores. Eén positief bericht kan meerdere negatieve reacties hebben (de dialoog). Nu wordt enkel het bericht gezien als positief, terwijl het daadwerkelijk een negatieve impact heeft op het merk of de campagne.

Situatie 1:

Situatie 2:

In bovenstaande situaties is duidelijk zichtbaar dat het totale aantal berichten bijna is verdubbeld. Het positieve sentiment, op basis van de complete dialoog, is hoger dan het negatieve sentiment. In tegenstelling tot situatie 1, hierin is het negatieve sentiment hoger is dat het positieve sentiment.

3. Focus op crisispreventie en omzetverhoging
 

Laatst stelde ik enkele bedrijven de vraag waarvoor ze monitoringtools inzetten, waarop ik veelal als antwoord kreeg: reputatiemanagement. Als ik doorvroeg naar het doel van monitoring, werd het voor enkele bedrijven al lastiger om hier een concreet, eenduidig antwoord op te geven. Veel bedrijven vinden het lastig te meten wat een tool oplevert, terwijl die dagelijks wordt gebruikt. Als een bedrijf monitoring inzet, is het belangrijk dat men beseft wat voor probleem monitoring oplost en dat het niet gewoon een zoveelste applicatie is.

Op basis van de gesprekken zie ik duidelijk twee doelen. Enerzijds heb je het doel crisispreventie en aan de andere kant moet een tool zorgen voor omzetverhoging. Crisispreventie wordt voornamelijk ingezet om in te spelen op negatieve berichten die zich in een korte tijd snel kunnen uitbreiden. Realtime monitoring op basis van crisispreventie voorkomt of beperkt merkschade. Een tweede belangrijke pijler is omzetverhoging. Monitoring in 2017 draait – zoals eerder aangegeven - niet meer om enkel het monitoren van het aantal berichten, maar dat van de totale dialoog. Waar veel monitoringtools nog gebruikt worden om enkel te ‘monitoren’ zien wij een verschuiving naar kwalitatief marktonderzoek. Monitoring wordt steeds meer ingezet voor het achterhalen van achterliggende motieven en meningen binnen een groepsdiscussie. Door meer diepgaande analyses uit te voeren via een monitoringtool kom je erachter wat er echt speelt bij de doelgroep. Hier kan je marketingactiviteiten op aanpassen. De marketingactiviteiten zullen veel effectiever zijn, omdat de communicatie volledig is afgestemd op de doelgroep. Het gevolg: meer omzet door betere campagnes.

4. Realistische pr-waarde: (on)zin?

Het uitdrukken van pr-inspanningen in geldwaarde blijft altijd een onderwerp dat ter discussie staat. Echter worden algoritmes voor het meten van pr-waarde steeds beter. Voorheen werd nog énkel gekeken naar wat het online bericht zou hebben gekost als je het zou moeten inkopen op een website.  Nu zijn er honderden andere regels waardoor de pr-waarde veel realistischer wordt. Enkele belangrijke extra regels die de impact van pr-waarde beïnvloeden:

• Staat een bericht op een website boven of onder de vouw?
• Hoe diep in de website staat het bericht?
• Hoeveel dagelijkse impressies en bezoekers heeft de pagina waarop het bericht staat?
• Wat is het sentiment van het bericht?
• ​Hoeveel invloed heeft de website of het social media profiel (volgers)?

Hiernaast biedt inzicht in pr-waarde uitstekende mogelijkheden om snel te kunnen bepalen of een online marketingcampagne is geslaagd. De pr-waarde geeft een bandbreedte aan van wat een campagne online heeft opgeleverd. Door middel van de pr-waarde zie je snel hoe goed een bericht is opgepakt (viral is gegaan) zonder dat je daarvoor advertentieruimte hebt moeten inkopen. In 2017 verwachten wij dat algoritmes voor het meten van pr-waardes nog beter worden en daarmee ook de resultaten. Er kan nog beter gekeken worden naar historische data van geïndexeerde websites en de aandacht vanuit R&D-teams voor deze feature heeft een hoge prioriteit.

