Welke factoren spelen een rol?

Iedereen in webcare en community management kan je vertellen dat er een heel klein verschil is tussen een reactie die positief wordt ontvangen en eentje die volledig in het verkeerde keelgat schiet. Het komt onder andere aan op timing, kanaalkeuze en eerder gevoerde gesprekken.

Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen rond een gesprek, omdat je anders zomaar tegen een #fail kan aanlopen. We delen in dit blog 3 lessen, met voorbeelden van missers die het belang van context in klantcontact aantonen.

1. Zorg dat je op de hoogte bent van wat er tegen een collega is gezegd

Als iemand zijn klacht, probleem of vraag heeft uitgelegd aan jouw collega, verwacht hij (terecht) dat ook jij op de hoogte bent van zijn verhaal. Zo’n klant praat voor zijn gevoel namelijk niet met Ruud, Ahmed of Isabella, maar met Merk X of Merk Y. Simpelweg reageren op het laatst verstuurde bericht is onvoldoende voor goede service. Pas als je de achtergrond kent en weet wat deze klant eerder tegen je collega heeft verteld, kun je hem écht goed helpen.

Niet alleen om een inhoudelijk gedegen antwoord te geven, maar ook om de klant de frustratie te besparen van het telkens herhalen van zijn vraag of probleem. De verhalen van telefonische klantenservices waar je je klacht oneindig moet herhalen, zijn bij iedereen ongetwijfeld bekend.

Het kan ook anders. Door je webcare te organiseren in een geavanceerde tool zoals Coosto, zie je het direct als een klant eerder contact heeft gehad met je collega’s. Het voordeel van social is dat je ook nog eens letterlijk de inhoud van die eerdere berichtenuitwisseling ziet en eventuele notities die je collega heeft gemaakt. Want zeg nu zelf, van een reactie zoals die van Ziggo, word je – ondanks je klacht - toch veel vrolijker?

2. Bekijk de volledige gesprekshistorie

Soms is er nog niet eerder contact geweest met een collega, maar is het toch belangrijk om even de berichtgeschiedenis te bekijken. Voordat een merk op social media gementiond wordt met een vraag of klacht, zie je namelijk vaak dat er toch al een hele discussie aan voorafgegaan is. Zoals in het voorbeeld hieronder.

Kijk je in dit gesprek puur naar het bericht dat aan het merk wordt gericht (“Goed bezig jongens!”), zoals in veel webcaresoftware standaard is, dan ontgaat het sarcasme van deze reactie je volledig. Maar door een tool te gebruiken die de volledige gesprekshistorie inlaadt, en door een snelle blik te werpen op de context van het bericht, zie je dat hier juist kritiek wordt gegeven.

Als je dit weet, kun je natuurlijk een veel betere reactie geven. Uitleggen waarom je geen reanimatiecursussen vergoedt bijvoorbeeld, je excuseren, of aangeven dat je de feedback zal aankaarten.

3. Houd zicht op meerdere kanalen

In klantcontact anno 2020 is de klant koning. Als de klant bijvoorbeeld besluit om halverwege zijn klacht- of vraagafhandeling ineens een ander kanaal te gebruiken, is dat zijn keuze. Het is aan organisaties om daar een passend antwoord op te vinden. Maar hoe houd je het overzicht van alle reacties op meerdere kanalen? Hoe voorkom je verschillen in de antwoorden die je geeft per platform? Hoe maak je de ervaring voor de klant zo vlot mogelijk?

Het wordt een beetje eentonig, maar ook in dit geval helpt een webcare-oplossing je al meteen verder. In zo’n tool heb je namelijk niet iemand die specifiek het Facebook-account beheert en een ander die reacties geeft op Twitter. Je beheert vanuit één omgeving alle social media kanalen; WhatsApp, Facebook (Messenger), Twitter, Instagram en YouTube.

Daardoor volg je gesprekken cross-platform en kun je snel schakelen als een klant ineens terugkomt op een vraag die hij veel eerder of op een ander platform heeft gesteld. Snelle standaardantwoorden en gespreksnotities helpen je om verschillen in reacties te voorkomen. Zo krijgt iedere klant op elk platform het juiste, duidelijke antwoord waar hij recht op heeft.

Als je echt de volgende stap wilt zetten in klantcontactervaring, kun je ook overwegen je webcare-software te koppelen aan een CRM-systeem. Zo zie je niet alleen eerdere klantgesprekken op verschillende social-media-kanalen, maar ook bijvoorbeeld e-mail en telefonische gesprekken. Lekker overzichtelijk, alles in één omgeving. Een 360-graden klantbeeld noemen we dat. Voor Coosto is bijvoorbeeld een Salesforce-app beschikbaar die deze connectie realiseert.

Zorg voor goede voorzieningen

Foutjes en missers zijn nooit helemaal te voorkomen, ook niet binnen klantcontact. Je kunt de kans gelukkig wel sterk verkleinen en klanten een positieve ervaring bieden. Daarvoor heb je goede kennis en kunde nodig, én je moet beschikken over faciliteiten die je daarbij ondersteunen. Geavanceerde webcare-software zoals Coosto is onmisbaar. Wil je meer weten? Vraag een gratis demo aan, en we laten je graag zien wat de voordelen voor jou zijn.