Een terechte vraag. Als organisatie wil je natuurlijk niet dat je te langzaam vragen oppakt waardoor de klant gefrustreerd raakt. In dit blog gaan we waarom antwoord geven op die vraag.

Eind 2016 keek Coosto naar de ontwikkelingen op het gebied van webcare middels het Kwantitatief Webcare Onderzoek 2016. Hierbij keken we onder andere naar het aantal berichten die verstuurd worden aan organisaties en in welke mate organisaties hier op reageren. En – niet onbelangrijk – hoe snel er wordt gereageerd.

In totaal werden er ruim 1.5 miljoen berichten verstuurd aan de onderzochte organisaties waarbij 58% van de @-mentions werd beantwoord. Vergeleken met 2013 is dit aantal flink gestegen (40%) wat aangeeft dat organisaties steeds vaker reageren op vragen via social media.

In dit onderzoek keken we ook naar de reactietijd van organisaties. Hierbij ontstond de volgende top-10 lijst van organisaties die gemiddeld het snelst reageren op @-mentions via X. Note: Bij dit onderzoek is enkel gekeken naar vragen die tussen 9.00 en 16.00 uur gesteld werden aan de organisaties.

Als we kijken naar de reacties op berichten die 24/7 geplaatst worden, valt op dat er slechts vier organisaties in staat zijn om gemiddeld in een uur of sneller te reageren. Enkel NS (20 min.), ABN AMRO (38 min.), Coolblue (52 min.) en TUI (60 min.) deden dit.

Maar wat leert deze informatie jou nu precies? Kijkende naar de reactietijden valt direct op dat 12 van de onderzochte organisaties in staat zijn om tussen 09.00 en 16.00 uur reageren op @-mentions via X. Als we echter gaan kijken naar de gemiddelde reactiesnelheid op alle berichten (het 24/7 reageren) blijven er slechts vier organisaties over die binnen een uur reageren.

Verwacht men dit ook?

Van de grotere organisaties in Nederland mogen we wel verwachten dat ze binnen een uur reageren: hier is namelijk vaak meer capaciteit voor. Verwacht de klant dit echter ook van jou wanneer hij of zij jou via social media een vraag stelt? David Maister schreef in 2005 ‘The Psychology of Waiting Lines’. Dit stuk is ontzettend interessant voor dit vraagstuk. Maister geeft 8 factoren die het in de wacht(rij) staan langer doen lijken voor mensen:

1. Bezet wachten duurt langer dan onbezet wachten.
2. Mensen willen aan de slag.
3. Spanning lijkt het wachten langer te doen duren.
4. Oneerlijk wachten duurt langer voor je gevoel.
5. Onverklaarbaar wachten duurt langer dan verklaarbaar in de wacht staan.
6. Wachten duurt langer wanneer je niet kunt stoppen met wachten.
7. Mensen zijn bereid langer te wachten naarmate de waarde van de service hoger is
8. Alleen wachten voelt langer dan het wachten in een groep

3 tips voor het reageren op webcare vragen

Uit deze acht punten kunnen we 3 tips halen voor de reactietijd op webcare:

1. Klantvragen met meer spanning, gevoel van oneerlijkheid of verwarring dienen meer prioriteit te krijgen in het beantwoorden van vragen
   Klanten met dergelijke vragen ervaren het wachten op een antwoord logischerwijs als langer dan anderen. Wanneer jij dergelijke vragen weet te signaleren, kun je deze voorrang verlenen op andere vragen. Social media monitoring tools maken het mogelijk om automatisch berichten te signaleren die in deze categorie vallen.
2. Kom zo snel mogelijk met een eerste reactie
   Het geven van een eerste reactie zoals mogelijk in de vorm van: ‘Hi, ik ga je vraag direct uitzoeken’ zorgt ervoor dat je aangeeft dat je aan de slag gaat met de vraag van de klant. Je speelt hierdoor in op het vijfde punt van Maister: je geeft immers aan dat je het gaat uitzoeken, waardoor de klant weet waarom het langer duurt. En dat komt de ervaring ten goede.
3. Wees transparant
   Onverklaarbaar wachten lijkt een eeuwigheid te duren. Zorg er daarom voor dat, indien mogelijk, de klant constant op de hoogte wordt gebracht van de voortgang van zijn vraagstuk. Sommige vragen duren langer om te beantwoorden dan anderen. Klanten zijn dan vaak bereid om langer te wachten.

KLM haakt hier slim op in. Ze communiceren hoe lang zij verwachten dat het gaat duren voordat ze met een reactie komen. Natuurlijk met als doel om het wachten voor het gevoel van de reiziger minder lang te laten duren én verwachtingen te managen.

Maar hoe snel moet ik nou reageren online?

Eén uur reactietijd kan een mooi beginpunt zijn. Onderzoek eens of het lukt om binnen dat tijdsbestek te reageren op je klanten. Gaat dat goed? Probeer dan steeds weer de reactietijd bij te stellen. Verlies echter nooit de verwachtingen van je klant uit het oog. Verwacht deze een reactie binnen een uur, maar gaat dat om welke reden dan ook niet lukken? Wees dan eerlijk tegenover je klant. Het tevreden stellen van klanten is nog altijd belangrijker dan je gemiddelde reactietijd.

Hoe meet ik de snelheid van mijn webcare?

De verwachtingen van de klant managen: check. Vragen prioriteit geven: check.  Hoe weet je nu of je naar verwachting presteert?

Twee woorden: doelen stellen. Alleen zo weet je of jouw prestaties van voldoende niveau zijn. Je kan namelijk wel meten dat een vraag binnen 30 minuten opgepakt wordt, maar dit zegt pas echt iets wanneer jij een doelstelling hebt gesteld om binnen een half uur te reageren. Inzichten als deze helpen jou de prestaties van de webcare afdeling in kaart te brengen en te rapporteren aan je management. De doelen stel je met Key Performance Indicators (KPI’s).

Responstijd en Average Handling Time (AHT) zijn twee veelgebruikte KPI’s die je helpen om prestaties in kaart te brengen.

Responstijd

Het is belangrijk om te meten hoe lang het duurt voordat je als organisatie reageert op berichten van (potentiële) klanten. Om hier achter te komen, meten veel bedrijven de responstijd van de webcare afdeling. Responstijd wordt in ‘De stand van webcare 2016’ door 48,5% van de respondenten genoemd als een manier om het effect van webcare te meten.

Bereken jouw responstijd door te kijken naar het aantal minuten dat een case openstaat voordat de eerste reactie vanuit jouw webcare team wordt verstuurd.

Veel social media monitoring tools meten de responstijd automatisch. Zo zie je direct hoeveel tijd het gemiddeld kost voordat een bericht wordt opgepakt door je team.

Average Handling Time (AHT)

AHT kijkt naar de som van de gemiddelde gespreksduur plus nawerktijd (de tijd om gegevens over het gesprek met de klant in te voeren in bijvoorbeeld een CRM-systeem). Deze KPI geeft daarmee weer hoe lang een webcare agent erover doet om een klantvraag volledig af te handelen. Bij het meten van de AHT is het belangrijk om duidelijk te hebben wanneer je start en stopt met het meten van de tijd.

Het meten van de AHT geeft je de mogelijkheid om de performance per agent en de inzet van het aantal agents te meten. Een bovengemiddelde AHT per agent geeft bijvoorbeeld aan dat er mogelijk problemen zijn. Misschien ontbreekt er wel kennis bij webcare agents waardoor het langer duurt voordat een probleem wordt opgelost. In dat geval loont het wellicht om extra trainingen te geven aan het team. De AHT geeft daarnaast zicht op het totaal aantal berichten dat verwerkt kan worden binnen een dag. Op die manier is een schatting te maken van het aantal benodigde agents.

