Welke factoren spelen een rol?

Iedereen in webcare en community management kan je vertellen dat er een heel klein verschil is tussen een reactie die positief wordt ontvangen en eentje die volledig in het verkeerde keelgat schiet. Het komt onder andere aan op timing, kanaalkeuze en eerder gevoerde gesprekken.

Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen rond een gesprek, omdat je anders zomaar tegen een #fail kan aanlopen. We delen in dit blog 3 lessen, met voorbeelden van missers die het belang van context in klantcontact aantonen.

1. Zorg dat je op de hoogte bent van wat er tegen een collega is gezegd

Als iemand zijn klacht, probleem of vraag heeft uitgelegd aan jouw collega, verwacht hij (terecht) dat ook jij op de hoogte bent van zijn verhaal. Zo’n klant praat voor zijn gevoel namelijk niet met Ruud, Ahmed of Isabella, maar met Merk X of Merk Y. Simpelweg reageren op het laatst verstuurde bericht is onvoldoende voor goede service. Pas als je de achtergrond kent en weet wat deze klant eerder tegen je collega heeft verteld, kun je hem écht goed helpen.

Niet alleen om een inhoudelijk gedegen antwoord te geven, maar ook om de klant de frustratie te besparen van het telkens herhalen van zijn vraag of probleem. De verhalen van telefonische klantenservices waar je je klacht oneindig moet herhalen, zijn bij iedereen ongetwijfeld bekend.

Het kan ook anders. Door je webcare te organiseren in een geavanceerde tool zoals Coosto, zie je het direct als een klant eerder contact heeft gehad met je collega’s. Het voordeel van social is dat je ook nog eens letterlijk de inhoud van die eerdere berichtenuitwisseling ziet en eventuele notities die je collega heeft gemaakt. Want zeg nu zelf, van een reactie zoals die van Ziggo, word je – ondanks je klacht - toch veel vrolijker?

2. Bekijk de volledige gesprekshistorie

Soms is er nog niet eerder contact geweest met een collega, maar is het toch belangrijk om even de berichtgeschiedenis te bekijken. Voordat een merk op social media gementiond wordt met een vraag of klacht, zie je namelijk vaak dat er toch al een hele discussie aan voorafgegaan is. Zoals in het voorbeeld hieronder.

Kijk je in dit gesprek puur naar het bericht dat aan het merk wordt gericht (“Goed bezig jongens!”), zoals in veel webcaresoftware standaard is, dan ontgaat het sarcasme van deze reactie je volledig. Maar door een tool te gebruiken die de volledige gesprekshistorie inlaadt, en door een snelle blik te werpen op de context van het bericht, zie je dat hier juist kritiek wordt gegeven.

Als je dit weet, kun je natuurlijk een veel betere reactie geven. Uitleggen waarom je geen reanimatiecursussen vergoedt bijvoorbeeld, je excuseren, of aangeven dat je de feedback zal aankaarten.

3. Houd zicht op meerdere kanalen

In klantcontact anno 2020 is de klant koning. Als de klant bijvoorbeeld besluit om halverwege zijn klacht- of vraagafhandeling ineens een ander kanaal te gebruiken, is dat zijn keuze. Het is aan organisaties om daar een passend antwoord op te vinden. Maar hoe houd je het overzicht van alle reacties op meerdere kanalen? Hoe voorkom je verschillen in de antwoorden die je geeft per platform? Hoe maak je de ervaring voor de klant zo vlot mogelijk?

Het wordt een beetje eentonig, maar ook in dit geval helpt een webcare-oplossing je al meteen verder. In zo’n tool heb je namelijk niet iemand die specifiek het Facebook-account beheert en een ander die reacties geeft op Twitter. Je beheert vanuit één omgeving alle social media kanalen; WhatsApp, Facebook (Messenger), Twitter, Instagram en YouTube.

Daardoor volg je gesprekken cross-platform en kun je snel schakelen als een klant ineens terugkomt op een vraag die hij veel eerder of op een ander platform heeft gesteld. Snelle standaardantwoorden en gespreksnotities helpen je om verschillen in reacties te voorkomen. Zo krijgt iedere klant op elk platform het juiste, duidelijke antwoord waar hij recht op heeft.