5. Impact van influencers op merkimago wordt nog groter

Niemand kan het nog ontkennen: influencers zitten overal. De opkomst van influencers in 2016 was extreem groot. Bloggers en vloggers worden bekende Nederlanders en bedrijven werken maar al te graag samen met deze influencers. Het monitoren van (potentiële) influencers en zijn online discussies zullen in 2017 nog belangrijker worden. Influencers hebben grote invloed op merkimago en zorgen voor een hoog engagement met een merk. Bij een juiste inzet van influencers boost je het positieve sentiment en genereer je verkopen. Zo zet Omoda Anna Nooshin in voor branding en het vergroten van de online en offline verkopen.
 

Via monitoring is de impact van haar vlog goed te zien. Eén bericht op haar video via Facebook heeft een discussie tot stand gebracht van 98 reacties, waarin 65% positief en maar 2% negatief is.
 

Monitoring kan dus enorm helpen om het effect van een influencer te analyseren. Wij zien dat steeds meer bedrijven via monitoring aan effectmeting doen alvorens ze een campagne starten met een influencer. Via een monitoringtool is het eenvoudig om te analyseren of een influencer bijdraagt aan een beter merkimago en deze informatie biedt enorm veel waarde om het marketinginstrument te kunnen beoordelen. Influencermarketing is meer dan alleen bereik en in 2017 verwacht ik dat bedrijven veel verder kijken dan enkel impressies, likes of retweets. Met name de discussies zullen relevante inzichten geven waar bedrijven echt iets aan hebben.

6. Het inzetten van monitoring voor social selling

De overvloed aan beschikbare data vanuit social media bieden uitstekende mogelijkheden voor het toepassen van social selling. Er wordt veel gedacht dat social selling alleen voor de B2B-branche ingezet kan worden, maar ik voorspel dat in 2017 meer B2C-bedrijven de kansen van social selling gaan benutten om indirect en direct sales te genereren. Vanuit een mediamonitoringtool is het heel eenvoudig om vanuit alle data koopintenties te signaleren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te zoeken naar een bepaalde behoefte of probleem of product- of merknaam. In een eerder artikel schreef ik over hoe je sales kan verhogen door de inzet van social selling.

‍

Chatbots zijn een snel groeiend communicatiekanaal voor organisaties, dankzij de praktische en kostenvoordelen. Maar hoe ervaren klanten dit? Zijn zij voorstander van geautomatiseerde webcare processen, of ontbreekt het ze toch aan menselijk contact? Coosto onderzocht de publieke opinie. 

‍

De realiteit: frustraties rondom geautomatiseerde webcare

Uit onderzoek met behulp van Coosto’s social listening module blijkt dat van de bijna 800 geanalyseerde berichten slechts 17% positief is over deze geautomatiseerde oplossingen, tegenover een ruime 27% die hier negatief over denkt. Dat duidt direct op een duidelijk gat tussen de behoeften van klanten en organisaties. Klanten geven aan dat empathie, flexibiliteit en écht persoonlijk contact ontbreekt in de geautomatiseerde oplossing.

‍

‍

Het risico: wat als bedrijven alleen op automatisering vertrouwen?

Vanuit commercieel oogpunt zijn de voordelen voor automatisering van webcare & klantenservice duidelijk: met chatbots maken zij een grote efficiëntieslag, doordat deze meerdere cases tegelijk afhandelt aan de hand van Conversational AI. Het is een schaalbare oplossing, die leidt tot consistente en snelle afhandeling van inkomende vragen en klachten. 

Maar er is een keerzijde van de medaille. Op social media circuleren steeds vaker klachten over chatbots die standaardantwoorden herhalen zonder het probleem echt op te lossen. Dit zorgt voor frustratie en negatieve online publiciteit. 

Met de volgende risico’s als gevolg:

• Negatieve impact op klanttevredenheid: klanten willen gehoord en begrepen worden, niet een standaardantwoord krijgen. Complexe vragen blijven onbeantwoord: als ze merken dat een Chatbot niet de gewenste oplossing biedt, wordt een ontevreden klant een boze klant.
• Schade aan klantrelaties: op lange termijn leiden ontevreden klanten voor verstoorde klantrelaties: klanten gaan op zoek naar alternatieven waar ze wel gehoord worden. Zo verlies je trouwe klanten en neemt je klantloyaliteit dus af. 
• Verminderde verkoop: klanten lopen weg, waardoor jouw conversiecijfers afnemen. 