Je berekent de AHT door de totale tijd van reageren op een social media vraag te combineren met de nawerktijd per bericht. Door een gemiddelde uit te rekenen van het totaal aantal berichten kom je uit op de AHT.

Zo stuur je webcare op KPI’s

Interessant hè, die KPI’s? In ons whitepaper ‘Zo stuur je webcare op KPI’s’ komen er nog veel meer aan bod. Daarnaast gaan we in het whitepaper dieper in op deze meetinstrumenten én geven we je concrete handvatten hoe je zelf start met het gebruik ervan.

Klaar om je webcare handen en voeten te geven? Download dan gratis het whitepaper!

Update 13 september 10.00 uur: Apple Event van minuut tot minuut op social

Hoe beleefde social het Apple Event? Worden de meest besproken nieuwe iPhone-features ook daadwerkelijk goed ontvangen? 

De meest opvallende momenten:

19.40 uur: Het sentiment keldert als duidelijk wordt dat de Apple Watch in Nederland (nog) geen 4G krijgt.

19.52 uur: Social is niet onder de indruk van de game die op Apple TV gepresenteerd wordt.

19.57 uur: De iPhone 8 wordt gepresenteerd en de activiteit op social veert op.

20.17 uur: "One more thing..."

20.19 uur: De iPhone X wordt gepresenteerd. Duidelijk de grootste piek in activiteit én positief sentiment.

20.33 uur: De nieuwe feature Animoji's wordt inderdaad goed ontvangen door social. 

20.34 uur: Face ID werkt in eerste instantie niet in de demonstratie, waardoor het sentiment een dipje kent.

20.35 uur: Dan toch: Face ID. Zoals we via Coosto voorspelden, wordt ook deze functie positief ontvangen.

Vraag een willekeurige tech-liefhebber waar hij op dit moment naar uitkijkt, en hij zal ’19 uur vanavond’ zeggen. Niet omdat hij zoveel zin heeft in een avondje Narcos of Champions League, maar omdat hij rond dat tijdstip gekluisterd aan zijn iMac zit om het special event van Apple te volgen. In de gloednieuwe thuishaven van Apple, het Steve Jobs Theater in Londen, gaat het technologieconcern naar alle verwachting een karrevracht aan nieuwe producten presenteren, waaronder (minstens) een nieuwe iPhone. Van welke features gaat ons hart sneller kloppen? En moet Apple nu wel of niet blij zijn met de geruchtenmolen rond de nieuwe iPhone? We duiken social media data in voor de antwoorden.

iPhone 8 / X Edition

Eén van de meest veelbelovende gadgets die Apple lijkt te gaan presenteren, is de nieuwe iPhone. Líjkt, want officieel heeft Apple niets anders gecommuniceerd dan de datum, locatie en het tijdstip van het event.

Ondertussen is er geheel volgens traditie echter veel informatie over features en functionaliteiten van de nieuwe iPhone gelekt. Waar leaks zijn, zijn volop online gesprekken, en waar gesprekken zijn, daar is monitoringstool Coosto.

Tip: door gesprekken en verwachtingen voorafgaand aan je eigen productlancering of evenement te monitoren, kun je bepaalde productspecificaties extra aandacht geven of ze juist onderbelicht laten. Zo kom je beter tegemoet aan de verwachtingen van je doelgroep.

Wat hoopt Nederland van de nieuwe iPhone? Een blik op de trending topics in Coosto leert ons dat we deze features en onderdelen het meest bespreken:

1. Face ID - 13%

Volgens bronnen als iCulture en iPhoned heeft de nieuwe iPhone gezichtsherkenningstechnologie aan boord, waarmee je het apparaat zou kunnen ontgrendelen. In 13% van de iPhone-geruchten werd Face ID besproken.

2. De naam - 12%

Opvallend genoeg is het geen technische eigenschap die op nummer 2 staat in deze lijst. Het is de naam van het apparaat / de apparaten die de gemoederen bezighoudt. Wordt het de iPhone 7s, de iPhone 8, iPhone X edition of misschien wel alle drie? In 12% van de geruchten kwam deze discussie terug.

3. Animoji – 7%

Goed nieuws voor emoji-liefhebbers: Apple voegt naar verluidt animated 3D-emoji’s toe aan de nieuwe iPhone(s). Met deze functie zou je zelf berichten kunnen inspreken terwijl je in de frontcamera kijkt, waarbij de software je mimiek omzet in emoji-gezichten. 7% van de berichten stipt deze zogenaamde ‘animoji’ aan.

To leak or not to leak

Apple is er op z’n zachtst gezegd niet happig op dat dit soort productdetails voorafgaand aan de release bekend worden. Je zou inderdaad kunnen stellen dat de verrassing van de presentatie er op deze manier een beetje van af gaat, en dat komt de oh’s en ah’s tijdens de keynote van CEO Tim Cook natuurlijk niet ten goede.

Toch valt er ook iets te zeggen voor de andere kant van de medaille. De geruchten leverden Apple in 14 dagen bijvoorbeeld al ruim 60 miljoen views in Nederland op, helemaal gratis en voor niets:

Media reach van iPhone-geruchten

De gemiddelde Nederlander las in de afgelopen twee weken maar liefst 4 keer een gerucht over de nieuwe iPhone. Ook onderstaande grafiek met het aantal views door de dagen heen, laat duidelijk zien dat de geruchten de spanning rond het evenement flink opdrijven.

Hoe dichter de presentatie van 12 september nadert, hoe meer berichten erover verschijnen en hoe meer mensen die berichten te zien krijgen. Bovendien zouden de hoge verwachtingen vanavond zomaar eens voor duizenden extra mensen kunnen zorgen die gefascineerd de lancering van de Apple iPhone 8… uhh… X Edition volgen…

Wat denk jij? Zouden ze bij Apple beter af zijn zonder de leaks of mogen ze in Silicon Valley hun handjes wel dichtknijpen met de gratis media-aandacht die het hen oplevert?

Daar niks nieuws onder de horizon. 

Al een tijdje weten steeds meer bedrijven de weg naar Instagram te vinden. Maar wat doe je met het platform? Ga je hetzelfde verhaal vertellen als op al je andere social kanalen? Of toch een andere invalshoek? Het kan best lastig zijn om tot een strakke Insta-feed te komen. Daarom helpen wij je even op weg. We selecteerden 6 verschillende Nederlandse bedrijven op Instagram om je te inspireren. Geen dank! 

1. Coolblue

Alles voor een glimlach. En die pay-off maakt Coolblue ook waar op Instagram. Ze plaatst verschillende soorten content. Winacties, productfilmpjes, bedrijfsweetjes maar ook ‘behind the scenes’-foto’s. Eén ding komt in ieder geval terug in de feed: de kleuren blauw en oranje. En laat dat nou nét de kleuren van Coolblue zijn. Looking good guys!
 

2. ING Nederland

De mobielste bank van Nederland kan natuurlijk ook niet achterblijven op Instagram. ING Nederland vertelt op Instagram verhalen van ondernemers, maar laat ook zien dat ze maatschappelijke initiatieven steunt. Als we een stukje terug scrollen in de feed, zien we veel foto’s voorbij komen van mooie plekken in Nederland. Ingezonden door volgers. Deze user generated content heeft zijn eigen hashtag gekregen: #dichtbijNL. Een goed voorbeeld hoe je volgers kan betrekken bij contentcreatie. 
 

3. Heineken NL

Als er één bedrijf goed is in het creëren van creatieve uitingen, dan is het wel Heineken. Ook op Instagram maakt het biermerk dat waar. De bijschriften zijn gevat, de beelden creatief (‘Beercause of you’: moet ik nog meer zeggen?) én consistent. Elk beeld ademt Heineken. Strak!
 