Als je echt de volgende stap wilt zetten in klantcontactervaring, kun je ook overwegen je webcare-software te koppelen aan een CRM-systeem. Zo zie je niet alleen eerdere klantgesprekken op verschillende social-media-kanalen, maar ook bijvoorbeeld e-mail en telefonische gesprekken. Lekker overzichtelijk, alles in één omgeving. Een 360-graden klantbeeld noemen we dat. Voor Coosto is bijvoorbeeld een Salesforce-app beschikbaar die deze connectie realiseert.

Zorg voor goede voorzieningen

Foutjes en missers zijn nooit helemaal te voorkomen, ook niet binnen klantcontact. Je kunt de kans gelukkig wel sterk verkleinen en klanten een positieve ervaring bieden. Daarvoor heb je goede kennis en kunde nodig, én je moet beschikken over faciliteiten die je daarbij ondersteunen. Geavanceerde webcare-software zoals Coosto is onmisbaar. Wil je meer weten? Vraag een gratis demo aan, en we laten je graag zien wat de voordelen voor jou zijn. 

Die term is echter vrij lang een taboe geweest in webcare. ‘Automatische antwoorden’ klinkt nu ook niet bepaald als de meest persoonlijke, klantvriendelijke maatregel die een bedrijf kan nemen. In de praktijk zien we echter dat automatische berichtjes enorm worden gewaardeerd en juist leiden tot hogere klanttevredenheidscijfers. Hoe kan dat?

“Jongens, het heeft haast!”

Verplaats je even in een klant met een dringende vraag aan een bedrijf. Je stuurt een berichtje aan datzelfde bedrijf via WhatsApp. 5 minuten verstrijken, 10 minuten verstrijken. Je wordt wat ongeduldig en zit wat onrustig op je stoel: nog steeds geen reactie. Je kunt het maar niet loslaten en kijkt voor de zoveelste keer op je horloge.

Inmiddels is het bijna een uur geleden dat je het bericht hebt verstuurd. Je raakt wat gefrustreerd en bezorgd: zouden ze het misschien niet gezien hebben? Je besluit er nog een bozig berichtje achteraan te sturen: “Jongens, het heeft haast!”

Een automatisch antwoord heeft 3 belangrijke voordelen, die een situatie zoals hierboven voorkomen.

1. De klant weet waar hij aan toe is

Allereerst zorgt een automatisch bericht ervoor dat de klant weet waar hij aan toe is. Aangezien de meeste mensen slecht tegen onzekerheid kunnen, is dit belangrijker dan je denkt. Niet weten of en wanneer je geholpen gaat worden, is voor sommige klanten zelfs vervelender dan de wachttijd of klacht zelf.

Waar webcareteams vooral bezig zijn om een klant zo snel mogelijk inhoudelijk te helpen (terecht overigens), is het óók belangrijk om procesupdates te geven. “We hebben je bericht ontvangen. Het is op dit moment erg druk, dus de wachttijden zijn wat langer dan je van ons gewend bent. We komen zo snel mogelijk bij je.” Dit is precies wat een automatisch antwoord voor je kan betekenen in drukke tijden, of als je vragen krijgt terwijl er niemand is om webcare te bemensen.

Klanten die dit soort updates niet krijgen, zijn eerder geneigd negatief over het bedrijf te denken en op andere (online) plekken recensies achter te laten. Dat levert een organisatie slechte pr op, met alle gevolgen van dien.

Zie een automatisch antwoord als een digitaal nummertje trekken bij de bakker. Je moet even wachten voordat je aan de beurt bent, maar je wéét in elk geval dat je moet wachten. Uiteindelijk word je gewoon geholpen. Je kunt dus in alle rust naar de broodjes en gebakjes in de etalage turen.

2. Je gaat prettigere klantgesprekken voeren

Doordat een automatisch antwoord de frustratie tijdens het wachten sterk vermindert, ga je ook merken dat je klantgesprekken vlotter verlopen. Mensen komen minder vaak met tirades je webcaresoftware binnen, en zullen eerder geneigd zijn begrip te tonen. Want eigenlijk is het best logisch dat een webshop het wat drukker heeft rond Kerst, en dat je van een klein bedrijfje geen reactie hoeft te verwachten in het midden van de nacht, toch?