De vraag die hieruit voortkomt, is: wegen bovengenoemde risico’s op tegen die efficiëntieslag?

‍

De oplossing: menselijk én efficiënt met slimme ondersteuning

Bovenstaande voorbeelden betekenen echter niet dat automatisering volledig uit den boze is. Zeker niet. Want de voordelen omtrent schaalbaarheid, consistentie en snelheid zijn ook voor klanten voordelig. Ze worden sneller geholpen, mits automatisering juist wordt ingezet. Kortom, de beste aanpak combineert persoonlijke webcare met de snelheid en efficiëntie van slimme automatisering.

Met Coosto’s webcare-oplossing reageer je sneller en efficiënter door:

• Realtime monitoring van klantvragen via social media en livechats
  Zo belanden alle klachten, vragen en opmerkingen direct in één overzichtelijke inbox, wat het een stuk efficiënter maakt om hier snel op te reageren. 
• Automatische routering van vragen naar de juiste medewerker
  Met automatische case assignment komt het bericht direct bij een beschikbare webcare agent terecht. Dat betekent nóg sneller antwoord op de vraag, en dus een tevreden klant. 
• Sentimentanalyse
  Zo prioriteer je automatisch welke berichten direct menselijke aandacht nodig hebben.

De gulden middenweg: klant snel naar tevredenheid geholpen, en voor organisaties resulteert dit in kortere reactietijden (waardoor hogere volumes van berichten verwerkt kunnen worden), hogere klanttevredenheid en sterkere klantrelaties.

‍

Slimme webcare is de toekomst

Onze conclusie: volledig geautomatiseerde webcare werkt niet – als je succesvol wilt zijn én blijven. Klanten willen een menselijke touch en blijven dat ook verwachten in de toekomst. Chatbots schieten tekort in empathie, maar ook bij het afhandelen van complexere vragen. Dat leidt tot ontevredenheid, wat grotere gevolgen kan hebben voor merkreputatie en de loyaliteit van klanten. 

Met de juiste tooling zoals Coosto automatiseer je processen om snelle afhandeling te garanderen, en houd je tegelijkertijd grip op klantinteracties en verbeter je de service-efficiëntie. Bovendien monitor je continu hoe jouw (potentiële klanten) online over je praten, waardoor je altijd een actueel en realistisch beeld hebt van het sentiment.

Wil jij jouw webcare naar een hoger niveau tillen met slimme automatisering en persoonlijke service? Ontdek wat Coosto voor jouw organisatie kan betekenen in een gratis demo.

El 89% de los clientes abandona una marca tras una mala experiencia, lo que convierte la calidad del servicio de atención en un factor decisivo para la fidelización.

‍

Para que tu marca destaque, es fundamental ofrecer una experiencia al cliente excepcional en redes sociales que no solo sea capaz de satisfacerlos, sino de convertirlos en los mejores embajadores de tu negocio. 

‍

En este artículo, te compartimos 4 razones clave para integrar el webcare en tu estrategia y fortalecer la relación con tus clientes desde hoy mismo.

‍

Razón 1: Mejora la satisfacción del cliente

‍

Cuando los clientes contactan con una marca, esperan respuestas rápidas y efectivas, ya sea para resolver dudas, expresar inquietudes o tomar una decisión de compra. Pero una respuesta no es suficiente, buscan una atención proactiva, personalizada y eficiente.

‍

Una mala gestión del servicio de atención puede afectar seriamente la percepción de tu marca.

‍

Entonces, ¿cómo mejorar la experiencia del cliente en redes sociales? 

‍

Implementar una estrategia de webcare estructurada te permite centralizar y optimizar la gestión de todas las interacciones online. Además usando una plataforma adecuada, puedes responder en tiempo real, asegurando respuestas más ágiles y una mayor consistencia en la comunicación. Esto no solo resuelve dudas de manera eficiente, sino que fortalece la confianza del cliente y mejora su relación con tu marca.

‍

Razón 2: Cuida tu reputación online y previene crisis

‍

Sin una estrategia de webcare bien definida, una crítica negativa o una mala experiencia de un cliente pueden viralizarse rápidamente y afectar seriamente la reputación de tu marca. Aunque no podemos controlar todo lo que se dice en internet, sí podemos anticiparnos a estas situaciones y convertirlas en oportunidades para fortalecer la relación con nuestros clientes.