4. Philips

Philips zet Instagram in om een verhaal te vertellen. Ze wil inspireren, volgers aan het denken zetten. Dankzij de hashtag #aBetterNow creëren ze een rode draad door de content. Verschillende campagnes (en dus ook beelden) blijven zo dezelfde boodschap uitdragen.
 

5. KLM

Een echt kijkje in de keuken. Of eigenlijk: vliegtuig. KLM gebruikt hier - heel slim - haar eigen medewerkers voor. Van piloot tot aan stewardess en van vliegtuigslepers tot aan stagiairs. Op die manier kunnen volgers een héél klein beetje dat KLM-blauwe gevoel ervaren. Met zo’n feed is KLM ook op Instagram ready for takeoff!
 

6. Albert Heijn

Ook Albert Heijn maakt dankbaar gebruik van user generated content. Ze zoekt proactief gebruikers op die foto’s posten met #albertheijn tags, om vervolgens die content te regrammen. Daarnaast probeert ze volgers te inspireren door foto’s te plaatsen van de meest smakelijke gerechten. Inclusief het recept. Honger!
 

De 6 bedrijven leren ons dat je Instagram op veel verschillende manieren kan inzetten. Van user generated content tot aan het delen van recepten en van winacties tot aan het delen van ‘kijkje-in-de-keuken’ foto’s. Wat we vooral niet terugzien, is harde verkoop (‘Koop mij!’). Waarom niet? Simpelweg omdat Instagram zich hier niet voor leent. Met beelden wil je inspireren, een verhaal vertellen om zo onder de aandacht te komen bij je doelgroep. Deze 6 bedrijven gebruiken Instagram misschien op verschillende manieren, ze hebben één gemeenschappelijke deler: ze vertellen het verhaal van de organisatie. En dat is wat telt.

Genoeg inspiratie opgedaan? Heb je misschien al een Instagram account voor je bedrijf? Of is die nog in de maak? In beide gevallen is het Handboek Instagram echt wat voor jou. We vertellen je daarin alles over Instagram en geven je concrete handvatten hoe je het platform zelf optimaal kan inzetten voor je bedrijf. 

Is het inderdaad zo dat slechts een kleine minderheid voorstander is van de keuze van HEMA? We gaan die stelling eens bekijken door middel van social data in Coosto. Bijbehorende hypothese: er is sinds het nieuws over het aanpassen van labels in kinderkleding veel meer negatief dan positief sentiment rond het merk HEMA waar te nemen.

Analyse

Onderstaande grafiek met de Activiteit & Sentiment rond HEMA, laat zien dat het besluit in de afgelopen uren op z’n zachtst gezegd aardig wat stof doet opwaaien. Coosto telt 11865 berichten over HEMA tot 14.00 uur vanmiddag. Daarmee is er meer dan voldoende data beschikbaar om de hypothese te testen.

Het sentiment schiet echter niet duidelijk de negatieve kant op. Sterker nog, er zijn online meer positieve (15%) dan negatieve (12%) berichten verschenen rond de beslissing van HEMA.

Verder is er een grote groep mensen die niet expliciet kant kiest, maar de hele discussie wel met verbazing volgt:

150 doden door 'n aardbeving, maar ons 'gave land' schudt op z'n grondvesten vanwege labeltjes die verdwijnen uit kinderkleding?! #hema

— Merel Morre (@MerelMorre) 20 september 2017

Conclusie

We verwerpen de hypothese. Hoewel de keuze van HEMA controversieel is, lijkt het niet slechts een kleine minderheid te zijn die het besluit van HEMA steunt. Sterker nog, social data suggereren dat die groep zelfs in de meerderheid kan zijn. Kanttekening daarbij: ten opzichte van het sentiment dat we in 2017 tot dusver zien voor HEMA (27% positief vs. 6% negatief) lijkt men in de huidige discussie minder uitgesproken positief over het bedrijf.

Maak webcare-prestaties inzichtelijk 

Het begint allemaal met het inzichtelijk maken van je prestaties. Doelen stellen is daarbij belangrijk. Zo weet je of jouw prestaties ook van voldoende niveau zijn. Je kan namelijk wel meten dat een vraag binnen 30 minuten wordt opgepakt, maar dit zegt pas écht iets als je daadwerkelijk een doelstelling hebt om binnen een half uur te reageren. Inzichten als deze helpen jou de prestaties van de webcare afdeling in kaart te brengen. Op die manier wordt het gemakkelijk om te rapporteren aan je management én creëer je ruimte om de webcare prestaties van het team te optimaliseren.

Begin daarom dus met het maken van doelstellingen. Hoe? Door jezelf de vraag te stellen “wanneer is mijn webcare succesvol?”. Een veelgebruikte manier om vervolgens te meten of je die doelstellingen al dan niet hebt gehaald is het inzetten van Key Performance Indicators. Ookwel KPI’s genoemd.Er is vervolgens één truc om te meten of je die doelstellingen al dan niet hebt gehaald: het inzetten van Key Performance Indicators. Ook wel KPI’s genoemd.

KPI’s zijn variabelen waarmee je dus inzichtelijk maakt of je op koers ligt. Ga ik mijn doelstellingen bereiken? Loop ik misschien achter? Zo ja, hoe vér loop ik achter? Met deze vragen maak je operationele doelstellingen meetbaar. Laten we het volgende voorbeeld gebruiken: je hebt een doelstelling om klanten maximaal 30 minuten te laten wachten op een reactie. Om dat vervolgens te meten, gebruik je de KPI ‘responstijd’. Op basis van deze responstijd beoordeel je prestaties. Moeten klanten momenteel 45 minuten wachten op een reactie? Dan kan het verstandig zijn om in te grijpen. KPI’s helpen je op deze manier een vinger aan de pols te houden.

“KPI’s zijn variabelen waarmee je inzichtelijk maakt of je op koers ligt om jouw doelstellingen te behalen.”

Hoe formuleer je een KPI?

KPI’s zijn dus handig, maar hoe formuleer je het? Daar komt het SMART-principe om de hoek kijken. Dit is een methode waarmee je eenvoudig en snel concrete doelstellingen opstelt. Je kijkt dan naar de volgende facetten:

Wanneer je dit bijvoorbeeld voor de KPI responstijd uitwerkt, krijg je het volgende:

‘In december 2017 dient 90% van alle binnenkomende vragen op Facebook, X en Instagram binnen 30 minuten na het binnenkomen van de vragen beantwoord te zijn door de afdeling webcare.

Welke webcare-doelstellingen zijn voor mij relevant?

Als je begint met het opstellen van doelstellingen, kan het lastig zijn om een startpunt te vinden. Het nattevingerwerk-idee. In dat geval is het slim om de doelstellingen van je huidige, traditionele, klantenservice te gebruiken als leidraad. Voorbeeld: wil je normaal gesproken 3 klantvragen telefonisch behandelen in een half uur? Dan zou een doelstelling kunnen zijn om minstens 3 klantvragen te beantwoorden via Facebook binnen datzelfde half uur. Minstens inderdaad: je wilt namelijk méér service verlenen met webcare.

Let er wel op dat je KPI’s geen doelstelling an sich worden. Goodhart’s law herinnert ons eraan dat wanneer een maatregel het doel wordt, het niet langer een goede maatregel is. Dit geldt ook voor jouw webcare KPI’s.

Ook belangrijk: probeer vooral niet te veel te doen als je begint met doelstellingen opstellen. Misschien ben je er nog niet klaar voor om zaken als het servicelevel uit te rekenen. Dan wordt het dus moeilijk om daar een doelstelling bij te maken. Dat is geen ramp: houd het gewoon bij de basis.

Deze 7 KPI's worden het meest gebruikt voor webcare.