Het is bovendien veel gemakkelijker en sneller om klanten te helpen die begripvol zijn en willen meewerken. Dat is niet alleen fijn voor de klant, maar ook voor het werkplezier én de KPI’s van de webcare-agent.

3. Je krijgt niet onnodig extra berichten

Lange wachttijden kunnen procesmatig voor vervelende situaties zorgen. Denk aan klanten die uit ongeduld berichtjes blijven sturen, terwijl ze zich niet realiseren dat ze daarmee iedere keer opnieuw achter in de wachtrij aansluiten. Webcare-agents krijgen soms een onnodig lange gespreksgeschiedenis voor hun kiezen, waarbij ze goed moet zoeken wat de precieze vraag nu was.

Een automatisch antwoord kan de lucht op voorhand al klaren. Wanneer een klant namelijk weet dat zijn bericht in goede orde is ontvangen, heeft hij geen enkele reden om aan te nemen dat hij niet wordt geholpen. Zoals gezegd verminderen zijn frustratie en ongeduld, en hoeft hij er voor zijn gevoel geen berichtjes meer achteraan te sturen met ‘Ga ik nog geholpen worden!?’.

Automatische antwoorden blijken in de praktijk een ideale oplossing voor periodes waarin het je even niet lukt om binnen korte tijd te reageren op inkomende berichten. Of het nu in de weekenden, ’s nachts, of tijdens absolute piekmomenten is: een automatisch antwoord werkt positief voor de klant, voor de webcare-agent én voor de organisatie.

Coosto introduceert Automatische antwoorden

In Coosto is het nu mogelijk om automatische antwoorden voor inkomende privéberichten te gebruiken. Schakel je persoonlijke boodschap met één muisklik in via Projectinstellingen > Automatische antwoorden.

Ben je nog geen Coosto-gebruiker en wil je weten waarom Coosto de meest gebruikte webcaresoftware van Nederland is? Vraag een gratis demo aan, en we laten je zien hoe je jouw klanttevredenheid meetbaar verbetert met Coosto.

Wat is webcare?

Webcare is simpel gezegd online klantenservice via social media, messenger apps en livechat. Door inkomende vragen, klachten en andere berichten te behandelen, helpen organisaties hun klanten. Dat kan gemakkelijk en positief zijn (“Bedankt voor de TOPservice”) of juist negatief en een fikse uitdaging (“Al de 10e keer dan mij bestelling fout gaat @$^#@&*@!”).

Bij online klantenservice denk je misschien al snel aan kanalen als Facebook, Instagram en Twitter, maar het kan méér zijn dan dat. Het gaat om alle online platformen waar gebruikers de mogelijkheid hebben om ongefilterd berichten te plaatsen, waar ook bepaalde nieuwssites, blogs, fora en in sommige gevallen jouw website toe behoren.

Webcare is dus het proces waarbij bedrijven reageren op dit soort openbare (social media) of privéberichten (messenger apps, livechat en DM’s) om hun klanten te helpen. Maar waar komt die vastberadenheid van bedrijven vandaan om daar social media voor te gebruiken? En waarom steken bedrijven hier zo’n belangrijk deel van hun tijd in?

Bron: Upstream, stand van webcare 2018

Waarom starten met webcare?

Simpel. Bedrijven willen – beter gezegd: moeten – dáár zijn waar de consument zich bevindt. Vragen en klachten zijn misschien niets nieuws, maar wel als ze ineens op het wereldwijde web worden geslingerd. En ook daar verwacht de consument oplossingen. Dus verschuiven e-mails en telefoontjes geleidelijk naar chats op Facebook of tweets.

Veel organisaties gaan daar maar wat graag in mee, vanwege de relatief lage kosten van webcare. Klantenservice via e-mail en telefoon duurt langer, is daardoor gemiddeld duurder en leidt tot een lagere tevredenheid (NPS) bij de klant dan social media.

Bovendien is de drempel voor een moderne klant vaak groter om telefonisch zijn beklag te doen dan via een ‘appje’. Bied je die laatste mogelijkheid niet, dan blijft de klant dus zitten met zijn probleem en heb je als bedrijf te maken met een ontevreden klant zonder dat je het weet.