‍

Al integrar un sistema de escucha social en tu estrategia, puedes monitorizar en tiempo real todas las menciones de tu marca, identificar posibles problemas antes de que escalen y actuar rápidamente para minimizar su impacto. Responder con agilidad y transparencia no solo ayuda a contener situaciones de crisis, sino que también puede transformar una experiencia negativa en una oportunidad para fortalecer la relación con tus clientes. 

‍

“Gracias a Coosto, hemos transformado la manera en que interactuamos con nuestros clientes en redes sociales. La combinación de la función Listen, que nos permite realizar una escucha social activa, y Engage, el inbox centralizado para gestionar todos los mensajes, nos ha permitido agilizar significativamente la atención al usuario y responder a sus consultas en tiempo real”.- Javier Torres Jiménez, Responsable multimedia del proyecto T-mobilitat.

‍

Razón 3: Aumenta la conversión y las ventas

‍

Un webcare eficaz tiene un impacto directo en tus ventas recurrentes. Ser proactivo en la atención al cliente y ofrecer respuestas directas y personalizadas en el momento adecuado no solo resuelve dudas, sino que fomenta la confianza y acelera la decisión de compra. Esto se traduce en más conversiones y una mayor rentabilidad para tu negocio.

‍

Una atención ágil reduce la incertidumbre y elimina barreras que podrían frenar una compra. De hecho, las marcas que mantienen una comunicación efectiva en redes sociales aumentan sus posibilidades de transformar a los usuarios en clientes leales.

‍

La fidelización no solo mejora la retención, sino que también incrementa el valor de cada cliente. Según un estudio de la consultora estratégica McKinsey, basado en el análisis de más de 900 empresas en la última década, la mejora de la experiencia del cliente tiene un impacto significativo en el rendimiento empresarial. Los resultados muestran un incremento en las ventas del 15% al 20%, una reducción de costes de entre el 20% y el 50%, y una mejora en la satisfacción del cliente de entre el 10% y el 20%.

‍

Estas interacciones con clientes más fieles también pueden desembocar en oportunidades de cross-selling o up-selling. Al comprender mejor las necesidades de tus clientes, puedes ofrecerles productos o servicios adicionales que complementen su compra inicial. Esto no solo ayuda a mejorar la experiencia del cliente, sino que también aumenta el ticket promedio, maximizando los ingresos de cada interacción.

‍

‍

Razón 4: Maximiza la eficiencia

‍

Una atención al cliente eficiente es el resultado de una estrategia bien definida y de un equipo alineado hacia un objetivo común: ofrecer la mejor experiencia en redes a los clientes. Sin embargo, el verdadero desafío no es solo atender bien, sino gestionar los recursos y optimizar los procesos para hacerlo de manera sostenible y escalable.

‍

Aquí tienes algunos consejos clave para maximizar la eficiencia de tu equipo:

‍

• Centraliza todos los canales de comunicación en una única plataforma. Gestionar interacciones desde diferentes redes sociales puede ser caótico si no cuentas con la herramienta adecuada. Usando soluciones como Coosto, puedes gestionar interacciones desde distintas redes con un solo panel. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y coherencia en la comunicación.

‍

• Optimiza tiempos y asigna tareas estratégicamente. Prioriza las consultas urgentes y asigna aquellas más específicas al miembro del equipo más adecuado, asegurando que cada problema se resuelva de manera eficiente y oportuna.

‍

• Utiliza el análisis de datos para tomar decisiones informadas. Obtén informes detallados sobre el rendimiento del equipo, los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente. Estos datos permiten identificar áreas de mejora, ajustar la estrategia y maximizar la productividad de tu equipo sin sobrecargarlo.

‍

Optimiza tu webcare con Coosto

‍

Coosto es la herramienta que te permite implementar de manera eficaz una estrategia de webcare, optimizando el tiempo y los recursos de tu equipo mientras fortaleces la relación con tus clientes.

‍

Solicita una demo ahora y descubre cómo Coosto puede optimizar tu atención al cliente y ofrecer una experiencia superior en redes sociales.

‍

‍