Een blik richting 2020 met Arne Keuning (Upstream)Arne Keuning is als projectmanager, trainer en adviseur al jaren betrokken bij de inzet van social media door organisaties. Zo hielp hij TUI Nederland bij de implementatie van social media en houdt hij zich met Upstream bezig met social media monitoring, webcare, social media analyse en klantcontact.Zie je het gebruik van KPI’s over de afgelopen jaren meer wordt toegepast?Het unieke van webcare is dat er officieel geen average handeling time op zit. Kijk bijvoorbeeld eens naar WhatsApp. Je hebt ontzettend veel korte interacties maar hebt uiteindelijk maar met een klant te maken. In de webcare statistieken is dat soms heel erg moeilijk te duiden met de andere klantcontactcenter statistieken. Soms heb je drie-en-eenhalf uur over een WhatsApp bericht gedaan, maar kan dat bijvoorbeeld komen doordat iemand drie uur niet meer online is geweest. De contactcenter manager vindt dat heel moeilijk. Het is daarom goed om die KPI’s voor ogen te houden. Denk aan de NPS als KPI. De customer average. Of een klanttevredenheid-uitvraag. Toch zijn er een aantal kwantitatieve KPI’s die minder bruikbaar zijn. Mijn advies: Het tevreden stellen van de klant is belangrijker dan de kwantitatieve KPI’s.

Waarom persona’s?

Het doel van webcare voor jou als organisatie is om jouw klanten beter te kunnen helpen. Enerzijds wil je geen vragen, klachten en complimenten missen die je zonder webcare wel zou missen en anderzijds wil je natuurlijk ook meer potentiële vragen vinden waarop jij als organisatie kunt inhaken. In beiden gevallen zal de klant centraal staan bij jouw webcareactiviteiten. Alles draait om deze klant beter te kunnen helpen en om die reden weet jij als afdeling meer dan elke andere afdeling binnen jouw organisatie wie deze klant is, toch?

Als het goed is roep je hier volmondig ja op echter in de praktijk blijkt dat organisaties vaak geen juist beeld hebben van de klant en doelgroep. Dit kan komen doordat het huidige beeld dat intern heerst niet overeenkomt met de werkelijkheid of omdat er überhaupt nooit onderzoek naar gedaan is. Tal van organisaties starten om die reden vaak hun webcare proces met het maken van persona’s. Deze persona’s zijn fictieve weergaven van jouw meest voorkomende klant(en) en geven jouw organisatie een beter beeld van de klant/doelgroep. Bij het maken van deze persona’s wordt gekeken naar overkoepelende doelen, angsten en bedreigingen waarmee deze fictieve persoon (die gebaseerd is op een echte klant) dagelijks worstelt. Als organisatie is het aan jou om deze (potentiële) klant hier bij te helpen. Iets wat jij dagelijks met jouw team fanatiek doet.

Door het maken van persona’s krijg je als organisatie en als webcare afdeling een beter beeld van de klant die jij gaat helpen. Is deze überhaupt wel te vinden op de kanalen die met webcare zijn te bereiken? Hoe ga je hem of haar aanspreken en waar ga je hem of haar mee helpen. Vragen die je later in het proces jezelf moet kunnen stellen om webcare goed op te kunnen zetten.

Hoe jij aan de slag gaat met persona’s

Een persona is een karakterisering van een bepaald type klant welke je maakt door in de huid van de klant te kruipen. Deze persona’s worden gemaakt door enerzijds naar een typerende klant te kijken en deze te analyseren en anderzijds deze informatie te verrijken met deskresearch en field research.

Een persona heeft geeft vaak inzicht op de volgende punten:

1. Persoonlijke en demografische kenmerken.
2. Inzicht in deze kenmerken helpt je te begrijpen waarom een klant bepaalde doelen of angsten heeft. Wanneer je bijvoorbeeld weet dat jouw ideale klant hoogopgeleid is en een drive heeft om een boost te geven aan zijn carrière, dan zal hij of zij enorm geïnteresseerd zijn in jouw oplossing die hem of haar daarbij gaat helpen.
3. De Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) kan je hierbij helpen. Deze systematiek kan, in versimpelde vorm, goed toegepast worden om jouw persona’s vorm te geven. MBTI onderscheid zestien types aan personen die veel over jouw klant zullen zeggen.
4. Pijnpunten en daaruit volgende doelstellingen van je persona.
   Met welke vragen worstelt jouw persona? Formuleer deze vragen het liefst in een simpele vraag die jouw persona zou stellen. Deze pijnpunten kunnen zowel professioneel zijn (Zo kan jou persona graag het aantal leads willen verhogen van zijn marketingafdeling) maar ook persoonlijk zijn (jouw persona kan bijvoorbeeld enorm bezig zijn met het maken van stappen binnen zijn of haar organisatie. Deze wens kan ervoor zorgen dat hij of zij op zoek is naar middelen om beter te presteren en daardoor een promotie veilig te stellen). Pijnpunten kunnen geformuleerd worden als doelen die jouw persona heeft. Door deze doelstellingen in kaart te brengen voor je persona ben jij als organisatie in staat om voor deze doelstellingen een oplossing te bieden.

Je maakt persona’s door eerst intern te starten met het zoeken van archetype klanten. Welke klanten kun je in een groep scharen, wat zijn de overeenkomsten en welke klant is een perfect voorbeeld van dit type klant. Door intern op deze manier de eerste versie van de persona’s op te stellen, heb je een goed startpunt. Vervolgens ga je deze eerste versies testen door een aantal klanten te interviewen die binnen dit persona zouden vallen. Hierdoor ben je in staat om jouw aannames te testen. Let wel op dat dit een gecompliceerd proces is, aangezien je vaak niet direct kunt vragen met welke doelen hij of zij worstelt.

Nadat je deze stappen gedaan hebt, is het tijd om je persona verder te verrijken door te kijken naar het online gedrag. Wat zegt online data over jouw persona. Is hij of zij voornamelijk te vinden op website X of juist op forum Y? Naar wie luistert hij of zij juist wel of niet en hoe weet je hem of haar goed te bereiken. Enorm interessante zaken om toe te voegen.

De laatste stap is om de persona’s echt te laten leven. Geef je persona een gezicht en zorg ervoor dat iedereen binnen jouw organisatie deze persona’s kent.

De klantreis

Voordat een klant jouw klant wordt doorloopt deze een hele klantreis. Deze klantreis wordt vaak benoemd als de ‘customer journey’. Door te kijken naar de klant en zijn plek in de klantreis wordt het heel erg concreet met welke problemen en doelen hij of zij speelt. Immers komen veel klanten bij jou uit omdat ze een bepaald probleem willen oplossen of een bepaald, soms persoonlijk, probleem willen behalen. De customer journey is hét verlengstuk voor jouw eerder opgestelde persona’s en gaat ervoor zorgen dat je niet alleen weet tegen wie je spreekt, maar ook op welk moment je tegen die persoon aan het spreken bent. Forrester beschrijft deze customer jourey als volgt:

“The customer journey spans a variety of touchpoints by which the customer moves from awareness to engagement and purchase”

Hierbij geeft Forrester aan dat de klantreis (customer journey) uit verschillende stappen bestaat met elk eigen touchpoints waarop jij potentieel in contact komt met de klant. Deze stappen lopen van bewustwording tot betrokkenheid en de stap waarin de daadwerkelijke aankoop gedaan wordt.

Kijkende naar de verschillende stappen in de klantreis zijn de volgende punten onder te verdelen:

1. Awareness
2. Interest
3. Consideration
4. Purchase
5. Retention
6. Advocacy

Wanneer jij een beeld hebt van de fase waarin iemand zit wanneer hij zich meld met een vraag, klacht, opmerking of compliment is het gemakkelijker om een antwoord te geven dat past bij het verwachtingspatroon van deze persoon.