En daar zit de belangrijkste reden voor bedrijven om te starten met webcare: klanttevredenheid. Een tevreden klant levert immers meer herhaalaankopen en verlengingen op, en dus meer omzet.

Verband klanttevredenheid en reputatiemanagement

Webcare is dus het behandelen van berichten via social media en messenger apps met als doel de klanttevredenheid te verhogen. Maar er zijn ook andere doelen die je indirect met webcare kunt behalen, zoals het beschermen of verbeteren van je reputatie.

Reputatiemanagement en webcare? Hoe zit dat? Dit heeft vooral te maken met het openbare karakter van social media. Een ontevreden klant die besluit niet bij jou terug te komen is natuurlijk vervelend voor je omzet, maar de impact wordt veel groter als hij zijn ongenoegen open en bloot deelt op internet.

Dan heb je niet meer te maken met één ontevreden klant, maar met een groot publiek dat ineens sceptisch en negatief naar jouw merk kijkt en er misschien zelf ook wel negatief over begint te praten. Een domino-effect ligt dan op de loer. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om openbare gesprekken op social media voort te zetten via privégesprekken.

Als je er echter in slaagt om klachten openbaar op te lossen, kan dat juist ten goede komen van je merkreputatie. Dat (grote) publiek kan namelijk meelezen met jouw goede oplossing en zal nu juist eerder geneigd zijn om klant bij je te worden.

Welke weg je ook kiest, het is belangrijk om online klachten op te pakken omdat reputatieschade anders op de loer ligt.

Verschil tussen webcare en community management

Er is een verschil tussen online reageren om klanten te helpen of online reageren om je merk te profileren en mensen aan je merk te verbinden. De eerste categorie is webcare, de tweede noemen we community management.

De actie is hetzelfde, het doel is compleet verschillend. De twee begrippen kunnen daarom ook niet onderling uitwisselbaar worden gebruikt. Dus stel je een vraag aan Coolblue omdat je bestelling nog niet is gearriveerd? Dan krijg je te maken met webcare.

Reageer je op een grappige tweet van Netflix en krijg je daar reactie van Netflix op terug? Dat is community management. Met behulp van community management vergroten bedrijven hun online interactie, bereik en aantal likes of fans. Dit is met name gunstig voor marketing, omdat ze hun merk zo beter en aan een groter publiek kunnen presenteren.

Natuurlijk kunnen beide in de praktijk door dezelfde afdeling worden opgepakt, maar meestal is marketing verantwoordelijk voor community management, en het support-/service-/klantcontactteam voor webcare.

Hoe pak je webcare aan?

Goed, terug naar webcare nu. Hopelijk ben je overtuigd van het nut (of de noodzaak) van webcare en wil je direct aan de slag. Hoe pak je dat aan? Wij adviseren om stapsgewijs te starten. Begin klein en maak het eventueel groter als dat nodig blijkt te zijn. Er zijn drie fases waarin je webcare kunt oppakken.

Fase 1: Reageren op vragen en klachten vanuit één kanaal

In fase 1 ga je experimenteren met webcare. Hoe is het om te reageren op vragen en klachten via social media? Welk type vragen krijg je? Je kiest hiervoor één kanaal om het overzichtelijk en behapbaar te houden.

Je zet hier nog geen toegewijd team voor in, maar maakt het voorlopig onderdeel van de werkzaamheden van een bestaand team of bestaande rol. In deze fase is het waarschijnlijk nog best behapbaar om berichten gewoon via het platform zelf af te handelen.

In het whitepaper ‘Persoonlijke webcare in iedere organisatie’ laten we zien over welke stappen je nog meer zou moeten nadenken zodra je start met webcare.

Fase 2: Gestructureerde webcare met meerdere kanalen

Als je merkt dat fase 1 vlot verloopt, kun je webcare gaan uitbreiden. Je kunt dan mondjesmaat ook service gaan bieden via andere platformen. Maak dit expliciet duidelijk aan je klanten op bijvoorbeeld je website, zodat ze ook weten dat ze je via die nieuwe kanalen kunnen benaderen met vragen en klachten.

