Een haalbare content planning: 7 tips uit de praktijk
1. Ga in gesprek met stakeholders voordat je de content planning maakt
De kans is groot dat je deze blogpost leest omdat jij degene bent in jouw organisatie die achter de knoppen zit van de contentstrategie, de contentplannen en de content planning. Toch is het niet verstandig om (in je eentje) de baas te spelen over die documenten.
Als je wil dat de planning die je maakt ook echt behaald wordt, en dat is hoogstwaarschijnlijk het geval, kun je beter afstemming zoeken en het gesprek met stakeholders aangaan. Jij kunt namelijk denken dat een tijdsinvestering van een paar uur prima haalbaar moet zijn, maar wat als iemand al tot over zijn oren in het werk zit voor andere projecten? Als een olifant in een porseleinkast te werk gaan heeft dan niet zoveel zin.
Zorg ervoor dat je van tevoren een beeld hebt van het aantal beschikbare uren vanuit de betrokken stakeholders, en bespreek wat henzelf haalbaar en reëel lijkt. Natuurlijk moet je daarbij ook je eigen doelstelling en deadline in het achterhoofd houden, maar het heeft niet zoveel zin om druk te zetten op stakeholders die de tijd simpelweg niet hebben. Grote kans dat je planning dan in de soep loopt. En daar schiet je weinig mee op.
2. Plaats onmisbare content vooraan in je content planning
Plan in de creatiefase niet het laaghangend fruit eerst, maar juist de contentuitingen die het meest bijdragen aan het verhaal dat je wil vertellen. Vaak is het verleidelijk om te starten met de meest praktische, minst tijdrovende content assets – ‘want het is fijn om de smaak te pakken te krijgen’.
Dat is volledig begrijpelijk, maar toch niet slim als je meer resultaat uit je contentplanning wil halen. Je kunt beter beginnen met de allerbelangrijkste content, die het meest bijdraagt aan het verhaal dat je wil vertellen. Plan de meest essentiële content assets als eerst, tot je uiteindelijk – tegen het einde van je planning – alleen nog ‘nice to have’-content over hebt. Lukt het je om die ook te maken? Top! Gaat er iets mis, en loop je vertraging op? Dan is er alsnog geen man overboord: het verhaal dat je met jouw content wil vertellen staat nog steeds als een huis.
3. Ook voor een content planning geldt soms: less is more
Deze tip hangt samen met de vorige: plan niet te veel content. Natuurlijk is het verleidelijk om alle content assets die je hebt bedacht in te plannen, maar niets zo demotiverend als een deadline die steeds niet gehaald wordt. En bedenk dat er altijd onvoorziene tegenslagen zijn, waardoor geen enkele planning precies loopt zoals je had bedacht.
Als je met jouw team te vaak een deadline misloopt, kan het er zelfs toe leiden dat die deadline nog amper als deadline wordt beschouwd. De uiterste datum waarop een stuk content af moet zijn is dan eerder een ‘richtdatum’. Om dat te voorkomen, kun je beter wat minder taken inplannen.
Eventueel plan je de taken die te veel zijn op een reservelijst. Mocht er tijd over zijn, kun je die taken alsnog gaan oppakken. Zo niet, zijn het wellicht nog goede ideeën om in de toekomst op te pakken.
4. Houd in je content planning rekening met onderlinge afhankelijkheden
Je verkijkt je soms op de haalbaarheid van taken als je puur focust op het aantal uren dat nodig is om een taak te volbrengen. Dat heeft te maken met onderlinge afhankelijkheden. Zo kan een contentstrateeg pas met de uitwerking van het verhaal aan de slag als de marketingmanager zijn akkoord geeft. Pas dan kan de copywriter het uitgewerkte verhaal aanscherpen. Pas dan kan de contentbeheerder de content online zetten en pas dan kan de online marketeer ermee gaan adverteren. Het zijn allemaal geen enorme klussen – wellicht zijn ze allemaal binnen een dagdeel afgerond. Maar de onderlinge afhankelijkheid zorgt ervoor dat deze klussen niet allemaal tegelijk uitgevoerd kunnen worden.
Bedenk dus niet alleen hoe lang het duurt voordat een taak is afgerond, maar ga vooral uit van wanneer de betrokken stakeholder ermee kan starten, als je wil dat jouw planning gehaald wordt.
5. Praktijk boven papier
Een content planning kan op papier feilloos lijken, maar de praktijk is weerbarstig. Zelfs met de vier voorgaande tips is de kans groot dat je planning in de praktijk enigszins aangepast moet worden. Er staan nu eenmaal regelmatig verrassingen voor de deur, die jouw planning toch net weer een andere wending geven.
Ons advies: steek niet te veel tijd in het perfectioneren van een content planning. Zorg ervoor dat de grote lijnen voor iedereen duidelijk zijn, en ga vervolgens zo snel mogelijk aan de slag. Je leert vooral van de praktijk, en pas na een aantal contentplannen en planningen zal je merken dat je écht volledige controle hebt over het volledige creatie-, activatie-, promotie- en analyseproces. En zelfs dan zul je flexibel moeten blijven: het loopt nu eenmaal regelmatig net even anders dan je had verwacht.
6. Plan ruimte voor uitloop
We beseffen het ons maar al te goed: deze laatste tip is niet altijd mogelijk en vaak verkeer je in een luxepositie als er sprake is van extra tijd. Maar zoals gezegd, een deadline of planning die niet gehaald wordt, werkt ontzettend demotiverend. Plak daarom in het ideale geval een extra weekje achter jouw content planning aan, zodat je ruimte hebt voor uitloop en onvoorziene omstandigheden. In het beste geval heb je deze extra tijd helemaal niet nodig en kan je dit gebruiken voor je ‘nice to have’-content.
7. Maak geen planning zonder contentplan
Het gebeurt vaak genoeg: er is een aanleiding waardoor er nieuwe content moet komen en het moet uitgewerkt worden. Een logisch proces, maar hier mist nog een belangrijke tussenstap: het contentplan. Dit plan is groter dan alleen de content planning. Hierin vertaal je een idee, vraag of behoefte naar een verhaal met concrete uitwerkingen. Om vervolgens de verspreiding, activatie én analyse van de content die tot deze uitwerkingen behoort op papier te zetten.
Door blindelings aan de slag te gaan met een content planning zonder achterliggend plan, is de kans groot dat je iets over het hoofd ziet of simpelweg niet het onderste uit de kan haalt. Zonde! Neem daarom de tijd om een contentplan uit te werken. Iets wat je gegarandeerd helpt dankzij de vele voordelen.
Om zoveel mogelijk structuur aan te brengen in je content planning is het verstandig om eerst een contentplan te maken. Hierin bepaal je de verhaallijn, welke content assets hierbij horen, de taakverdeling en als laatste de daadwerkelijke planning voor zowel de creatie als de verspreiding aan de hand van een tijdlijn.
Snel een haalbare content planning opstellen?
Begin bij de basis en ga eerst aan de slag met een contentplan! Download dit gratis template en maak een effectief contentplan in no-time.