Zo speelt een potentiële klant die in de consideration zit met andere vragen dan een klant die net de aankoop gedaan heeft.
Ons advies is om voor jouw organisatie relevante persona’s uit te werken. Persona’s zijn visualisaties van jouw ideale klanten. Door hier een goed beeld van te krijgen weet je welke type klanten jij hebt en met welke problemen, angsten, verlangens en doelen zij spelen. Verder noteer je in deze personas ook zaken als hoe zij media consumeren, hoe oud zij zijn, welke functie ze hebben en door wie of wat zij zich laten leiden.

De informatie die uit deze personas naar voren komt koppel je vervolgens aan de customer journey. Let hierbij op dat elk persona een unieke klantreis heeft. Immers zijn er meerdere wegen waardoor je uiteindelijk bij jouw oplossing uit kan komen.

Tip: Persona’s maken is een lastig proces. Wanneer je dit enkel intern doet loop je het risico om een ander beeld dan de werkelijkheid voor waarheid aan te nemen. Zorg er daarom voor dat je ook jouw (potentiële) klanten interviewt om zo te achterhalen of jouw aannames ook echt kloppen.

Reputatie: wat is dat ook alweer precies?

De Dell Hell-case uit 2005: wie kent ’m niet? Een ontevreden klant van Dell ventileerde zijn ongenoegen op zijn blog, wat uiteindelijk leidde tot een barst in de reputatie van de computergigant. Een klassiek voorbeeld dat klanten je reputatie bepalen en deze kunnen maken of breken. Maar wat verstaan we nou precies onder reputatie?

De reputatie van een bedrijf is een totaalindruk, gebaseerd op ervaringen die mensen hebben gehad met je bedrijf. Denk daarbij aan het lezen van een blog, het kopen van een product of contact met je klantenservice. Dat is overigens iets anders dan imago, waarbij men associaties heeft bij je bedrijf zónder feitelijke ervaring.

De reputatie die je hebt is cruciaal, ongeacht hoe groot of klein je organisatie is. Misschien heb je al helemaal uitgevogeld hoe je een ‘crisisbrandje’ weet te blussen. Hoe je er een kan voorkomen. Of hoe je ervan kan herstellen. Maar heb je enig idee hoe je reputatiemanagement kunt gebruiken om aan een sterker merk te bouwen?

Is het antwoord op die vraag ‘nee’? Dan mis je een grote kans voor je organisatie.

Sterke merken zijn niet sterk geworden door alleen te beschermen

Reputatiemanagement begint hoe dan ook met monitoren. Wat wordt er over je gezegd? Door wie? Hoe invloedrijk zijn die personen? En op welke online plekken wordt er over je merk gepraat? Door alerts in te stellen als iets uit de hand dreigt te lopen, kun je een crisis voorkomen.

En begrijp me niet verkeerd: blijf er vooral mee doorgaan.

Het verbeteren van je reputatie is echter net zo belangrijk als het beschermen, en wordt nog te vaak vergeten. Sterke merken zijn immers niet sterk geworden met alleen bescherming van hun reputatie. Het is daarom tijd om een fundament te leggen waarop je een sterk merk kunt bouwen. Deze 5 tips helpen je verder.

1. Durf jezelf uit te dragen

Als bedrijf heb je een bepaalde identiteit. Je staat ergens voor, iets wat je uniek maakt in de markt. Durf die waarden dan ook uit te dragen. Neem een standpunt in bij een maatschappelijke discussie. Maak een statement. Zo kiest de NS ervoor om omroepberichten voortaan te beginnen met ‘Beste reizigers’ omdat ze willen dat iedereen zich welkom voelt. Of dat tot discussie heeft geleid? Absoluut. Maar ook dat is reputatiemanagement: achter je standpunt blijven staan. Oók als daar weerstand op komt. In dit gevoel droeg de NS ook op social haar standpunt uit.
 

Maar dat is weer zo onpersoonlijk. Hier lees je meer over deze keuze: https://t.co/X5Lj9xovIp. ^JP

— NS online (@NS_online) July 28, 2017

2. Luister naar positieve geluiden en haak daar op in

Monitor niet alleen het negatieve sentiment. Luister ook naar het positieve geluid en spring daarop in. Denk bijvoorbeeld aan klanten die tevreden zijn met een product. Een 5 sterren review achterlaten op je webshop. Of gewoon blij zijn dat je er bent. Reageer daarom op complimenten, haak in op positieve tweets of geef je klanten erkenning als ze een goede review achterlaten. Houd daarbij ook invloedrijke personen in de gaten en stel eventueel een alert in als ze iets positiefs plaatsen. Dat geeft jou de gelegenheid om het ijzer te smeden als het heet is.

3. Vier successen - en niet alleen intern

Een enthousiaste klant of een complimenteuze tweet: de positieve geluiden uit de vorige tip hoef je niet voor je te houden. Laat juist zien dat je successen boekt. Dat kan een succesverhaal zijn van een klant, maar ook een goede review. Coolblue heeft zelfs een format bedacht om klanten te stimuleren kwalitatief goede reviews te schrijven. Ze licht regelmatig de beste of leukste review uit op de website.
 

Het is echter wél belangrijk dat het geen ‘Wij van WC-eend’-verhaal wordt. Als successen opschepperig zijn in plaats van oprecht, dan heeft dat juist negatieve invloed op je reputatie. Balance is key!
 

4. Niet alleen proactief reageren, maar ook proactief zijn

Proactief reageren, zoals inhaken op positieve berichten waarin je niet direct wordt vermeld, is één, maar eigenlijk is proactief zijn net zo belangrijk. Neem de touwtjes in handen en deel kennis over jouw markt door zelf content te creëren. Blogs, whitepapers, video’s of infographics. Niet alleen een positieve manier om in de spotlight te komen (“Hé, die heeft er wel verstand van”) maar ook een sterke zet om jezelf als kennisleider te positioneren.
 

5. De werknemers als merknemers

Werknemers zijn de beste merkambassadeurs. Ze geven het bedrijf áchter het merk een gezicht en kunnen op een transparante en geloofwaardige manier je merkboodschap uitdragen. Deze employee advocacy is daarom van grote waarde voor je reputatie. Het gaat daarbij veel verder dan alleen het delen van corporate content. Juist authentieke tweets of posts maken van een werknemer een merknemer. Zo heeft Bol.com haar medewerkers een eigen hashtag gegeven. Met #bijbolcom posten medewerkers allerlei soorten content die bijdragen aan de branding van het bedrijf. En dat versterkt Bol.com’s reputatie.
 

'Verjaardagsmeeting' van jarige job Denise (@postvak) #bijbolcom. Dat zijn nog eens maandagen, top begin van de week! pic.twitter.com/bkT9A8TzIe

— Marjolein Verkerk (@Me_Marjolein) July 17, 2017

​​

Goed reputatiemanagement heeft dus twee doelstellingen: het beschermen én het versterken van je reputatie. Doelstellingen die altijd hand in hand gaan en naadloos binnen je communicatiestrategie moeten passen.

En werkt het versterken even niet? Of pakt iets slecht uit? Dan kun je altijd nog overgaan op damage control.

Ga bijvoorbeeld maar eens na wat het achterliggende doel is van jouw mediacontacten, nieuwsberichten en brochures. Uiteindelijk doe je dat allemaal om mensen positiever (of in ieder geval: niet negatiever) naar je organisatie te laten kijken. Sterker nog, bijna al jouw taken als communicatieprofessional zijn impliciet gericht op reputatie. Reputatiemanagement dus.

En reputatiemanagement begint bij het op de hoogte zijn van actuele ontwikkelingen rond je organisatie. Om te garanderen dat je communicatiemiddelen aanslaan, moet je immers de context van jouw bedrijf en je publiek kennen. Wat speelt er in de markt? Welke trends in behoeften zien we? Iedere communicatieprofessional heeft daarom wel een manier om in de gaten te houden wat er speelt rond zijn of haar organisatie.