In deze fase ga je webcare een vaste plek in je organisatie geven. Je neemt het op in het takenpakket van bepaalde functies of je start een webcareteam. De verschillende kanalen kun je gaan managen met een webcaretool.

Fase 3: Volwassen webcare geïntegreerd in de organisatie

In de derde fase gaat webcare echt volwassen worden. Je breidt de online klantenservice verder uit, en gaat klantcontact bijvoorbeeld opslaan in een CRM-systeem voor een gedetailleerder beeld van de klant, om zo gepersonaliseerde reacties te kunnen geven.

Je kunt gaan overwegen om webcare ook proactief aan te bieden. Dat wil zeggen dat je ook gaat reageren op vragen en klachten die niet rechtstreeks aan je worden gericht. Dit kun je instellen in je webcaretool.

In deze fase kun je ook gericht gaan sturen op data. Stem je bezetting bijvoorbeeld af op de verwachte drukte. Kaart intern de klachten aan die het vaakst worden aangekaart, om ze te gaan oplossen en het aantal klachten te gaan verminderen. Analyseer in je webcareprogramma welke medewerkers snel en kundig gesprekken afhandelen en voor wie er nog aanvullende training nodig is.

Je kunt ook gaan overwegen om webcare binnen de hele organisatie te integreren, zodat iedere vraag op de juiste plek terechtkomt voor een gespecialiseerd antwoord. Vervolgens zou de implementatie van chatbots een logische stap zijn om veelgestelde standaardvragen af te vangen en je webcareteam te ontlasten.

Neem deel aan het gesprek

Is webcare verplichte kost voor iedere organisatie? Nee. Maar er wordt hoe dan ook over je bedrijf of product gesproken. Je kan dus maar beter onderdeel worden van het gesprek, zodat je invloed krijgt op je klanttevredenheid.

Lees hier hoe Coosto kan bijdragen aan een hogere klanttevredenheid. Wil je weten hoe dat voor jouw organisatie werkt? Vraag een demo aan, en we laten je graag zien hoe je webcare professioneel kunt aanpakken in je organisatie.

Livechat voor meer conversies en tevreden klanten

Waar Livechat tot voor kort nog werd bestempeld als ‘nice to have’, zijn de tijden door corona in rap tempo veranderd. Het online klantcontact is binnen veel organisaties explosief gestegen, waardoor een vlekkeloze online klantervaring aan belang heeft gewonnen. 

Livechat is hiervoor een uitstekend kanaal, aangezien uit recent onderzoek blijkt dat 79% van consumenten de voorkeur geeft aan communicatie via Livechat. Meer dan 30% verwacht ook dat een organisatie livechat op de website aanbiedt. Voordelen voor organisaties zijn er ook: onderzoek toont aan dat websitebezoekers die chatten 2 tot 5 keer sneller converteren en 60% meer uitgeven dan bezoekers die niet chatten. 

Livechat waardevolle aanvulling naast social media kanalen

“We zien een toename in het aantal berichten op social media platformen en een toenemende vraag naar Livechat, dat onze klanten willen inzetten naast de huidige social media kanalen. Doordat we Livechat nu naadloos hebben geïntegreerd in Coosto, kunnen klanten alle conversaties efficiënt managen en afhandelen”, aldus Paul van den Broek, Product Manager bij Coosto.

Joshua Schoenaker, Co-CEO bij TalkJS: “Sinds onze oprichting vijf jaar geleden ligt onze focus op het ontwikkelen van een flexibele chat-oplossing. Livechat is voor zowel consumenten als organisaties efficiënter en gebruiksvriendelijker dan traditionele vormen van communicatie. We zien onze partnership met Coosto als een mooie kans om de transitie naar moderne communicatie en betere klantervaringen te versnellen”.

Over Coosto

Coosto ontwikkelt en levert online en social media software die volledig gericht is op het managen van online gesprekken. Met behulp van Coosto kun je vragen via social media, messengers en livechat beantwoorden, jouw doelgroep bereiken met social media posts en je online communicatie verbeteren door het analyseren van online data over jouw organisatie of markt. Zo helpen we mensen aan organisaties te verbinden.