Toch zijn er grote verschillen tussen je ‘gewone’ dagelijkse werk en georganiseerd reputatiemanagement. En dat gaat verder dan het beestje bij de naam noemen. 3 belangrijke verschillen:

Ad hoc

Als reputatiemanagement niet is ingebed in de organisatie, is veel van het werk berust op toeval. Een tweetje dat je tegenkomt tussen twee vergaderingen in? Snel even beantwoorden. Een negatief krantenartikel gekregen via een collega? Even overleggen hoe we daarop gaan reageren.

Komt dit je bekend voor? Dan herken je waarschijnlijk ook wel het gevoel dat je geleefd wordt. Dat je tijd verloren gaat in de waan van de dag.

Georganiseerd reputatiemanagement

Georganiseerd online reputatiemanagement daarentegen gaat uit van structureel en continu monitoren van berichten. Reputatiemanagement wordt daarmee een kerntaak van de communicatieafdeling. Het vinden van een online klacht of compliment is dan geen toeval meer, maar de uitkomst van het constant in de gaten houden van de berichtgeving rond je organisatie.

Ad hoc

In je dagelijkse werk is het je vast weleens gebeurd: je wordt verrast door een online bericht. Een negatieve recensie die al een paar uur circuleert? Niets van meegekregen! Hoe kan dat toch? Veel communicatieprofessionals weten dat het belangrijk is om in de gaten te houden wat er online gebeurt. Ze gebruiken echter alleen de spaarzame momentjes dat er even ‘niets’ is om social media te checken. De X- of Facebooktijdlijn van de organisatie wordt geopend, even voorbij gescrold, om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag.

Georganiseerd reputatiemanagement

Maar wat is nu eigenlijk de kans dat alle berichten over jouw bedrijf ook daadwerkelijk aan jou gericht zijn? Dat ze keurig op je eigen social media voorbijkomen? Die kans is klein. Mensen plaatsen namelijk veel vaker berichten op hun eigen favoriete Facebookpagina’s, in fora of blogs. Daar kún je als bedrijf expliciet in genoemd worden, maar dat hoeft niet. Om ook die berichten op te vangen, gebruiken organisaties die reputatiemanagement ingebed hebben social media monitoring software. Zo zorgen zij ervoor dat ze geen bericht meer hoeven te missen.

Ad hoc

In veel communicatieafdelingen zijn taken gebaseerd op ongeschreven regels en afspraken. Adviseur A weet van Adviseur B dat hij of zij meestal social media checkt en gaat daar gemakshalve ook vanuit. Dat gaat het grootste deel van de tijd prima. Totdat het een keer misgaat natuurlijk.

Hoe zit het bijvoorbeeld met een kritische post die op een vrije dag van Adviseur B voorbijkomt? Daar wordt dan niet op gereageerd. Het kan dus zomaar zijn dat de volgende dag blijkt dat het een enorme lading aan negatieve berichten heeft veroorzaakt. Wie wordt er dan op aangekeken? Wie was ervoor verantwoordelijk om meteen iets met dit bericht te doen? Als online reputatiemanagement niet is ingebed in de organisatie, blijven die vraagtekens gewoon vraagtekens.

Georganiseerd reputatiemanagement

Een goede organisatie van reputatiemanagement, aan de andere kant, kent duidelijke afspraken. Er is bijvoorbeeld één persoon verantwoordelijk voor social media monitoring, of er wordt gewerkt met shifts voor meerdere personen. De taken worden tijdens vakantiedagen opgevangen en alles wordt netjes vastgelegd. Ook het proces van samenwerking met andere afdelingen staat beschreven. Is er bijvoorbeeld van iedere afdeling een contactpersoon die altijd te bereiken is? Waar je ook voor kiest, zolang er afspraken over gemaakt worden, kun je mensen wijzen op verantwoordelijkheden en vergroot je de kans op een soepel proces.

Professionaliseer je reputatiemanagement

Conclusie? Je doet al veel meer aan reputatiemanagement dan je misschien zou verwachten. Nu is het zaak om het te professionaliseren. Maak van het monitoren van je omgeving een kerntaak. Laat je daarbij helpen door een vorm van social media monitoring software, zodat je niet zelf 24/7 bezig bent met wat er rond je organisatie gebeurt. En zorg ervoor dat je afspraken en verantwoordelijkheden vastlegt. Dan kun je met een gerust hart aan je reguliere werkzaamheden beginnen, in de wetenschap dat je je reputatiemanagement goed voor elkaar hebt.

‍

Het is 8:11 uur. Ik zit in de trein richting Eindhoven en zoals het een echte forens betaamt, scroll ik al gapend door mijn Facebook-tijdlijn. Aan content in ieder geval geen gebrek: de ene na de andere update vliegt voorbij. Filmpjes, gifjes, memes. Lichtelijk verveeld blijf ik scrollen, totdat ik daar de update der updates tegenkom. De Rolls Royce onder de videocontent. Ik ga er eens lekker voor zitten en droom weg terwijl ik verlekkerd kijk naar het gaarproces van een kippenspies. Je weet natuurlijk precies waar ik het over heb.

‍

De video’s van Tasty.

De door BuzzFeed geïnitieerde pagina is denk ik de smakelijkste Facebookpagina ooit. Eén ding is zeker: de pagina heeft een immense groei doorgemaakt. Alleen al maart 2016 had het platform een stijging van 30% in engagement. In diezelfde periode had Tasty zo’n 50,9 miljoen volgers, terwijl op het moment van schrijven dat er 89,5 miljoen zijn. Ik betrap me er ook op dat dit ongeveer de enige video’s zijn die ik écht bekijk op Facebook. Van begin tot eind. En gezien de aantallen ben ik niet de enige die zo fan lijkt te zijn van Tasty.

‍

Zondagavond, 20:25 uur. Met een kop thee in de ene hand en de afstandsbediening in de andere, zap ik naar NPO 1 voor het lekkerste programma van de zondagavond: Heel Holland Bakt. Al sinds het programma in 2013 voor het eerst in Nederland op de buis verscheen, ben ik fan. En ik blijk niet de enige. Afgelopen zondag bleek een recordaflevering, met 3.036.000 kijkers. Gigantisch veel, en ik vroeg mezelf direct af: zien we dit ook terug in de social buzz? Leidt meer kijkers ook tot meer X-ers? De social check geeft antwoord!

Social data als ingrediënt

Om in de #HHB-sferen te blijven: de social data zijn het belangrijkste ingrediënt om de beste social check te maken. Daarom gaan we terug naar de social data van het jaar 2013: het allereerste seizoen. In dat jaar werden er gedurende het seizoen 10.075 berichten geplaatst over én aan Heel Holland Bakt. Tijdens de finale-aflevering op 24 juli vond daarbij de meeste social buzz plaats.

Dat is anders bij de rest van de seizoenen. De piek in de social buzz was juist te zien bij elke eerste aflevering van het seizoen. Ook het seizoen van dit jaar beleeft haar piek in social buzz bij de allereerste aflevering op 3 september. Met 10.087 berichten in totaal is dit tevens de meest besproken Heel Holland Bakt-aflevering op social ooit.

En waar we het dan over hadden die specifieke uitzending? De ‘chocoladezoenen’ gingen er op social in ieder geval in als zoete koek.  

Als ik verder ga kijken naar de gesprekken die plaatsvinden rondom het programma, dan kan ik alleen maar concluderen dat we óók op social in de ban zijn van het programma. Dat is alleen al af te lezen aan het aantal gerelateerde reacties tijdens dit seizoen. Maar liefst 63,8% van de 99.834 berichten zijn berichten waarin we het programma niet expliciet benoemen, maar het er wél over hebben. 

Het is ook een heerlijk programma!!

— hanny ter doest (@hannyterdoest) October 16, 2017

De social buzz rondom Heel Holland Bakt

Aan de hand van deze statistieken, kunnen we concluderen dat een kijkcijferrecord niet per se een social record betekent. Maar waarom is de social buzz rondom de eerste aflevering van Heel Holland Bakt meestal het grootst? En wat heeft ervoor gezorgd dat in het eerste seizoen de finale-aflevering de meeste social buzz kreeg? Om op die laatste vraag meteen door te pakken: grote kans dat het te maken heeft gehad met de winnaar van dat seizoen. Van X tot aan verschillende nieuwssites: iedereen had het over Rutger, dé allereerste winnaar van Heel Holland Bakt. Maar waarom is het in de volgende seizoenen telkens de eerste aflevering die voor zoveel social buzz zorgt? Dat lijkt vooral te komen door aankondigingen op nieuwssites, aangevuld met ongeduldige kijkers die niet kunnen wachten op een nieuw seizoen Heel Holland Bakt.
 

Klaar voor een nieuw seizoen Heel Holland Bakt. Hier heb ik me de hele dag op verheugd. Nu op NPO 1! Wie kijkt er ook? #hhb #tip #ookalsjenietvanbakkenhoudt

A post shared by Leonie Ter Veld (@lterveld) on Sep 6, 2015 at 12:01pm PDT

En niet alleen voorafgaand aan de allereerste aflevering, maar ook tijdens en erna wordt er volop (na)gepraat. Over de presentatie, de baksels, de meesterbakker en de verliezer. Dit is elke aflevering het geval, maar gezien de afname in social buzz lijkt er inmiddels een ‘vaste kern’ over te blijven die nog wekelijks praat over het succesprogramma.

*Ine zegt iets*
- Televisiekijkend Nederland:#hhb pic.twitter.com/YcuUtozS0E

— Paul Peeters (@palpeet) October 15, 2017

Conclusie

In het geval van Heel Holland Bakt betekenen kijkcijferrecords dus niet per se social records. Desalniettemin kunnen we concluderen dat we niet alleen graag kijken naar het programma, maar er ook maar wat graag over praten. Benieuwd wat er dan zoal voorbij komt op social? De Beste Social Media selecteerde de leukste berichten over het programma. Herbeleef de halve finale met een selectie van de heerlijkste tweets. 

Honger gekregen? Check dan vooral ons blog over het geheim achter smakelijke content!

‘Reputatie’ is een term zoals vertrouwen, respect of verantwoordelijkheid. Iedereen heeft er wel gevoel en beeld bij, maar uitleggen wat het precies is, wordt een stuk lastiger. Toch is het voor de werkbaarheid belangrijk om tot een vaste definitie van reputatiemanagement te komen. Zo zorg je ervoor dat je de juiste verwachtingen schept van de (on)mogelijkheden van reputatiemanagement voor je organisatie.

Wat is het verschil tussen identiteit, imago en reputatie?

Reputatie is een begrip dat vaak in verband wordt gebracht met woorden als identiteit en imago. Wat zijn precies de verschillen? Er zijn geen universeel gedragen betekenissen, maar wij hanteren deze definities:

Identiteit of Corporate identity is te omschrijven als jouw persoonlijkheid als organisatie. Het behelst alles wat jouw organisatie is. Waar sta je voor, wat is je visie? Wat zijn je normen en waarden en hoe ziet je bedrijfscultuur eruit? De identiteit van een organisatie kan worden verdeeld in 3 instrumenten:

1. 1. Gedrag (het gedrag van je organisatie en je medewerkers)
   2. Communicatie (alles wat je vertelt over je organisatie);
   3. Symbolen (alles wat je organisatie visueel uitstraalt)

Imago of Corporate image is de perceptie van die identiteit door je stakeholders. Het is het resultaat van alles wat je doet, vertelt en uitstraalt óf wat de stakeholders daarover horen van anderen. Ziet men je bijvoorbeeld als een vooruitstrevend bedrijf? Formeel? Modern? Word je gezien als luxemerk? Vrouwelijk? Dit soort merkassociaties vormen samen het imago van je organisatie.

Reputatie lijkt sterk op imago, maar er is een belangrijk verschil. Reputatie is niet het beeld, maar het oordeel dat stakeholders hebben over je organisatie. Sta je bij hen bekend als een organisatie die geweldige producten biedt? Die slecht voor haar medewerkers zorgt? Of die tekortschiet in de levering? De manier waarop mensen je organisatie beoordelen, hoeft niet altijd gebaseerd te zijn op feitelijke ervaringen. Vaak gaat het ook over wat ze over je merk (online) hebben gehoord of gelezen.

Identiteit: kledingmerk X is een merk dat zich presenteert als merk voor jonge mannen.

Imago: kledingmerk X wordt gezien als merk voor oudere mannen.

Reputatie: mensen zijn heel positief over merk X. Ze hebben gelezen dat de productkwaliteit uitstekend is.

Wat houdt online reputatiemanagement in?

In de praktijk komt je reputatie nooit helemaal overeen met wie jij bent en hoe je graag gezien wilt worden. De manier waarop stakeholders oordelen over je organisatie is namelijk subjectief, afhankelijk van ervaringen en verschillend per doelgroep (of zelfs per individu). Het is wél mogelijk om er invloed op uit te oefenen. Dat doe je met reputatiemanagement. Reputatiemanagement omvat alle activiteiten die je als organisatie onderneemt om het oordeel van je stakeholders te verbeteren. Zo zorg je ervoor dat ze jouw organisatie gaan zien op de manier die jij voor ogen hebt.

Online reputatiemanagement is de belangrijkste vorm van reputatiemanagement, omdat reputaties voor het overgrote deel online worden beïnvloed. Door social media kan een enkele klacht of compliment breed uitgemeten worden en daardoor vrijwel direct een grote impact hebben op je reputatie. Die werking kan nog lang merkbaar zijn, omdat online berichten – anders dan gesprekken die mensen bij de bakker om de hoek voeren – zwart-op-wit staan en terug te vinden blijven. De reputaties van bedrijven zijn daardoor veel veranderlijker geworden.

De fases van online reputatiemanagement

Online reputatiemanagement is dus de meest effectieve manier om je reputatie te verbeteren. Maar hoe pak je dat aan? Goed online reputatiemanagement volgt doorgaans deze drie fases:

1. Monitoren

Online reputatiemanagement begint bij een goede kennis van wat er speelt binnen en rond je organisatie: je gaat monitoren. Dat kan iets acuuts zijn als een negatief Facebookbericht waar je direct actie op moet ondernemen. Maar het kan ook een trend zijn in de markt waar je als organisatie op kunt inspelen. De allereerste zorg is om er hoe dan ook van op de hoogte te zijn. Pas dan krijg je controle over de situatie en kun je bewust besluiten om er iets mee te doen. Je krijgt zo de controle over je reputatie en wordt niet langer geleefd door situaties die al zo ver zijn ontwikkeld dat je er geen invloed meer op hebt.

waarom heeft Unox de jachtsoep in blik niet meer in het assortiment? Is op zich niet erg, maar mag ik dan het recept?

— ♪♫♥ Joyce ♥♫♪ (@Desi_Arnhem) 24 januari 2014

Een voorbeeld van een bericht dat niet aan een merk gericht is, maar wel over een merk gaat. Door online monitoring vind je ook deze berichten terug.