Over TalkJS

TalkJS is een tech startup die zich richt op het ontwikkelen van een chat API en messaging SDK waarmee bedrijven makkelijk chat functionaliteiten kunnen toevoegen aan apps en websites. TalkJS faciliteert inmiddels maandelijks miljoenen chatberichten van gebruikers op websites en applicaties in verschillende sectoren, zoals e-commerce, social, gaming, en online educatie. TalkJS focust op het constant doorontwikkelen van de chat-oplossing om consumenten en organisaties de beste ervaring te geven.

Elke editie beklimmen duizenden deelnemers de Alpe d’Huez onder het motto ‘Opgeven is geen optie’. Een hele week lang zitten duizenden deelnemers en vrijwilligers vanuit heel Nederland in de Franse Alpen, om daar de berg Alpe d’Huez te trotseren. Het doel: maximaal zes keer te voet, rennend of fietsend de berg op om zoveel mogelijk geld binnen te halen. Een enorm impactvol evenement dus. Dit vraagt niet alleen veel van de deelnemers, maar ook van de vrijwilligers. Achter de schermen moet alles namelijk tot in de puntjes geregeld zijn. Zo ook de socials.

We spraken met Robin Mai Schroot, teamleider Social Media van Stichting Alpe d’HuZes, en zij vertelt ons meer over hoe Coosto een onmisbaar puzzelstuk in hun social media strategie is geworden.

De oplossing om efficiënt en veilig werken mogelijk te maken

Elk jaar vergt de Alpe d’HuZes veel voorbereiding. Een flinke klus voor de acht vrijwilligers van het social media team van Alpe d’HuZes. Zij creëren, publiceren en analyseren dagelijks social media content.

Zo moeten zij tijdens de voorbereiding ervoor zorgen dat er voldoende aanmeldingen binnenkomen en dat de deelnemers en sponsoren worden geïnformeerd over alles omtrent het evenement. Bovendien moeten ze ook nog de naamsbekendheid van het evenement zelf proberen te laten groeien. Daar gaan flink wat uren in zitten. Zeker als je bedenkt dat er een team van vrijwilligers achter dit enorme event schuilt, is het vrijwel onmogelijk om dit zonder ondersteunende social media & content tooling klaar te spelen. Voor hen is Coosto dan ook dé oplossing om ervoor te zorgen dat dit allemaal simpel en effectief gebeurt.

‍

Elke editie beklimmen duizenden deelnemers de Alpe d’Huez onder het motto ‘Opgeven is geen optie’. Een hele week lang zitten duizenden deelnemers en vrijwilligers vanuit heel Nederland in de Franse Alpen, om daar de berg Alpe d’Huez te trotseren. Het doel: maximaal zes keer te voet, rennend of fietsend de berg op om zoveel mogelijk geld binnen te halen. Een enorm impactvol evenement dus. Dit vraagt niet alleen veel van de deelnemers, maar ook van de vrijwilligers. Achter de schermen moet alles namelijk tot in de puntjes geregeld zijn. Zo ook de socials.

We spraken met Robin Mai Schroot, teamleider Social Media van Stichting Alpe d’HuZes, en zij vertelt ons meer over hoe Coosto een onmisbaar puzzelstuk in hun social media strategie is geworden.

De oplossing om efficiënt en veilig werken mogelijk te maken

Elk jaar vergt de Alpe d’HuZes veel voorbereiding. Een flinke klus voor de acht vrijwilligers van het social media team van Alpe d’HuZes. Zij creëren, publiceren en analyseren dagelijks social media content.

Zo moeten zij tijdens de voorbereiding ervoor zorgen dat er voldoende aanmeldingen binnenkomen en dat de deelnemers en sponsoren worden geïnformeerd over alles omtrent het evenement. Bovendien moeten ze ook nog de naamsbekendheid van het evenement zelf proberen te laten groeien. Daar gaan flink wat uren in zitten. Zeker als je bedenkt dat er een team van vrijwilligers achter dit enorme event schuilt, is het vrijwel onmogelijk om dit zonder ondersteunende social media & content tooling klaar te spelen. Voor hen is Coosto dan ook dé oplossing om ervoor te zorgen dat dit allemaal simpel en effectief gebeurt.

‍