2. Sturen en adviseren

De tweede fase is sturen en adviseren. De opgedane kennis en inzichten uit monitoring, vertaal je naar acties. De inhoud van die acties varieert sterk. Het kan gaan om een eenvoudige reactie op een berichtje, maar ook een veranderende focus in je communicatiebeleid. Het kan zelfs, zoals in het voorbeeld van Yoghurt Barn hieronder, marktbeslissingen beïnvloeden. Als uit monitoring blijkt dat mensen volop vragen om nieuwe producten of vestigingen, is dat belangrijke input voor je directie. Door vervolgens tegemoet te komen aan die wensen, laat je zien dat je luistert naar je klanten en verbeter je je reputatie.

3. Meten

Je eindigt je online reputatiemanagement altijd met meten. Zo kom je erachter wat het effect is van de acties die je in fase 2 hebt bedacht. Zie je positieve berichten toenemen? Is de online discussie verschoven in de richting die jij voor ogen had? Dan is je missie geslaagd. Als dat niet het geval is, ga je weer monitoren, opnieuw sturen en adviseren. Op die manier blijf je de online reputatiemanagementcyclus doorlopen.

Een voorbeeld dat de werking van deze cyclus goed laat zien, is de KNVB. De voetbalbond verstuurde een grappig bedoelde tweet over een blunder van een voetballer van Harkemase Boys. Doordat de KNVB na de tweet bleef monitoren en meten, kreeg ze in de gaten dat het bericht volledig verkeerd was gevallen. De bond besloot de tweet te verwijderen en excuses te maken en zag vervolgens dat de commotie minder werd.

Sorry, Dennis van @HarkemaseBoys. Dat was niet zo'n handig bericht.

— KNVB (@KNVB) 9 oktober 2017

Door deze fases te blijven doorlopen en in te bedden in je organisatie, blijf je bovenop de ontwikkelingen zitten. Je bent zelf de kapitein op eigen schip en jij bepaalt in welke richting je je reputatie stuurt. Of dat nu bakboord, stuurboord of rechtdoorzee is: Aye aye captain!

Je gaat door middel van alerts, dagelijkse overzichten en korte onderzoekjes in je tool veel input en inzichten krijgen. Over bedreigingen voor je organisatie, over kansen, over potentiële reputatiecrises. Maar moet je op elk bericht dat je organisatie raakt, reageren? Hoe bepaal je welke berichten de moeite zijn om op te pakken? Welke berichten kun je met een gerust hart aan je voorbij laten gaan?

Dit soort beslissingen blijkt in de praktijk vaak lastig. Je kunt daarvoor natuurlijk beroep doen op je eigen inschatting en professionaliteit, maar er zijn gelukkig hulpmiddelen die je beslissing eenvoudiger maken. Bij Coosto gebruiken we daarvoor één model: de Eisenhower-matrix.

De Eisenhower-matrix deelt noodzaak tot actie in op basis van urgentie en belang. Je schat een online gesprek, situatie of issue in, en plaatst het in één van de 4 kwadranten. Het gekozen kwadrant vertelt je hoe je in actie moet komen. We werken ieder kwadrant uit met een praktijkvoorbeeld.

1. Urgent + belangrijk

Als je een alert krijgt in je social media monitoring tool en je ziet dat een onderwerp zowel urgent als belangrijk is, moet het direct je prioriteit krijgen. Het is dan zaak om snel te schakelen. In veel gevallen, als bijvoorbeeld een persbericht of statement de gewenste oplossing is, kun jij als communicatieprofessional daarin de leiding nemen. Je signaleert niet alleen, maar stuurt ook aan en voert uit. Taken die voortvloeien uit dit kwadrant staan in feite in het teken van crisismanagement.

Zo was er rond Netflix in augustus 2017 ineens een sterk negatief sentiment te zien na een algemeen statement. Disney-films zouden niet langer te bekijken zijn via de videostreamingdienst. Dat sloeg online in als een bom.

Het probleem voor Netflix: het nieuws was onjuist. Het verwijderen van Disney-content betrof alleen de Verenigde Staten, want in Nederland zouden de video’s nog ten minste tot 2019 te zien blijven. Een urgente zaak, want de onrust onder Nederlandse abonnees groeide zeer snel. En belangrijk, omdat met deze berichtgeving de kwaliteit en volledigheid van de dienst in twijfel werd getrokken. Netflix reageerde daarom direct.

Update: Disney-fans kunnen opgelucht ademhalen. Disney blijft beschikbaar op Netflix in Nederland #radartv https://t.co/tsnqq5A2WE

— Radar (@avrotrosradar) 10 augustus 2017

2. Niet urgent + belangrijk

Soms vragen online gesprekken die je signaleert niet meteen om reactie, maar duiden ze op bepaalde trends en ontwikkelingen die voor jouw organisatie van groot belang zijn. De lagere urgentie zorgt ervoor dat je de tijd hebt om wat uitgebreider onderzoek te doen en meer samenwerking te zoeken met andere afdelingen. Neem die tijd dan ook. De niet-urgente, belangrijke gesprekken gaan voor een reputatiemanager vaak verder dan damage control: ze betekenen juist nieuwe kansen.

Zo willen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie hun reputatie verbeteren door in te springen op voedingstrends. Onderstaande grafiek toont het verloop van het online gesprek rond veganistisch en vegetarisch eten. Daarin is duidelijk te zien dat deze trend steeds sterker wordt, mét een positief sentiment bovendien.

Unilever heeft deze trend ook gesignaleerd en speelde er in november 2016 op in met een speciaal label voor vegetarische producten.

Unilever tekent partnership met de Europese Vegetarische Unie (EVU) pic.twitter.com/4Jlr13pSG6

— Unilever Nederland (@UnileverNL) 1 november 2016

Hoewel dit een duidelijke trend was, is de kans groot dat hij zónder social media monitoring veel later ontdekt zou zijn. Daarbij zijn er ook veel trends en ontwikkelingen die zich niet zo duidelijk manifesteren als deze.

3. Urgent + niet belangrijk

Het kan ook gebeuren dat er in korte tijd veel berichten worden geplaatst over een issue waar je bij betrokken bent, maar dat toch weinig impact heeft. Jouw bedrijf zelf wordt bijvoorbeeld niet gelinkt aan de situatie, of het betreft berichten die enkel voor afdelingen als sales of webcare interessant zijn. In dat geval kun je het bericht best (snel, want urgent) laten oppakken door de betreffende afdeling, of gewoon aan je voorbij laten gaan.

Dat laatste besloot ook Ziggo Dome te doen, toen er veel boosheid ontstond omdat rapper Drake zijn concerten begin 2017 voor een tweede keer last-minute verplaatste. Bezoekers bleken voor de tweede keer voor niets te komen, en ze voelden zich belazerd. De concerten zouden plaatsvinden in de Ziggo Dome, en het poppodium werd daardoor ongewild onderdeel van deze hele discussie. Het was echter vooral Drake die de hoon over zich heen kreeg. Ziggo Dome kreeg zelf geen verwijten en koos er daarom terecht voor om niet met een statement of reactie vanuit de concertlocatie zelf te komen.

4. Niet urgent + niet belangrijk

Als berichten, gesprekken en discussies bij nader inzien niet urgent én niet belangrijk zijn, kun je ze het beste laten voor wat ze zijn. Niets mee doen, dus. Toch blijkt dit in de praktijk een gevaarlijk kwadrant. Veel communicatieafdelingen zijn stiekem veel tijd kwijt met zaken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Werk voor collega’s waar niets mee gedaan wordt, veel tijd steken in communicatiemiddelen die nooit het gewenste effect hebben. Communicatieadviseurs hebben daardoor vaak het idee dat ze geleefd worden. Door gebruik te maken van de Eisenhower-matrix, geef je prioriteit aan de zaken die prioriteit verdienen. Je werkt efficiënter, voert werkzaamheden uit die daadwerkelijk nut hebben en bereikt daardoor betere resultaten.